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Prenotazione Online: l'esperienza nello studio del Dott. Zolk

Lo studio odontoiatrico moderno necessita di una vasta gamma di sistemi informatici, che diventano però obsoleti col passare del tempo. Quanto è vantaggioso passare a un software gestionale cloud per la gestione integrata dello studio? L'esperienza del Dott. Zolk è un esempio concreto di come e quanto le principali attività di segreteria possano beneficiare dell'adozione di un software gestionale con un sistema di prenotazione online.

I vantaggi degli appuntamenti online sono evidenti e hanno dimostrato la loro efficacia. Dotarsene è un passo essenziale per gli studi medici che desiderano essere orientati al servizio, acquisire nuovi pazienti e fidelizzarli.

Il seguente Case Study è stato sviluppato in collaborazione con lo studio odontoiatrico del Dr. Wolfram Zolk, dal 1987 attivo come odontoiatra olistico in Germania, Italia e Svizzera, che ha confrontato i principali indicatori numerici delle attività svolte dalla segreteria dello studio durante una settimana tipo, prima e dopo l'adozione del software gestionale AlfaDocs con sistema di Prenotazione Online integrato.

Andiamo quindi ad analizzare insieme i numeri raccolti dallo studio dentistico del Dott. W. Zolk, che ha confrontato la quantità di attività eseguite dal suo studio manualmente nell'arco di una settimana, il numero di email create, le ore spese al telefono e i solleciti inviati, prima di passare al sistema di Prenotazione Online sul software AlfaDocs.

È stato calcolato anche il numero di visite prenotate per lo studio con un risultato molto positivo: 10 pazienti in più (ovvero un incremento del 12,5%) hanno prenotato una visita durante la settimana.

Vediamo tutti i numeri.

Prima (per settimana):

Visite di pazienti a settimana 70
Chiamate telefoniche in arrivo per quanto riguarda la prenotazione di appuntamento 140
Ore (15 minuti per nuovo paziente) nella sala d'attesa per completare la documentazione di base cartacea (stampa, compilazione, firma, archiviazione) 17,5 
Fogli stampati manualmente con promemoria appuntamenti per i pazienti 70
Solleciti o sette ore al telefono (in media, solo ogni secondo paziente è immediatamente disponibile) per appuntamenti in sospeso 140
E-mail (di cui circa il 70% con allegato, precedentemente crittografate manualmente)  200 
Appuntamenti annullati senza sostituzione 7

 

Dopo (per settimana):

Visite di pazienti a settimana 80 (+12,5%)
Chiamate in arrivo per quanto riguarda la prenotazione di appuntamento 50 (-35%)
Ore nella sala d'attesa per la gestione della documentazione. Alcuni pazienti compilano la documentazione nello studio esclusivamente in formato digitale e da casa (anziché su carta e in sala d’attesa dello studio) 3 (-83%)
Fogli stampati manualmente con promemoria automatici degli appuntamenti per i pazienti. Quasi tutti i pazienti possiedono un cellulare e ricevono ora promemoria via SMS 7 (-90%)
Chiamate di promemoria 14 (-90%)
E-mail, senza allegato * 40 (-80%)
Appuntamenti mancati senza sostituzione 2 (-72%)

* Inoltre:

  • 160 e-mail crittografate, conformi a GDPR e prescrizioni inviate con un clic del mouse.
  • Altre 300 e-mail generate e inviate completamente in modo automatico.

Osservando questi dati è facile vedere che molti dei processi di segreteria sono stati notevolmente migliorati, talvolta completamente automatizzati. 

Ciò ha un impatto molto positivo sui dipendenti e libera tempo per compiti più importanti. In definitiva, la qualità del servizio viene portata a un livello completamente nuovo. 

Quote card orizontal

Il Dott. Wolfram Zolk commenta: "L'uso di AlfaDocs ha cambiato completamente l'atmosfera nel mio studio fin da subito: i miei assistenti avevano molta più libertà per gestire compiti davvero importanti, specialmente il contatto diretto con il paziente, senza che il telefono squillasse costantemente in sottofondo." E in merito ai commenti ricevuti dai pazienti aggiunge: "I pazienti mi dicono che prenotare un appuntamento su un computer o uno smartphone è molto più veloce e persino divertente."

Guarda in 4 minuti come funziona Prenotazione Online

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Non c’è da stupirsi che in molti casi i computer e gli smartphone siano molto più moderni e intuitivi rispetto ai sistemi di gestione utilizzati dagli studi. Gli anni passano e la tecnologia ha fatto passi da gigante nella digitalizzazione di attività cartacee. Ad oggi un sistema gestionale intuitivo e moderno è sicuramente lo strumento migliore per togliere molto lavoro a tutto il personale dello studio: è più efficiente, più preciso, meno costoso e capace persino di rendere divertenti le operazioni da effettuare sul software. È quindi lecito chiederci: quanto è importante integrare il sistema di prenotazione online con il vostro software gestionale?  

Naturalmente, un buon software include un’agenda con un'efficace gestione online degli appuntamenti, che sia direttamente collegato ai dati clinici dei pazienti, garantendo così un'estrema efficienza e chiarezza nella gestione degli appuntamenti.

La risposta: non indispensabile, ma molto importante!

  1. Non indispensabile, perché l’agenda del gestionale può essere facilmente sostituita con una esterna di un altro fornitore, senza che venga perso alcun vantaggio primario. Il prerequisito è, tuttavia, che l’agenda utilizzata sia completa, comprensiva di funzioni analitiche e progettata per l'uso negli studi medici. Molti software gestionali sul mercato non hanno le moderne funzioni di agenda descritte in precedenza, motivo per cui spesso non si utilizza questa funzionalità nel proprio gestionale e si passa a una moderna alternativa esterna, comprensiva di prenotazione online degli appuntamenti.
  2. Molto importante, perché la prenotazione di appuntamenti online utilizza tutto il suo potenziale solo quando può accedere ai dati dei pazienti direttamente nel gestionale. La programmazione degli appuntamenti dei pazienti consente di identificare automaticamente le preferenze del paziente e dello studio, per massimizzare l'efficienza del processo per tutti i soggetti coinvolti, garantendo al paziente la migliore esperienza possibile. D'altra parte, la separazione dell’agenda dal gestionale significa usare due programmi software diversi e costruire due banche dati separate. Idealmente invece dovreste avere "tutto da un'unica fonte". Ciò non solo semplifica la manutenzione, la formazione del personale e la gestione del software, ma è anche più conveniente. Inoltre per quanto riguarda la conservazione di dati, idealmente uno studio dovrebbe avere un solo database in cui sono memorizzati tutti i dati collegati. I vantaggi risiedono non solo nelle opzioni di analisi, ma anche nella sicurezza dei dati secondo il GDP.

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