Firma Elettronica Avanzata On-Click: cos'è e come protegge lo studio?

Ti presentiamo la nuova tecnologia di Firma Elettronica Avanzata per la dematerializzazione della gestione documentale. E non solo! Risparmia tempo e spazio, assicura la Privacy dei tuoi pazienti e la sicurezza del tuo studio con un servizio avanzato a pieno valore legale.

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La gestione dei documenti è sempre una delle attività più problematiche all'interno di uno studio medico e odontoiatrico. Oltre alla confusione che generalmente la gestione della carta genera di per sé, c’è anche il problema della catalogazione, lo spazio da allocare ai faldoni e non ultimo il tempo necessario per ordinare e reperire i documenti quando questi si rendono necessari. Il tuo studio ha una gestione dei documenti efficiente?

In quanto professionista, sai che responsabilità legale e tutela della tua attività non possono essere stabilite da accordi verbali tra te e i pazienti che transitano nel tuo studio. La gestione dei documenti è quindi un aspetto fondamentale per la corretta salvaguardia legale del tuo studio. Come la affronti? Partiamo da qualche semplice domanda:

• Quanti documenti fornisci alla prima visita e prima di ogni prestazione ai tuoi pazienti?
• Quanta carta passa (sì, intendo proprio fisicamente!) sulla scrivania della tua segreteria?
• Quante volte ti capita di confondere documenti o di non ricordare dove è stato sistemato il consenso privacy fatto firmare a uno specifico paziente?

La risposta spesso è: "Tante, forse troppe!"

La tecnologia ci da una grande mano in questo. Negli ultimi 20 anni l’Italia è andata verso un processo di digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti sempre più veloce. La trasmissione dei dati in formato digitale è oggi obbligatoria per la trasmissione di moltissime informazioni e deve essere effettuata rispettando criteri di sicurezza con standard molto alti (pensiamo, ad esempio, all’invio al Sistema Tessera Sanitaria). Tralasciando l’obbligatorietà, la dematerializzazione è prima di tutto un processo che semplifica enormemente la gestione documentale e, se effettuata a regola d’arte, garantisce anche la privacy e la sicurezza dello studio mantenendo il pieno valore legale dei documenti.

Torniamo al lato pratico della gestione quotidiana nel tuo studio:
quante volte effettui prestazioni senza richiedere la firma preventiva del paziente su anamnesi, piani di cura o preventivi? Spesso quasi non te ne accorgi, ma inevitabilmente accade che mentre hai il paziente in poltrona noti che sarebbe necessario un ulteriore intervento. Ogni situazione è singolare e differente: tu lavori con persone, non con macchine. Chiedi sempre al paziente di sottoscrivere il piano di cura con le ultime modifiche? Forse “non sempre”.

Questa è la normalità all’interno degli studi. Il problema talvolta si ripresenta in situazioni straordinarie, ad esempio quando il paziente torna inaspettatamente con degli appunti da fare in merito alla prestazione che hai eseguito. Hai lavorato al meglio e nonostante ciò si presenta un problema: non gli è mai stato fatto firmare il preventivo accettato, né il piano di cura, né tanto meno l’accettazione al trattamento dei dati. Nessun documento firmato che possa tutelare la tua attività o il tuo lavoro. Magari la stampante quel giorno non aveva più inchiostro, il paziente era di corsa e in sala d’attesa c’erano altri due pazienti. Impossibile chiedere 10 minuti di tempo a lui o alla segreteria per firmare alcunché. Fatto sta che il paziente adesso è qui, non ha firmato nulla e tu sei in seria difficoltà, perché in caso di contenzioso non ti sarà possibile provare che hai svolto il tuo dovere al meglio. Il “sì” verbale (confermato sulla poltrona al momento di eseguire la prestazione) non ha valore legale.

È qui che entra in gioco l’importanza di tutelare te stesso e la tua attività, in cui hai investito tempo e denaro, con dei metodi adeguati e all’avanguardia. Come? Vediamo insieme i primi passi:

• Digitalizza tutti i tuoi documenti sensibili ed evita così che si deteriorino e si confondano tra loro.
• Dematerializza tutto il cartaceo salvandolo in un posto sicuro dal quale non sia possibile perdere o cancellare documenti per errore.
• Crea una serie di documenti “essenziali” che i tuoi pazienti non possono esimersi dal firmare elettronicamente prima di iniziare qualunque tipo di prestazione. 

Nell’ultimo punto ho scritto qualcosa di molto importante: Firmare elettronicamente. È proprio questa la chiave che protegge e tutela il tuo studio e ti fa eliminare alla radice il problema dell’assenza di documenti obbligatori validi per la tua tutela legale.

Firmare elettronicamente è ai nostri giorni essenziale per accertare provenienza ed autenticità del documento nonché per confermare l’identità di chi lo sottoscrive.

Supponiamo per un secondo che sentissi la necessità di tutelare il tuo studio a pieno e che volessi fare chiarezza nel caotico mondo delle firme elettroniche. Che differenza c’è tra Firma Elettronica, Firma Elettronica Qualificata (FEQ) e Firma Elettronica Avanzata (FEA)?

Leggi il nostro ultimo articolo: Capire la differenza tra Firma Elettronica (FE), Firma Elettronica Avanzata (FEA), Firma Elettronica Qualificata (FEQ) e Firma Digitale (FD). Ti spieghiamo chiaramente tutte le novità apportate dal Regolamento EU al CAD, e come cambia di conseguenza il loro valore probatorio, con rimandi a fonti ufficiali e affidabili. Potrai scaricare una tabella riassuntiva per levarti ogni dubbio sulle tipologie di firme.

In AlfaDocs abbiamo deciso di dotare il nostro gestionale sia di una Firma Elettronica (FE) che di una Firma Elettronica Avanzata (FEA), a cui abbiamo dato il nome di Firma On-Click.

Guarda come firmare elettronicamente in 3 minuti

Quali sicurezze garantisce e quali sono i maggiori benefici di Firma On-Click?

Ecco i 3 principali:

1. Con Firma On-Click hai sicurezza legale. Il processo di Firma Elettronica Avanzata (Firma On-Click) ti consente di far firmare ai pazienti documenti informatici garantendo un livello maggiore di sicurezza rispetto alla firma semplice. La nostra Firma On-Click ti permette di usare sia il tratto grafico che di firmare con un semplice “click” del mouse. La sicurezza dell’intero processo è garantita dal sistema OTP (one time password) che inoltra un codice di verifica via SMS al paziente, identificandolo come unico soggetto in grado di poter apporre la firma o il click in questione. Esattamente come fai con la tua banca. La Firma Elettronica Avanzata ha pieno valore legale in caso di controversie. Con la Firma On-Click infatti è molto semplice provare l’identità della persona che ha firmato il documento, in quanto il documento di identità viene caricato e salvato direttamente nel tuo gestionale durante il primo processo di firma in studio. Questo processo è inoltre estremamente trasparente verso il paziente, che non dovrà apporre la sua firma in una schermata bianca, ma avrà sempre visibilità di ciò che sta firmando (proprio come se stesse firmando su un foglio, insomma)
2. Con Firma On-Click risparmi carta e tieni tutto in ordine. Dematerializzando i documenti e conservandoli digitalmente, risparmierai carta, inchiostro, spazio e denaro. Potrai inoltre caricare ogni singolo documento direttamente sulla cartella clinica del paziente specifico, che potrà disporre della documentazione completa, da visualizzare liberamente nel suo pannello dell'applicazione. Questo significa efficacia e un risparmio di tempo notevole, azzerando la possibilità di errori e confusione, fornendo un servizio moderno e all’avanguardia.
3. Con Firma On-Click firmi da remoto e risparmi tempo (e ne farai perdere meno ai tuoi pazienti!). Un altro grande vantaggio del sistema OTP, unico nel suo genere, è la possibilità di poter firmare documenti da remoto mantenendo il pieno valore legale. Cosa implica la firma da remoto? Significa che puoi inviare i documenti al paziente via email e lui, da casa, li compila (es. prima della prima visita l’anamnesi e il consenso al trattamento dei dati, li firma e te li rimanda). Ciò significa che quando il paziente arriverà in studio sarà già tutto pronto, tu sarai perfettamente tutelato e perderai meno tempo in burocrazia.