La digitalizzazione continua a trasformare l'assistenza sanitaria! E’ questa la premessa che dovrebbe spingere ogni professionista sanitario e studio medico ad adottare le migliori strategie per migliorare l’efficienza e l’accessibilità dei servizi offerti sfruttando le innovazioni della tecnologia.
La prenotazione online rappresenta un passaggio cruciale e inevitabile per tutti gli studi che vogliono restare al passo con le esigenze dei pazienti e allo stesso tempo migliorare le performance dello studio.
Ma quali sono i vantaggi specifici di un tale sistema? E come può uno studio medico implementarlo con successo?
Efficienza e risparmio di tempo
L'automazione della gestione degli appuntamenti attraverso un sistema di prenotazione online può liberare il personale medico e amministrativo da compiti ripetitivi e a basso valore aggiunto, come rispondere al telefono o gestire manualmente un calendario di appuntamenti. Questo risparmio di tempo può essere reinvestito in attività più qualificate, come l'assistenza diretta ai pazienti o lo sviluppo di nuovi servizi.
Disponibilità 24/7
La possibilità di prenotare un appuntamento con pochi clic velocizza non soltanto la segreteria ma facilita notevolmente anche i pazienti, migliorando la loro esperienza globale. Infatti un sistema di prenotazione online è accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, e consente di fissare un appuntamento a qualsiasi ora del giorno e della notte, indipendentemente dagli orari di apertura dello studio medico. Questo è particolarmente vantaggioso per i pazienti con orari di lavoro flessibili o impegni familiari, che potrebbero avere difficoltà nel contattare lo studio durante gli orari di lavoro tradizionali.
Nessun appuntamento mancato
L'automazione del processo di prenotazione riduce il rischio di errori umani, come doppie prenotazioni o dimenticanze, che possono causare disagi ai pazienti e perdite di tempo per lo studio medico. Inoltre, un sistema di prenotazione online evoluto può anche inviare automaticamente promemoria degli appuntamenti ai pazienti, riducendo così il numero di appuntamenti mancati.
Come implementare un sistema di Prenotazione Online
Prima di scegliere e implementare un sistema di prenotazione online, è fondamentale comprendere le esigenze specifiche dello studio medico. Questo include l'analisi del flusso di lavoro attuale, il volume di appuntamenti, le preferenze dei pazienti e le risorse disponibili. Questa analisi preliminare permetterà di scegliere il sistema più adatto e di personalizzarlo per rispondere al meglio alle esigenze dello studio.
- Scegliere il giusto software di prenotazione online: è importante considerare vari fattori, tra cui le caratteristiche del software, la facilità d'uso, l'integrazione con altri sistemi esistenti, il supporto e l'assistenza clienti, e il prezzo. Fare una ricerca accurata e valutare diverse opzioni può aiutare a trovare il software più adatto.
- Formare il personale: il personale dovrebbe essere formato su come utilizzare il software al meglio con sessioni di workshop o materiali come manuali e video tutorial.
- Promuovere il sistema tra i pazienti: questo potrebbe includere l'invio di e-mail o messaggi di testo con informazioni sul nuovo sistema. È importante comunicare chiaramente i vantaggi come la comodità, la flessibilità e la riduzione dei tempi di attesa.
Il controllo totale dell’agenda con AlfaDocs
La filosofia alla base dello strumento di prenotazione sviluppato da AlfaDocs.com è il controllo totale dell’agenda dello studio e allo stesso tempo massima flessibilità per i pazienti. Ciò è possibile grazie ad alcune personalizzazioni che la piattaforma in cloud mette a disposizione:
- Rendere disponibili soltanto determinate prestazioni: l'intero processo diventa più semplice e intuitivo per i pazienti, che possono facilmente vedere quali servizi sono disponibili e prenotare in base alle loro esigenze. Questa selezione può anche aiutare a gestire meglio la disponibilità del personale e delle risorse, contribuendo a minimizzare il sovraccarico e a massimizzare l'efficienza.
- Stabilire slot orari in cui è possibile effettuare una prenotazione: questa funzionalità è fondamentale per mantenere l'ordine e la struttura nell'agenda di uno studio medico. Stabilendo slot orari precisi, lo studio può meglio gestire il flusso di pazienti, evitando così sovraffollamento o periodi di inattività. Inoltre, aiuta a prevenire ritardi e incongruenze nell'orario degli appuntamenti
- Scegliere una lista di operatori: questa caratteristica permette ai pazienti di scegliere tra una lista di operatori medici disponibili, dando loro più controllo e flessibilità sulla loro assistenza sanitaria. Per lo studio medico, questo può significare un migliore equilibrio del carico di lavoro tra il personale e una migliore gestione delle competenze specialistiche tra i membri del team. Inoltre, può dare ai pazienti la sicurezza di essere trattati da un professionista di fiducia, migliorando la loro esperienza complessiva.
Esempio pagina di prenotazione online gestita tramite AlfaDocs
Questo sistema semplificato e flessibile può far risparmiare tempo al paziente e al personale, poiché l'appuntamento del paziente viene confermato in pochi secondi e la segreteria dello studio riceve automaticamente la nuova richiesta di appuntamento via e-mail. In questo modo viene ottimizzata la cosiddetta patient journey, cioè l’insieme delle azioni che l’utente deve compiere per completare il processo di prenotazione. AlfaDocs raggiunge questo obiettivo con semplici caratteristiche:
- Permette di avere una pagina web dedicata con tutti i dettagli dello studio, altamente personalizzabile e accessibile da ogni dispositivo senza necessità di installazioni di app o altro.
- Ha un sistema di sicurezza predisposto per l’esclusione al 100% di prenotazioni false
- L’integrazione del sistema di prenotazione con il sito web dello studio è semplice e non richiede competenze specifiche.
- E’ possibile integrare il sistema direttamente sulla scheda attività di Google.
Questi vantaggi sono stati sviluppati con l’idea di ottimizzare i processi sia per gli studi con molti pazienti e poltrone (che vogliono quindi rendere i processi di segreteria più snelli) sia per studi di piccole e medie dimensioni che vogliono farsi conoscere e rispondere alle esigenze dei pazienti più avvezzi alla tecnologia. Un esempio eclatante è rappresentato dal Poliambulatorio Centro Salute che con il sistema di prenotazione online sviluppato da AlfaDocs è riuscito ad ottenere un incremento vertigino so delle prenotazioni. Se vuoi scoprire quale metodo ha applicato, puoi scaricare il Caso Studio del poliambulatorio.
AlfaDocs permette inoltre al paziente di compilare, contestualmente alla prenotazione, tutti i documenti che lo studio ha deciso di rendere obbligatori. Con la firma elettronica da remoto il paziente potrà, ad esempio, gestire in completa autonomia la compilazione dell’anamnesi o l’accettazione al trattamento dei dati. In questo modo il lavoro della segreteria nella fase di accettazione sarà praticamente già completato!
Incrementa le prenotazioni del 30%
La crescente familiarità e aspettativa di soluzioni digitali dei pazienti suggerisce quindi l'adozione di un sistema automatico di prenotazione online che può rivelarsi una mossa strategica e vantaggiosa per migliorare l'efficienza operativa e la gestione dell'agenda. Ricordiamo che l'obiettivo finale è sempre quello di migliorare l'esperienza del paziente e fornire un servizio sanitario di alta qualità. La prenotazione online può essere un potente strumento per raggiungere questo obiettivo, rendendo lo studio medico più moderno, accessibile e centrato sul paziente.
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