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Un unico Kit per ridurre fino al 77% gli appuntamenti saltati

Segui i consigli di AlfaDocs, Dentista Manager ed Elve Group e scarica ora il Kit gratuito per imparare a gestire gli appuntamenti saltati.

“Caro paziente, perché continui a fissare l’appuntamento e poi non ti presenti?”. Se anche tu ti ripeti spesso questa domanda, abbiamo quello che fa al caso tuo. 

Sappiamo infatti quanto possa essere fastidiosa la situazione in cui viene annullato un appuntamento, senza preavviso e con motivazioni poco credibili. Una visita saltata è un danno economico per il tuo studio. Avresti potuto impiegare quel tempo per un altro paziente e non dover sostenere per intero il costo poltrona.

Qual è il modo migliore per gestire gli appuntamenti mancati?

AlfaDocs, Dentista Manager ed Elve Group hanno creato per te un unico Kit per gestire gli appuntamenti saltati. Impara tutti i processi utili per controllare al meglio questa problematica.

Prevenzione, automazione dei processi e gestione critica di un appuntamento mancato, riduci ora il fenomeno fino al 77%

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Nel Kit troverai gli strumenti per usufruire dei vantaggi di un'agenda digitale 100% cloud e un metodo su come comportarsi durante i 4 momenti cruciali della comunicazione studio-paziente:

  1. Curare la chiamata di prenotazione
  2. Gestire al meglio l’appuntamento
  3. Nutrire il rapporto con il paziente
  4. Risolvere l'eventuale appuntamento mancato

Vediamoli insieme:

1. Curare la chiamata di prenotazione

La prima chiamata di prenotazione è un momento cruciale, da curare con grande attenzione; essa pone infatti basi solide nel futuro rapporto con il paziente. La telefonata deve tener conto di alcuni principi fondamentali:

  • utilizzare il giusto tono di voce: deve essere cordiale ed educato ma allo stesso tempo professionale e sicuro, in modo da instaurare sin da subito un rapporto di fiducia con il paziente e risultare ben organizzati;
  • adottare un linguaggio adeguato: presta attenzione affinché il linguaggio dal personale di segreteria sia semplice (ma senza scadere nel colloquiale), sempre positivo e attento alle esigenze del paziente;
  • ascoltare: ascoltare è un’azione fondamentale, che permette di conoscere meglio il paziente e di offrire un servizio il più possibile personalizzato facendolo sentire importante.

2. Gestire al meglio l’appuntamento

Si può quindi intuire come il ruolo del personale di segreteria sia decisivo per la buona gestione dell’appuntamento.

Una risorsa formata ed aggiornata può fare la differenza: per questo motivo Elve Group investe tempo ed attenzioni concrete nell’introdurre un modello vincente che responsabilizzi la segretaria e ne restituisca una figura in grado di influire positivamente sulle scelte del paziente, dall’accoglienza alla fidelizzazione.

Mettere in pratica una serie di strategie per instaurare la fiducia necessaria col paziente (sin dalla chiamata di prenotazione) è fondamentale per procedere con il primo passo e diminuire gli appuntamenti saltati. Questo è ciò che insegnano i protocolli di formazione del Metodo Elve, proponendo due semplici ma efficaci accorgimenti:

  1. al termine della telefonata, prima di salutare il paziente, è importante ricordare sempre data e ora dell’appuntamento accertandosi che non ci siano incomprensioni;
  2. poco dopo, è bene inviare un SMS di conferma, contenente tutte le informazioni che possono risultare utili, per esempio indirizzo, indicazioni per il parcheggio, il citofono, un eventuale secondo numero per le emergenze.

Nel KIT trovi i testi guida della Telefonata di prenotazione 
estratti dai protocolli del Metodo Elve!

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Al fine di ridurre notevolmente gli appuntamenti saltati, un secondo passo è però necessario. Abbiamo una proposta alternativa alla telefonata di promemoria che ti permetterà di risparmiare tempo e risorse preziose.

3. Nutrire il rapporto con il paziente

La comunicazione con il paziente e le modalità con le quali questa avviene sono fondamentali. Per evitare errori e creare un rapporto diretto e professionale, la soluzione è affidarsi ad un gestionale orientato al il paziente, un software in grado di automatizzare i promemoria degli appuntamenti attraverso l’invio di SMS programmati. In altre parole, un gestionale come AlfaDocs!

Ovviamente quella dell’invio automatico di SMS è solo una delle caratteristiche che un’agenda digitale porta con sé, ma senza dubbio la più efficace per mantenere la comunicazione con il paziente costante, affidabile e non invasiva.

Il vantaggio principale di un gestionale sta proprio nell’automazione dei processi e nella flessibilità di poter pianificare una comunicazione personalizzata e su misura, ad esempio anche tramite WhatsApp.

Potendo contare sulla tecnologia cloud, è possibile accedere all’agenda in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, che sia PC, portatile, tablet o smartphone, così da gestire e monitorare anche questi procedimenti. Un procedura funzionale, in grado di garantirti la certezza dell’invio e quindi dell’avviso recapitato al paziente, con una riduzione drastica degli appuntamenti mancati.

Nel KIT trovi le Video Guide di AlfaDocs
per utilizzare promemoria e richiami automatici

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Scopri tutti i vantaggi di un’agenda digitale in cloud!

Apprendere correttamente l’utilizzo di un’agenda digitale e saperne sfruttare a pieno tutti i vantaggi è fondamentale per uno studio che vuole restare al passo con l’evoluzione del settore e rispondere adeguatamente alle sempre maggiori esigenze dei pazienti.

Nel Master Dentista Manager viene dedicato un intero modulo all’organizzazione dello studio per processi, al cui interno viene esposto il tema dell’agenda digitale, con workshop dedicati anche alle esercitazioni pratiche.

Abbandonare carta e penna in favore di un software digitale, infatti, ci può aiutare a mantenere alta la qualità delle cure, a risparmiare tempo, denaro, fatica ed errori in tutti quei processi amministrativi e burocratici che sottraggono forze ed energie alla parte clinica.

Hai mai quantificato in termini economici quanto ti costa un appuntamento saltato? Hai una idea precisa di quanto ti costino gli appuntamenti saltati nel corso di un anno, in termini di mancato guadagno e di spesa vera e propria? Partecipa al Corso Economia e Controllo di Gestione di Dentista Manager. Iscriviti subito!

4. Risolvere l'eventuale appuntamento saltato

Se nonostante gli accorgimenti sopra esposti, qualche appuntamento dovesse saltare, ecco che vengono nuovamente in soccorso i protocolli del Metodo Elve, utili per offrirti soluzioni nell’immediato e gestire al meglio l’imprevisto in agenda.

Entro 15 minuti del mancato appuntamento, è bene effettuare una telefonata per individuare i motivi dell’assenza:

  1. Chiamare prima al cellulare e in seconda battuta al fisso (nel caso il paziente non rispondesse subito)
  2. Identificarsi, essere professionali, mantenendo calma ed educazione
  3. Ascoltare e comprendere i motivi del mancato appuntamento.

Generalmente si presentano 3 casi:

  1. Il paziente ritardatario: il paziente potrebbe scusarsi per il ritardo e riferire di essere in procinto di arrivare. In questo caso è bene attenderlo, prestando attenzione però che non possano sorgere complicazioni, come lo slittamento di altri appuntamenti. Diversamente, procederemo a spostare la sua visita in altri giorni e orari.

  2. Il paziente smemorato: il paziente potrebbe essersi dimenticato. È troppo tardi per incastrarlo tra gli appuntamenti in agenda, quindi l’obiettivo è rifissare la visita dando precedenza alle sue esigenze in modo che se ne possa più facilmente ricordare.

  3. Il paziente non reperibile: nel caso in cui il paziente non rispondesse al telefono, faremo in modo di rintracciarlo in orari diversi, come ad esempio verso sera. Cerchiamo di non essere troppo invasivi, dato che è possibile ci possa essere stato un imprevisto.

Nel KIT trovi i testi guida della Telefonata per rifissare un appuntamento, estratti dai protocolli del Metodo Elve

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Speriamo che questo articolo ti sia stato utile! Ora metti subito in pratica tutti i consigli per ridurre fino al 77% gli appuntamenti saltati del tuo studio. Se vuoi saperne di più o hai qualche dubbio o domanda, contattaci e saremo felici di assisterti!

Grazie da AlfaDocs, DentistaManager ed Elve Group

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