Perché uno studio medico può perdere oltre 20.000 euro l’anno

• Il tempo del personale amministrativo
• Riduzione dei mancati pagamenti
• Fatturazione e pagamenti
• Riduzione dei costi della carta: risparmio concreto e immediato

Il tempo del personale amministrativo

La gestione del tempo è un fattore chiave per il successo di uno studio medico. Tuttavia, uno degli aspetti più sottovalutati è il tempo impiegato dal personale amministrativo per svolgere attività ripetitive e a basso valore aggiunto, come la gestione degli appuntamenti, le conferme telefoniche, la registrazione dei pagamenti e l'aggiornamento delle cartelle cliniche. Questi compiti, se eseguiti manualmente, possono assorbire una parte significativa della giornata lavorativa, limitando la possibilità di dedicarsi ad attività più strategiche e migliorative per il servizio offerto ai pazienti.

Ma quanto tempo viene perso in attività manuali?

Una segretaria o un assistente amministrativo dedica mediamente tra 2 e 2,5 ore al giorno solo alla gestione manuale degli appuntamenti e alle relative conferme telefoniche. Se si considerano anche altre mansioni amministrative ripetitive, come la registrazione dei pagamenti o la gestione dei documenti, il tempo complessivo impiegato in operazioni manuali può superare le 3 ore giornaliere.

Se consideriamo un costo orario medio del personale amministrativo di 12-14 euro, il costo annuale di queste attività è di circa 9.360 euro (considerando 5 giorni a settimana per un totale di 52 settimane all’anno).

L’adozione di un software gestionale in cloud rappresenta una soluzione efficace per automatizzare e ottimizzare queste attività. Grazie a strumenti avanzati di gestione delle prenotazioni e di comunicazione automatica con i pazienti, è possibile:

• Ridurre il tempo dedicato alla gestione degli appuntamenti del 40%
• Eliminare le conferme telefoniche manuali, consentendo al personale di concentrarsi su attività più importanti.
• Automatizzare la registrazione dei pagamenti e la gestione delle cartelle cliniche, migliorando l’efficienza operativa dello studio.

Questo porta ad un risparmio di circa 3.744 euro ogni anno.

Ma il vero vantaggio non è solo economico: le ore risparmiate possono essere reinvestite in attività che migliorano la qualità del servizio, come:

• Un’accoglienza più personalizzata per i pazienti, che influisce positivamente sulla loro esperienza in studio.
• Una gestione più attenta della relazione con i pazienti, favorendo la fidelizzazione e il passaparola.
• L’organizzazione più efficiente delle pratiche amministrative, riducendo il rischio di errori e ritardi.

Riduzione dei mancati appuntamenti

Ogni appuntamento non rispettato rappresenta una perdita economica diretta per lo studio medico, oltre a un’inefficienza organizzativa che incide sulla qualità del servizio offerto ai pazienti. Secondo dati raccolti in vari studi italiani, il tasso di "no-show" si attesta mediamente al 19% degli appuntamenti programmati. Per uno studio che effettua, ad esempio, 10 visite al giorno, questo si traduce in una perdita di 2 appuntamenti quotidianamente.

Se consideriamo il caso di uno studio dentistico con 3 poltrone, il costo orario (anche quando appunto il paziente non si presenta al suo appuntamento) è di circa 40 euro. La perdita annuale, o meglio il costo delle poltrone vuote, sarà di oltre 20.000 euro ogni anno (considerando ogni giorno circa 2 ore di poltrone inutilizzate)!

Inoltre, ogni slot lasciato vuoto nel calendario, rappresenta un’opportunità mancata, in particolare per gli specialisti con una lunga lista d’attesa, dove la possibilità di riassegnare un appuntamento con poco preavviso è estremamente limitata.

Come ridurre i "no-show": il ruolo dell’automazione

L'implementazione di un sistema di promemoria automatici è una soluzione efficace per diminuire drasticamente il tasso di no-show. Studi dimostrano che l’invio di promemoria via SMS, email o notifiche WhatsApp ai pazienti riduce i "no-show" del 40%. L’efficacia dei promemoria automatici è ancora maggiore se vengono personalizzati e inviati con il giusto tempismo. Ad esempio:

• 72 ore prima dell’appuntamento: un primo promemoria per consentire eventuali spostamenti senza impattare sull’organizzazione dello studio.
• 24 ore prima: un promemoria più incisivo che ricordi al paziente l’importanza di presentarsi puntualmente.
• Il giorno stesso: un breve messaggio di conferma per ridurre al minimo le dimenticanze dell’ultimo minuto.

Questo significa che, per uno studio che perde mediamente 20.000 euro all’anno a causa degli appuntamenti non rispettati, il recupero può essere di circa 8.000 euro ogni anno.

Oltre al risparmio economico, l’adozione di un sistema di promemoria automatici porta numerosi benefici per lo studio medico:

• Migliore pianificazione delle visite, con un’agenda più stabile e prevedibile.
• Maggiore soddisfazione dei pazienti, che apprezzano i promemoria come segno di attenzione e cura.
• Riduzione del tempo perso dal personale amministrativo, che non deve più occuparsi manualmente di chiamate di conferma.
• Ottimizzazione della lista d’attesa, consentendo di riassegnare più facilmente gli slot liberi a pazienti in attesa.

Fatturazione e pagamenti

La fatturazione e la gestione dei pagamenti, se gestiti in modo inefficiente,  possono generare diversi problemi, tra cui errori nella compilazione dei documenti fiscali, ritardi nell’emissione delle fatture e difficoltà nel monitoraggio dei pagamenti. Questi aspetti non solo rallentano il flusso di cassa dello studio, ma possono anche creare disagi con i pazienti e aumentare il rischio di sanzioni fiscali.

Gestire manualmente le fatture e i pagamenti richiede un investimento di tempo significativo. In molti studi medici, il personale amministrativo o il professionista stesso dedica 3-4 ore settimanali a queste attività, che includono:

• La compilazione delle fatture e delle ricevute fiscali.
• L'archiviazione e la conservazione dei documenti cartacei.
• Il controllo degli incassi e il sollecito di pagamenti in ritardo.
• La gestione delle comunicazioni con il commercialista per la rendicontazione fiscale.

Questa mole di lavoro può facilmente generare errori, con il rischio di dimenticanze, doppie fatturazioni o ritardi nei pagamenti, impattando negativamente sull’organizzazione dello studio.

L’implementazione di un software gestionale in cloud consente di automatizzare e velocizzare l’intero processo di fatturazione e gestione dei pagamenti, con vantaggi significativi in termini di tempo, precisione e conformità fiscale. Grazie a strumenti digitali avanzati, è possibile:

• Generare automaticamente fatture e ricevute, eliminando il rischio di errori manuali.
• Archiviare i documenti in formato digitale, facilitando la consultazione e garantendo la conformità alle normative fiscali.
• Automatizzare l’invio delle fatture ai pazienti o al commercialista, riducendo il carico amministrativo.
• Monitorare lo stato dei pagamenti in tempo reale, con notifiche automatiche per le fatture non saldate.
• Integrare il sistema con soluzioni di pagamento elettronico, offrendo ai pazienti opzioni più comode per il saldo delle prestazioni.

Questo porta ad una riduzione drastica del tempo dedicato alla fatturazione di circa il 50%. Questo significa che, se mediamente un professionista o un addetto amministrativo impiega 4 ore settimanali in queste attività, grazie all’automazione è possibile risparmiare 120 minuti alla settimana.

Dal punto di vista economico, considerando un costo orario medio di 12 euro, il risparmio annuale oltre i 1.200 euro. Tuttavia, il vero valore aggiunto dell’automazione non si limita al risparmio diretto, ma include anche benefici organizzativi e operativi difficilmente quantificabili.

Riduzione dei costi della carta: risparmio concreto e immediato

La carta rappresenta ancora oggi uno dei costi nascosti nella gestione di molti studi medici. Guardando ai numeri reali, emerge un quadro significativo. Uno studio medico con un flusso medio di pazienti utilizza circa 50 fogli di carta quotidianamente tra consensi informativi, schede anamnestiche, referti, ricette, fatture e documentazione amministrativa.

Il costo di un singolo foglio di carta è di circa 2 centesimi. Moltiplicando per 50 fogli al giorno, arriviamo a una spesa di 1 euro giornaliero solo per la carta. Considerando 5 giorni lavorativi a settimana per 52 settimane all'anno, il costo annuale della carta raggiunge i 260 euro.

Ma questo è solo l'inizio del calcolo. Dobbiamo considerare anche l'inchiostro delle stampanti (circa 200 euro all'anno), la manutenzione delle apparecchiature (circa 150 euro annui) e i materiali di archiviazione come raccoglitori e faldoni (circa 100 euro l'anno). 

Il vero risparmio, tuttavia, emerge quando consideriamo il tempo del personale. La gestione manuale dei documenti cartacei (stampa, compilazione, archiviazione, ricerca) impegna in media 3 ore al giorno del personale amministrativo. Con un costo orario di 12 euro, si traduce in 36 euro al giorno di lavoro, ovvero 9.360 euro all’anno. 

Sommando questo valore ai circa 700 euro risparmiati tra carta, il totale dei costi supera i 10.000 euro ogni anno.

Quando un paziente firma digitalmente su tablet o smartphone, succede qualcosa di straordinario: l'intero ciclo di vita dei documenti diventa virtuale. I consensi informati, le prescrizioni, i referti non toccano mai la carta. Vengono creati, firmati e archiviati digitalmente. Ed è proprio la Firma Elettronica e la digitalizzazione di tutti i documenti che può portare a 0 i costi visti finora. 

I numeri mostrati sono eloquenti. 

Se sommiamo i benefici economici derivanti dall’ottimizzazione del tempo del personale amministrativo, dalla riduzione dei mancati appuntamenti, dall’automazione della fatturazione e dalla digitalizzazione dei documenti, il risparmio complessivo per uno studio medico supera i 20.000 euro ogni anno.