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Come riattivare i pazienti dormienti: applicare il Marketing Odontoiatrico

Ogni giorno in studio entrano pazienti che hanno prenotato un appuntamento, che arrivano in orario e che ricevono la prestazione pattuita. L'obiettivo delle attività di marketing odontoiatrico è che nella giornata lavorativa di qualunque studio odontoiatrico arrivi il numero giusto di pazienti.

Ma abbiamo mai considerato nel via vai dei pazienti che spostano appuntamenti, arrivano in ritardo, oppure non vengono affatto, quali pazienti saltano gli appuntamenti con più frequenza e quanti sono invece quelli che non vengono proprio più in studio da tempo?

Abbiamo mai pensato che la progressiva assenza dei pazienti potrebbe avere un impatto economico non trascurabile, per non dire notevole? Nelle prossime righe ci riferiremo a tutti i pazienti che non vengono in studio da tempo definendoli “pazienti dormienti”.

Impatto monetario dei pazienti dormienti

Identificare, catalogare i pazienti e trovare delle strategie per riportarli in studio è una delle attività più importanti del marketing odontoiatrico.

Diamo una definizione: un “paziente dormiente” è qualunque paziente già noto che non si presenta in studio da più di sei mesi e che non ha appuntamenti programmati per il futuro. 

Nonostante le poltrone siano sempre occupate è possibile che ci siano dei pazienti che in qualche modo “alterino” l’andamento economico dello studio.

In che modo? Vediamolo insieme: diminuendo le entrate dello studio in modo progressivo e costante (dato che un paziente dormiente può facilmente diventare un paziente perso per sempre), i pazienti dormienti possono rivelarsi un vero e proprio “elemento di disturbo”.

Cerchiamo di capire insieme quale impatto può avere un campione di 150 pazienti dormienti:

  • Le statistiche rivelano che una visita di controllo ha un valore medio di €250,00 in base alle cure che ne conseguono.
  • 150 pazienti dormienti possono costare allo studio:
    €250,00 x 150 pazienti = € 37.500,00

L’impatto monetario è notevole e con il passare del tempo non può che influire negativamente. Fidelizzando il paziente, mettendolo al centro dell’attenzione e rendendolo parte integrante dello studio, il problema potrebbe essere ridotto o persino eliminato. Ma come si fa a mettere il paziente al centro dello studio?

Il problema dei pazienti dormienti

Comunicare e seguire tutti pazienti costantemente richiede molto tempo, ma molto spesso lo studio non ne ha. Molti pazienti sfuggono alle chiamate, altri non leggono le email inviate. Inoltre, non è detto che quel linguaggio e quell’approccio funzionino: la cosa migliore sarebbe personalizzare ogni comunicazione, inviandola al momento giusto.

Ma qual è il momento giusto per comunicare con i pazienti? Anche impegnando la segreteria in chiamate, invii email ed SMS costanti, raggiungere tutti i pazienti ed essere presenti per tutti allo stesso modo non è possibile. Altrettanto impossibile è anche valutare il numero effettivo dei pazienti dormienti: questo rende ancora più difficile arrivare ad una soluzione.

Esistono professionisti ed agenzie esterne che possono gestire efficacemente la comunicazione di attività ed imprese, anche nell’ambito sanitario. Tuttavia, come affidare l’invio di email o chiamate ad esterni che non hanno nessuna relazione con i pazienti e non conoscono personalmente le loro esigenze?

Il legame che stabilisce un medico o un odontoiatra con i propri pazienti si basa sulla fiducia: questo non può essere sostituito dalla strategia o dalle tecniche di marketing generiche, occorre che vengano applicate strategie di marketing pensate per uno studio dentistico - occorre pensare in ottica di marketing odontoiatrico!

In più, i pazienti dormienti provengono proprio dalla mancata vicinanza e fidelizzazione da parte dello studio, quindi affidarli a fonti esterne non risolverebbe il problema.

Come comunicare con tutti i pazienti costantemente? 

Per individuare i pazienti dormienti occorrono strumenti specifici, che neanche molte agenzie di comunicazione posseggono (e che soprattutto non potrebbero usare senza il consenso dei pazienti). In più, informare il paziente che i suoi dati vengono trattati da un’agenzia pubblicitaria non migliora il rapporto di fiducia verso lo studio, anzi, potrebbe alterarlo in negativo.

Un’altra soluzione potrebbe essere assumere altro personale per occuparsi esclusivamente della condizione dei pazienti dormienti: mantenere la comunicazione costante, controllare da quanto manca in studio, annotare che tipo di comunicazione è più efficace per il singolo caso specifico.

Questa soluzione però non è sempre possibile, dato che i costi del personale sono piuttosto difficili da sostenere. Inoltre, a rigor di logica, eliminare un costo aggiungendone un altro è una soluzione poco pratica. Proprio per questo motivo, applicare alcune tecniche e strategie del marketing odontoiatrico può venirci incontro.

Come riuscire a seguire tutti i pazienti? Come riuscire ad essere presenti e costanti senza far aumentare i costi? Come impostare una comunicazione personalizzata che consenta allo studio di comunicare senza l’interferenza di terze parti nelle attività e nei dati dello studio?

La soluzione sta nell’automazione: applicazioni del Marketing Odontoiatrico

Per individuare e comunicare costantemente con i pazienti che non vengono in studio, senza far lievitare i costi, un software gestionale avanzato è l’unica soluzione possibile. Tuttavia, non basta un software gestionale qualsiasi, occorre che sia dotato di funzionalità orientate alla comunicazione con i pazienti.

In poche parole, occorre che il software permetta di applicare le tecniche e le idee del marketing odontoiatrico. Un esempio?

  • Personalizzare facilmente le comunicazioni via Email
  • Risparmiare tempo nella compilazione degli SMS
  • Essere costante grazie a tempi di invio programmati
  • Utilizzare una tecnologia più amichevole come WhatsApp

Il rapporto di fiducia con i pazienti migliorerà e con esso la probabilità di un passaparola positivo! 

Un software orientato al pazienti esclude il bisogno di pubblicità e ciò rimedia al recente divieto di pubblicità sanitaria, oltre che all'assunzione di altro personale. Attraverso i Workflow, ad esempio, AlfaDocs riesce ad individuare i pazienti dormienti e permette di automatizzare una comunicazione personalizzata per riportarli in studio.

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