Sistema TS 2024: come preparare gli invii

• Documenti da inviare: fatturi ancora su carta?
• Cosa fare prima di un invio al Sistema TS se lavori ancora su carta
• Risolvi il problema del Sistema TS digitalizzando il tuo studio
• Cosa fare prima di un invio al Sistema TS se utilizzi un software dedicato
• Il tuo commercialista continuerà ad occuparsi degli invii mensili?

Semplifica il rapporto con il tuo commercialista

Documenti da inviare: fatturi ancora su carta?

Un altro tema da affrontare è quello della digitalizzazione. Se gestisci ancora tutte le operazioni su carta diventerà sempre più difficile tenere traccia di tutto in modo corretto per evitare le sanzioni e per garantire il miglior servizio ai tuoi pazienti. Se hai ancora tutti i documenti nei libri contabili, allora continua a leggere qui di seguito.
Se invece hai già fatto il passaggio al digitale, vai direttamente qui.

Cosa fare prima di un invio al Sistema TS se lavori ancora su carta

Come organizzarsi per fare l’invio al Sistema TS se i documenti che dobbiamo inviare al commercialista sono tutti cartacei?
Ci sono diversi step da seguire per effettuare un invio corretto al sistema. Vediamo quali di seguito:

1. Raccolta di tutti i dati necessari
2. Controllo manuale dei dati
3. Passaggio dei documenti al commercialista
4. Controllo di eventuali errori
5. Invio definitivo

• Raccolta di tutti i dati necessari

I dati da recuperare per l’invio al Sistema TS sono tutti quelli riguardanti i documenti di spesa, ovvero scontrini, fatture e ricevute, che siano rilevanti per permettere al cittadino la detrazione delle spese sanitarie. Nello specifico sono necessarie tutte le fatture relative alle prestazioni sanitarie, certificative e a carattere peritale, rilasciate a persone fisiche.
Le fatture rilasciate a datore di lavoro, anche se persona fisica, non vanno inviate.

• Controllo manuale dei dati 

È di fondamentale importanza che questi dati vengano controllati uno per uno prima di effettuare l’invio vero e proprio per evitare di incorrere in eventuali errori e, di conseguenza, dover ripetere il processo di controllo ed invio al commercialista più volte. Cosa controllare nello specifico?

1. 1. Gli importi
   2. La corretta individuazione dei pazienti che si oppongono all’invio
   3. Codice Fiscale
   4. Tipologia di documento
   5. Aliquota dell’IVA
   6. Tracciabilità dei pagamenti

Gli importi
Il primo dato da controllare sono ovviamente gli importi di fatture, scontrini o ricevute. Dobbiamo essere sicuri che gli importi caricati sul portale corrispondano a quelli dei rispettivi documenti di pagamento.

La corretta individuazione dei pazienti che si oppongono all’invio
Come sai è necessario comunicare al Sistema TS i dati di pagamento anche di quei pazienti che si oppongono all’invio dei propri dati sensibile, come? Segnalando se il paziente appartiene o meno a questa categoria. 
Attenzione, perché in assenza di questa informazione, devi richiamare tutti i pazienti per recuperare questo dato, operazione che svolta tutti i mesi diventa estremamente onerosa.

Codice Fiscale
Il terzo dato da tenere sotto controllo sono i Codici Fiscali di ogni paziente per cui carichiamo i dati di pagamento. Informazione fondamentale perché il paziente possa successivamente farsi detrarre le spese in modo corretto. Se il codice fiscale non dovesse essere corretto, l’intero invio verrà respinto.

Tipologia di documento
È necessario controllare che la tipologia di documento inserita sul portale corrisponda a quella reale: Fattura o Documento Commerciale.

Aliquota dell’IVA
Dal 2021 uno dei parametri da inserire sarà la aliquota di IVA utilizzata per ogni documento, che dovrà corrispondere a quella inserita nel portale.

Tracciabilità dei pagamenti
L’ultima informazione da comunicare è la tracciabilità o meno del pagamento. Il paziente ha pagato in contanti, oppure tramite un metodo tracciabile (es. Carta di credito)?
Dobbiamo quindi avere questo dato registrato accuratamente per evitare di dover contattare nuovamente i pazienti.

• Invio dei documenti al commercialista

Una volta raccolti tutti i documenti e controllati i dati di ogni singola spesa, è necessario inviare tutto al commercialista, il quale andrà poi ad inviare al  Sistema TS tutti i dati delle spese sanitarie, necessarie per l’adempimento.

• Controllo di eventuali errori

Se tutto va bene, l’operazione si conclude con l’invio al Sistema TS. Succede spesso però che ci siano alcuni errori nei documenti inviati al commercialista (si sa, è piuttosto facile sbagliare una lettera del codice fiscale di un paziente). Quindi è molto probabile che i documenti inviati al Sistema TS vengano rimandati indietro segnalando la presenza di errori, oppure che sia il commercialista stesso prima dell’invio a notare delle incongruenze. Se questo succede, non c’è altra alternativa per il commercialista se non quella di riaprire il dialogo con lo studio e riconsegnarvi i documenti, perché possiate fare la correzione dei dati in modo da fare un invio corretto al portale.

• Invio definitivo

Una volta corretti gli errori presenti, sarà possibile rimandare al commercialista tutti i dati, in modo che provveda a inviarli nuovamente al Sistema TS.
Se dovessero essere presenti altri errori, non trovati nel controllo precedente oppure dovuti ad una correzione errata, sarà necessario ripetere i punti 3 e 4 di questo elenco una o più volte, finché il portale non restituirà un risultato pulito.

Va da sé che le tempistiche di tutte queste operazioni rendono molto più difficile un regolare svolgimento dell’attività medica, aumentando il rischio di sanzioni amministrative.

Consulta il calendario ufficiale per l'invio e trattamento dei dati delle spese sanitarie e veterinarie ai fini della predisposizione della dichiarazione precompilata.

Risolvi il problema del Sistema TS digitalizzando il tuo studio

Sia che tu lavori con il commercialista, che inviando i dati in autonomia, le scadenze del Sistema TS creano una quantità di lavoro non sostenibile per uno studio medico o dentistico senza l’ausilio di software dedicati.
Un software per l’invio al Sistema TS ti permetterà di gestire facilmente questa attività.

Grazie al passaggio al digitale infatti non dovrai più preoccuparti del controllo manuale di tutti i dati, ma avrai tutto in un unico posto, sempre a disposizione per poter essere consultato, risparmiando quindi molto tempo nella raccolta e nella modifica su carta delle informazioni relative alle spese.

Preparati facilmente per gli invii al Sistema TS

Cosa fare prima di un invio al Sistema TS se utilizzi un software dedicato

Utilizzi già un software per la fatturazione che ti permette di fare anche gli invii al Sistema TS? Bene, ricorda che è quindi necessario che il tuo software possieda alcune caratteristiche che ti permettano di gestire facilmente le scadenze.

Per minimizzare il rischio di sanzioni e facilitare l’invio, il tuo software DEVE avere:

1. Un’integrazione diretta con il Sistema TS (se puoi solo scaricare un documento da poi caricare altrove NON È sufficiente)
2. La generazione automatica dei documenti fiscali da inviare
3. Promemoria automatici che ti segnalino con largo anticipo la scadenza per l’invio dei documenti.
4. La pre-verifica automatica di tutti i documenti fiscali prima dell’invio:
1. Per evitare sanzioni da documenti errati.
2. Per ridurre il numero di invii al Sistema TS respinti.
5. Il Lettore Tessera Sanitaria allo scopo dell'auto-compilazione anagrafiche, per assicurare la correttezza dei codici fiscali.
6. Una descrizione chiara ed intuitiva degli errori nei invii, in modo da poter intraprendere veloci azioni correttive sia prima di un invio, sia in caso di un invio respinto.
7. L’accesso diretto e autonomo alla sola parte contabile per il tuo commercialista.

AlfaDocs ti permette di svolgere in modo facile e veloce tutto questo, grazie a sistemi automatizzati che vanno a integrare i dati dei documenti caricati nel software, a un sofisticato controllo che ti segnalerà eventuali errori prima di ogni invio ed a un sistema di notifiche che ti avvertirà con largo anticipo delle scadenze in arrivo.

Con AlfaDocs infatti avrai tutti i documenti già caricati all’interno del gestionale, se desideri con  accesso diretto per il tuo commercialista. Per eseguire gli invii al Sistema TS dovrai seguire solo 2 step:

• Correzione di errori segnalati in automatico

AlfaDocs integra un sistema automatico che ti segnala se sono presenti errori nei dati che dovrai inviare al Sistema TS. In questo modo sarà molto più semplice trovare e correggere gli errori, senza dover fare più passaggi con il commercialista.

• Invio al portale del Sistema TS

Una volta fatta la correzione degli errori l’unica operazione rimasta è quella dell’invio dei dati al Sistema TS, eseguibile facilmente ed in pochi click tramite il modulo apposito del gestionale AlfaDocs.

Evita le sanzioni con AlfaDocs

Il tuo commercialista continuerà ad occuparsi degli invii al Sistema TS?

Se il tuo studio commerciale ha deciso di continuare ad offrirti questo servizio, allora potrai semplificare il tuo lavoro in collaborazione con il commercialista. Come? Delega al commercialista l’invio al Sistema TS.

AlfaDocs ti dà la possibilità di creare gratuitamente un profilo utente separato a cui il tuo commercialista potrà accedere. Grazie a questo profilo, il tuo commercialista - che potrà visualizzare esclusivamente i dati relativi al Sistema TS e non tutti gli altri dati sensibili dei tuoi pazienti - sarà in grado di occuparsi degli invii in piena autonomia.

In questo modo non dovrai più preoccuparti dell’invio dei documenti, non dovrai più perdere tempo a fare avanti e indietro con il commercialista ogni volta che ci sarà un invio da fare e soprattutto non avrai più nessun problema con le scadenze. Un notevole risparmio di tempo utile da dedicare ai tuoi pazienti.

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