Migliorare la gestione dei pagamenti nello studio medico: risposte alle domande più comuni

• L'integrazione di AlfaDocs con Dojo
• Pagamenti con AlfaDocs: come funziona
• Pagamenti dilazionati e promemoria
• Integrazione sicura con provider di pagamento
• KPI di pagamento per ottimizzare la gestione economica
  
   

La gestione dei pagamenti rappresenta una delle maggiori difficoltà per molti studi medici. Ma cosa rende questo processo così complicato?

I problemi sono diversi e spesso si sommano tra loro. Il terminale POS non comunica con il software gestionale, costringendo il personale a inserire manualmente ogni pagamento. Le riconciliazioni degli incassi richiedono ore di lavoro per far quadrare i conti. I pagamenti rateali vengono seguiti con promemoria scritti a mano o fogli di calcolo. Inoltre, è difficile tenere traccia di tutti i movimenti di denaro. Questi disallineamenti sono tra gli errori più frequenti nella gestione dei pagamenti, e possono compromettere l’efficienza dello studio e la soddisfazione del paziente.Tutto questo crea una serie di problemi a catena: errori di trascrizione, tempi lunghi per le operazioni amministrative e, di conseguenza, meno tempo da dedicare ai pazienti.  In Italia, l’88,7 % dei medici dichiara di avere problemi con ritardi o mancati pagamenti, e il 12,1 % affronta ogni mese almeno sei pazienti che “dimenticano” di saldare le parcelle. Questi ritardi non sono solo un fastidio amministrativo: per il 21 % degli studi comportano una perdita compresa tra il 5 e il 15 % del fatturato mensile, e per il 7 % l’impatto supera addirittura il 15 %.

Anche l'esperienza del paziente ne risente, con attese più lunghe e possibili incomprensioni sui pagamenti. Eppure, tutto cambia quando il processo è semplice e ben integrato. Se il pagamento può avvenire già in fase di prenotazione o tramite un link ricevuto direttamente sul telefono, l’intera esperienza diventa più fluida. Il paziente percepisce efficienza, trasparenza e professionalità. E questo, spesso, fa la differenza.

L'Integrazione di AlfaDocs con DOJO

Esiste una soluzione per automatizzare completamente la gestione dei pagamenti in uno studio medico? 

L'integrazione tra AlfaDocs e DOJO è stata concepita per affrontare queste problematiche in modo strutturale. Attraverso un collegamento diretto tra il sistema gestionale e il terminale di pagamento, ogni transazione viene automaticamente registrata in tempo reale, associata alla fattura di riferimento e resa immediatamente visibile nella documentazione del paziente. Questo approccio elimina la necessità di interventi manuali, garantendo la coerenza e l'allineamento tra dati clinici, fiscali e contabili attraverso l'automazione del sistema.

Quanto tempo si può risparmiare automatizzando la gestione dei pagamenti? 

Il personale amministrativo può ridurre drasticamente il tempo dedicato alle pratiche burocratiche perché non deve più riscrivere manualmente i dati dei pagamenti. Il tempo risparmiato può essere utilizzato per seguire meglio i pazienti e migliorare l'organizzazione generale dello studio. Anche i pazienti notano subito la differenza. Possono pagare comodamente con la carta o con lo smartphone, ricevono immediatamente la ricevuta sul telefono e hanno la sicurezza che tutto sia stato registrato correttamente. Niente più code lunghe, niente più dubbi sui pagamenti effettuati.

Pagamenti con AlfaDocs: come funziona

Il processo inizia con la fatturazione automatica. AlfaDocs consente di generare fatture elettroniche conformi allo standard SDI, ma anche documenti tradizionali come proforma, in base alle necessità dello studio. La compilazione è rapida e precisa grazie all’integrazione con l’anagrafica del paziente e con i trattamenti effettuati, riducendo gli errori e i tempi di elaborazione.

Una delle funzionalità più apprezzate è la possibilità di inviare richieste di pagamento online direttamente al paziente, tramite email o SMS. Il paziente riceve un link personalizzato che lo indirizza a una pagina sicura in cui può saldare l’importo in autonomia, utilizzando carta di credito o altri strumenti digitali. Questa modalità, che consente di incassare in modo automatico senza dover passare dalla segreteria, è sempre più adottata negli studi moderni, soprattutto quando si vogliono garantire efficienza e tracciabilità. In sostanza, eliminare la necessità di un POS fisico, agevola il pagamento anche a distanza e semplifica la vita tanto alla segreteria quanto al paziente.

AlfaDocs aggiorna in tempo reale lo stato del pagamento associato a ciascuna fattura. All’interno del gestionale, è sempre possibile visualizzare se un pagamento è stato effettuato, se risulta parzialmente saldato o ancora da corrispondere. Questa visione in tempo reale è particolarmente preziosa per la pianificazione finanziaria dello studio. Significa sapere in ogni momento quali importi sono stati incassati, quali sono in sospeso e quali scadenze sono previste per i pagamenti rateali. 

Nel prossimo webinar Be an Alfa Doc che si terrà online il prossimo 25 Settembre, parleremo di come garantire un'esperienza di pagamento fluida e sicura per i pazienti. 

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Pagamenti dilazionati e promemoria

Cosa succede, invece, quando il trattamento ha un costo importante e si diluisce nel tempo? 

AlfaDocs offre una gestione evoluta delle rateizzazioni, configurabili direttamente dalla scheda del paziente. Ogni piano può essere personalizzato: importi variabili, scadenze flessibili, condizioni su misura. È una funzione che semplifica enormemente il lavoro negli studi odontoiatrici, fisioterapici o di medicina estetica, dove i trattamenti si sviluppano su più sedute e più mesi. E’ bene ricordare che offrire ai pazienti questa possibilità, può aumentare drasticamente il tasso di accettazione dei preventivi.

Come evitare le dimenticanze nei pagamenti rateali? È possibile automatizzare completamente l'invio dei solleciti? 

Una volta impostato il piano di pagamento, il sistema assume autonomamente la gestione di tutte le comunicazioni successive. AlfaDocs provvede all'invio automatico dei promemoria attraverso diversi canali con tempistiche personalizzabili che rispettano le preferenze del paziente e le politiche dello studio.

Questa automazione riduce drasticamente il rischio di dimenticanze, sia da parte della segreteria che dei pazienti stessi. Il sistema può inviare promemoria alcuni giorni prima della scadenza, promemoria il giorno stesso del pagamento e, se necessario, solleciti cortesi per i pagamenti in ritardo. 

Integrazione sicura con provider di pagamento

Quali garanzie di sicurezza offrono i sistemi di pagamento integrati? Come viene garantita la conformità alle normative europee? 

AlfaDocs supporta l'integrazione con diversi provider di pagamento esterni, tra cui DOJO, assicurando transazioni completamente sicure e pienamente conformi alle stringenti normative europee in materia di protezione dei dati e autenticazione forte del cliente. Il sistema rispetta integralmente le direttive PSD2 (Payment Services Directive 2) e implementa i protocolli SCA (Strong Customer Authentication), garantendo il massimo livello di sicurezza per ogni transazione. Questo significa che tutti i dati sensibili vengono crittografati secondo gli standard più elevati, le transazioni sono protette da sistemi di autenticazione a due fattori e ogni operazione viene tracciata in modo completo e verificabile.

KPI di pagamento per ottimizzare la gestione economica

Quanto tempo passa mediamente tra l’emissione di una fattura e il suo incasso? Quante parcelle restano inevase o vengono saldate in ritardo ogni mese negli studi medici privati? E quanti solleciti sono necessari, prima che un pagamento venga effettivamente completato? 

Sono tutte domande che trovano risposta attraverso l’analisi dei KPI di pagamento, indicatori fondamentali per valutare la salute economica di uno studio.

Tra i più rilevanti rientrano:

• Tempo medio di incasso, che misura la rapidità con cui lo studio trasforma le fatture in liquidità.
• Tasso di mancati o ritardati pagamenti, utile per quantificare il rischio economico e individuare eventuali criticità.
• Numero di solleciti inviati, indicatore che mostra la necessità di ottimizzare la comunicazione e i promemoria.
• Percentuale di pagamenti digitali rispetto ai contanti, che riflette il livello di digitalizzazione e tracciabilità.

Un approccio di questo tipo si inserisce nel più ampio tema della misurazione delle performance di uno studio medico, che si basa sull’analisi di diversi indicatori chiave oltre ai soli pagamenti.