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Il PRM nello studio medico: come migliora la relazione con il paziente

Per i dottori, personalizzare l’esperienza del paziente è fondamentale. Scopri come farlo con l’automazione

Le dinamiche di uno studio moderno stanno cambiando velocemente: un evento epocale come il COVID ha persino accelerato certi cambiamenti. Da una parte, i pazienti vogliono essere sempre più seguiti, forse persino coccolati. Prima che pazienti, sono persone, che vivono una realtà ormai iper-connessa, dove si trova tutto, subito e facilmente. 

Il patient empowerment è stato persino citato dall’Organizzazione Mondiale della Sanità, che l’ha definito “un processo con cui le persone prendono maggior controllo sulle decisioni riguardanti la propria salute”. I pazienti si aspettano la perfezione da parte dello studio, non ha senso combattere questa spinta. Meglio assecondarla, governarla, mettendo al centro delle proprie attività quotidiane il paziente. 

Per farlo, però, ci vogliono strumenti adeguati: lo studio medico ha una marea di cose da fare e risorse a volte limitate. Ma quale strumento permette di affrontare la trasformazione del paziente?

L’automazione è un grande aiuto: è un settore in forte crescita nel campo sanitario, tanto che - secondo Market Data Forecast - sono previsti 26 miliardi di dollari di investimento per il 2024 a livello globale. In quegli investimenti, ce ne sono sicuramente per migliorare l’efficienza e la portata del Patient Relationship Management

Ma di cosa si tratta? Il PRM è un insieme di programmi e software che permette allo studio medico di seguire i pazienti con maggior attenzione, personalizzando le comunicazioni con loro e accompagnandoli passo passo nella loro esperienza dal punto di vista extra-clinico.

Lo scopo ultimo? Fidelizzare i propri pazienti allo studio, rendendoli promotori dell’attività dello studio. 

Scopri come il PRM fidelizza i pazientiGUARDA IL VIDEO  

Perché il Patient Relationship Management sta prendendo sempre più piede?

Perché i pazienti moderni sono prima di tutto persone, esposte ormai a miliardi di stimoli e quindi ormai abituate a esser soddisfatte in qualunque campo, in tutto e per tutto, in pochi momenti. Questo ha sbilanciato la tradizionale relazione di potere tra studio e paziente, con quest’ultimo sempre più al centro.

Da manuale del patient empowerment, un “paziente consapevole” ha:

  • Una chiara comprensione del suo ruolo.
  • Una sufficiente conoscenza per avere un dialogo preparato con un medico.
  • Un ambiente che faciliti la conversazione tra medico e paziente.

Non ci sono però solo questo tipo di pazienti: c’è anche l’altra faccia della medaglia, ovvero coloro che vanno seguiti e assistiti passo passo. Di fronte a questa duplice necessità, lo studio si sente sopraffatto. Qui, allora, entra in scena il Patient Relationship Management (o PRM), un sistema che segue l’intera esperienza del paziente e lo trasforma da paziente occasionale a fedele. 

Evoluzione del CRM (o Customer Relationship Management) destinato al settore sanitario, il mercato dei software gestionali è in enorme crescita: basti pensare che, nel campo medico, è un settore che dovrebbe crescere annualmente a un tasso composto del 13,6% secondo i dati di Emegen Research. Questo perché i PRM sono un servizio che fornisce funzionalità, flessibilità e sicurezza agli studi medici.

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11 benefit, un’unica via: come il PRM migliora la quotidianità dello studio

Perché il PRM è così importante? Per uno studio sempre più funzionale e per gestire le dinamiche interne in maniera efficiente. Se lo studio è operativamente efficiente, allora può anche ingrandirsi e curare più pazienti. Il PRM rappresenta un ottimo modo per gestirne di più, senza però affaticare il tuo studio o compromettere le operazioni interne.

Quali sono però gli aspetti che un PRM effettivamente migliora nello studio? Li abbiamo raccolti qui per dare una panoramica su quanto e come un corretto e costante utilizzo dell’automazione incrementi la qualità del lavoro dentro uno studio medico.

Mantenere un contatto attivo con il paziente

Capita che la reception voglia comunicare al paziente alcune novità: il cambio di un appuntamento, una scadenza di pagamento o persino un feedback sull’operato dello studio. Il PRM ti aiuta ad automatizzare questa fase, inviando messaggi al paziente con cadenza regolare, facendogli sentire la presenza dello studio oltre la semplice visita.

Personalizzare le comunicazioni con il paziente

Non solo le comunicazioni sono automatizzate, ma il PRM permette persino di personalizzarle, facendo sentire il paziente seguito e coccolato. Mai sottovalutare l’importanza della soddisfazione del paziente, specie in uno scenario condizionato dal patient empowerment.

Il paziente è sempre informato

Non solo doveri, però: l’automazione tramite PRM consente di mandare anche messaggi informativi al paziente. In generale, la possibilità è di tenere informato il paziente su ciò che lo riguarda e curare la relazione medico-paziente senza che la reception debba costantemente scrivergli o chiamarlo (es. un richiamo o una visita di controllo qualche mese dopo un piano di cura? Se ne può occupare il PRM).

Aumentare le risorse: ottimizzare il proprio tempo

Se i contatti con il paziente vengono assistiti dall’automazione, allora lo staff dello studio avrà più tempo per attività dal valore aggiunto. Il tempo è l’unica risorsa che non possiamo riavere indietro e, se ben utilizzato, si converte in una maggiore produttività.

Snellire le pratiche di accettazione e il lavoro in segreteria

A volte il paziente deve essere seguito costantemente: ricordare l’appuntamento, ricordare i documenti da portare con sé, firmare tutto ciò che riguarda il pre-visita… l’automazione e il PRM ti aiutano a snellire l’accoglienza del paziente e diminuire il lavoro in segreteria.

Utilizzare eticamente il marketing per lo studio medico

Nella vita, ma soprattutto nel lavoro, l’ambizione misura i nostri obiettivi. L’obiettivo di uno studio medico è aumentare l’efficienza interna e, di conseguenza, la produttività. I PRM permettono di fare un’attività di marketing ben definita ci aiuta a raggiungere l’obiettivo (tramite l’automazione). Dove c’è uno strumento che moltiplica la portata del messaggio dello studio, però, questo messaggio deve rispettare la realtà e la deontologia sanitaria, evitando false promesse o informazioni non corrette.

Risveglia i pazienti dormienti

Lo studio non riesce sempre a tenere le fila di tutti i pazienti. C’è chi scompare dall’agenda e non torna mai più… finché non lo si prova a contattare. Se si vuole ricreare una relazione con un “paziente dormiente” - qualcuno che non viene in studio da un po’ -, il PRM è la via automatizzata per farlo, senza che la reception debba fisicamente contattarlo ogni volta.

Risveglia i pazienti dormienti e riportali nel tuo studioGUARDA IL VIDEO  

Abbattere gli appuntamenti saltati

Grazie al PRM, si supera la difficoltà legata a quei pazienti che prenotano un appuntamento e poi non si presentano. Grazie a promemoria automatizzati e nuovi sistemi di prenotazione online, l’automazione protegge dal rischio di drop-out (dai pazienti “infedeli”, che non onorano l’impegno preso con lo studio).

Pagamenti sempre sotto controllo

Gli studi medici stanno usando ancora il cartaceo, ma una ricerca di IDC Italia mostra che stampare, catalogare e gestire documenti cartacei in ufficio costa 3,6 ore alla settimana. Quasi mezza giornata di lavoro, che potrebbe essere spesa occupandosi d’altro.

Aumentare i preventivi accettati

Per incidere sull’accettazione dei preventivi da parte del paziente, lo studio deve comporre un preventivo perfetto.

E per farlo, il preventivo deve presentare tre caratteristiche fondamentali:


    • Graficamente accattivante

    • Condiviso in maniera sicura e veloce

    • A misura di paziente, grazie ai promemoria che lo seguono nella decisione.

Passaparola positivo tra i pazienti

Con un PRM a gestire uno studio efficiente e sempre pronto per ogni esigenza del paziente, il passaparola arriverà di conseguenza. Scopri di più su come l’automazione possa aiutare lo studio medico nella vita quotidiana leggendo altri articoli di questo blog. 

E se vuoi saperne ancora di più sul PRM e perché è importante per il tuo studio, partecipa al Corso di Marketing per lo Studio Dentistico di Dentista Manager. In collaborazione con AlfaDocs e Marketing Therapy, il dott. Gabriele Vassura parlerà di cosa dell'importanza di avere una presenza online forte e di come costruire una strategia di Marketing Digitale.

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