Prenotazione Online e Firma Elettronica Avanzata. La coppia vincente!

Lo studio dentistico moderno ricorre sempre più spesso all'aiuto della tecnologia per rendere più efficiente e, perché no, anche divertente il lavoro del suo personale.
Il paziente moderno d'altro canto è immerso in un ambiente sempre più orientato al servizio e la digitalizzazione ha una presa molto salda sulla nostra Società.

Che si tratti di sistemi di pagamento, comunicazione interpersonale o comportamento dei consumatori, i dispositivi digitali e mobili hanno una forte influenza sulla vita quotidiana e sulla sua organizzazione.
Coloro che si sentono a proprio agio in questo ambiente, e che magari vi sono cresciuti, si affidano molto spesso a questi servizi correlati.

I sistemi di Prenotazione Online e Firma Elettronica Avanzata integrati nel software gestionale dello studio possono offrire una svolta a livello organizzativo e di servizio, soprattutto in termini di risparmio di tempo e denaro e di fidelizzazione dei pazienti.

Risparmiare usando la Prenotazione Online degli Appuntamenti

Comunemente indicato come software di prenotazione online, un sistema di pianificazione online degli appuntamenti è un'applicazione Web che consente alle persone di prenotare le proprie visite mediche online comodamente e in sicurezza tramite qualsiasi dispositivo connesso a internet, come un computer, uno smartphone o un tablet.

Nel nostro precedente articolo abbiamo approfondito i vantaggi di un sistema di prenotazione online sull’efficienza dello studio e sulla fidelizzazione dei pazienti. Oltre alla pianificazione degli appuntamenti infatti, questo sistema può offrire altre funzionalità, come le email automatiche o i promemoria via SMS, che possono essere inviati ai pazienti in una data specifica prima del loro appuntamento.

Come possiamo quantificare i vantaggi di tempo e di denaro di un sistema di programmazione online?
Procediamo a qualche semplice calcolo.

• Risparmio di tempo. I sondaggi dimostrano che uno studio che utilizza un sistema completo di gestione arriva a un risparmio di tempo del 35% nei processi legati agli appuntamenti per telefono. Il personale, dedicando meno tempo a queste attività ripetitive, può dedicarsi a compiti più importanti e urgenti.

A quanto ammonta questo risparmio? Consideriamo una struttura medica di media grandezza, che in genere prevede circa 30 chiamate ogni giorno per fissare e modificare appuntamenti in agenda. Ogni chiamata viene gestita dal personale di segreteria e risolta in un tempo medio di quattro minuti al telefono. Questo equivale a un totale di 120 minuti — oppure 2 ore — di tempo ogni giorno speso solo per prenotare gli appuntamenti al telefono.

Consideriamo anche l'invio dei promemoria degli appuntamenti. Se ipotizziamo un totale di 14 appuntamenti al giorno dobbiamo prevedere l'invio di un minimo di 14 promemoria ogni giorno in un tempo medio di 5 minuti per ciascun contatto (includendo il tempo di preparazione e di invio, la ricezione della conferma, l'assistenza per eventuali richieste o domande, nonché l'invio di un ulteriore messaggio nel caso di mancata risposta). Il totale è di 70 minuti al giorno da dedicare solo a questa attività ripetitiva, stressante e passibile di errori da parte del personale.

Se calcoliamo rapidamente il 35% del tempo totale dedicato a queste attività (3 ore e 10 minuti), possiamo dire che con il sistema di prenotazione online la segreteria dello studio potrebbe risparmiare oltre un'ora al giorno (66 minuti), tempo prezioso da dedicare ai pazienti in attesa e ad altre attività importanti.

• Risparmio monetario. I risparmi di tempo ottenuti da una struttura possono tradursi in risparmi monetari: se il personale può dedicarsi ad altri compiti, viene meno anche la necessità di lavoro straordinario o di un nuovo membro del personale da assumere per gestire il sovraccarico di lavoro manuale. In quest'ultimo scenario, i risparmi potrebbero essere davvero significativi, dal momento che uno stipendio medio annuo di un assistente amministrativo dell'ufficio medico è pari a 1.200€ netti al mese, ovvero circa 21.200€ lordi all'anno al netto delle spese di gestione (fonte: www.jobbydoo.it ). Inoltre, abbiamo già dimostrato come un sistema di promemoria di appuntamenti automatizzati può creare denaro riducendo fino al 77% il numero degli appuntamenti saltati, nonché i buchi in agenda, dando la possibilità a tutti di prenotare anche all'ultimo minuto.

A quanto ammonta questo risparmio? Se assumiamo un costo orario della poltrona di 50€, e che uno studio medico e odontoiatrico di media dimensione soffre di circa 3 appuntamenti saltati al giorno, si arriva a circa 150€ di ricavi mancati e costi non coperti ogni giorno. Se questo numero si riducesse a un terzo (grazie a meno appuntamenti saltati e a più appuntamenti online che sostituiscono la disdetta dell'ultimo minuto), lo studio potrebbe risparmiare fino a 100€ al giorno, guadagnando 500€ in più a settimana.

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funziona la Prenotazione Online

Uso integrato con Firma On-Click (la Firma Elettronica Avanzata di AlfaDocs)

L'altro vantaggio ineguagliabile è la compilazione e la firma elettronica dei documenti richiesti automaticamente dopo la prenotazione online (ad es. anamnesi, consenso informato, consenso trattamento dati ecc.). Con il servizio Firma On-Click i pazienti ricevono tutti i documenti da firmare via email e possono firmarli elettronicamente da casa o direttamente sul sito web. In questo modo arrivano in studio con tutta la modulistica obbligatoria già firmata, consentendo allo studio di dematerializzare i documenti mantenendo la piena tutela legale del medico e dell'attività.

Quali sicurezze garantisce e quali sono i maggiori benefici di Firma On-Click?

La Firma Elettronica Avanzata è la chiave che protegge e tutela il tuo studio e ti consente di eliminare alla radice il problema dell’assenza di documenti obbligatori validi per la tua tutela legale. Dotandoti di questo strumento avanzato inizi il processo di dematerializzazione del cartaceo e di protezione e tutela legale di tutti i tuoi documenti sensibili. Puoi inoltre creare una serie di documenti “essenziali" che i tuoi pazienti devono firmare prima di poter accedere a qualunque tipo di prestazione.

Per ulteriori informazioni, leggi quali sono i 3 principali vantaggi di Firma On-Click e come protegge il tuo studio.

Fidelizzazione dei pazienti

Ogni servizio del tuo studio vuole conquistare i tuoi pazienti e, soprattutto, fidelizzarli nel tempo. Unendo i servizi di Prenotazione Online e Firma On-Click, garantisci anche ai tuoi pazienti un risparmio notevole, soprattutto di tempo, mentre li fidelizzi. Come?

Pianificare gli appuntamenti al telefono di solito richiede la loro disponibilità a fare e ricevere chiamate durante l'orario di ufficio. Questo è un inconveniente per la maggior parte dei pazienti, che preferiscono dedicarsi alla programmazione delle visite con calma durante il tempo libero. Un software per dentisti dotato di un sistema di pianificazione online consente ai pazienti di prenotare in pochi click, senza attesa e senza errori perchè riceveranno un messaggio di conferma con tutti i dati dell'appuntamento a prenotazione confermata. Inoltre la prenotazione sarà possibile 24 ore su 24, non solo durante il normale orario d'ufficio.

Far firmare elettronicamente i documenti da remoto garantisce la trasparenza delle attività burocratiche e la piena consapevolezza dei contenuti firmati, dal momento che il paziente avrà più tempo da dedicare alla loro lettura e comprensione. Inoltre permette di gestire i documenti obbligatori con la massima efficienza e riduce la possibilità di errori e/o dimenticanze da parte della segreteria, che potrebbero comportare una riduzione della soddisfazione dei pazienti o, nei casi peggiori, problemi legali.

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Abbiamo visto come unire il sistema di Prenotazione Online con quello di Firma On-Click ti aiuta a semplificare la gestione e a salvaguardare il tuo studio in modo facile e con pieno valore legale. Non perdere la nostra offerta speciale che combina questi due servizi in un pacchetto unico!