3 mosse vincenti per mettere al sicuro il tuo studio e i dati dei pazienti

• 1. Il cloud è la scelta più sicura per il tuo studio
• 2. Identità digitale e autenticazione. Chi entra davvero nei tuoi dati?
• 3. Il fattore umano fa la differenza

Nel 2025, è ormai impensabile gestire i dati dei pazienti su supporti cartacei. Anche gli studi che si affidano a software gestionali devono prestare particolare attenzione alla sicurezza dei dati e alle modalità con cui vengono archiviati e protetti. Le minacce informatiche, gli errori umani e i rischi legati alla conservazione fisica rendono indispensabile una gestione consapevole e sicura delle informazioni sensibili. Molti studi medici credono che tenere i documenti in un armadio sotto chiave sia sufficiente per proteggerli. Ma è davvero così? Chi può aprire quell’armadio? Chi garantisce che i documenti non vengano consultati o copiati senza autorizzazione?

1. Il cloud è la scelta più sicura per il tuo studio

Ormai è chiaro a tutti gli operatori sanitari: gli archivi cartacei sono un problema. Accatastare cartelle e documenti nei vecchi raccoglitori non solo rallenta il lavoro, ma rischia di compromettere la sicurezza delle informazioni sensibili. Chi lavora in uno studio medico sa bene quanto sia difficile rintracciare velocemente una cartella, gestire gli spazi e proteggere dati tanto delicati. Quanto tempo servirebbe per recuperare i dati dei pazienti in caso di smarrimento? Quali sarebbero le ripercussioni per lo studio e per i pazienti? In un contesto normativo sempre più stringente, l’affidabilità e la sicurezza della gestione dei dati non dovrebbero mai essere trascurate per diversi motivi. 

Facciamo degli esempi:

I fascicoli cartacei sono vulnerabili a incendi, allagamenti, furti e smarrimenti. Inoltre, gestire manualmente i documenti espone i dati a errori, accessi non autorizzati e una tracciabilità quasi inesistente. Il rischio non è solo operativo, ma anche legale: le normative sulla privacy e la protezione dei dati impongono standard sempre più elevati che la carta, semplicemente, non può garantire. Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), ad esempio, impone rigorose misure di sicurezza per la gestione delle informazioni sensibili e prevede sanzioni per chi non adotta adeguati protocolli di protezione.

Un documento archiviato male è un documento perso, e senza backup non c’è modo di recuperarlo. Anche la lentezza operativa è un problema: cercare un fascicolo richiede tempo prezioso, rallentando il lavoro del team e compromettendo l’esperienza del paziente. Ogni minuto impiegato nella ricerca di un documento potrebbe essere utilizzato per migliorare l’assistenza ai pazienti, ridurre i tempi di attesa e ottimizzare il flusso di lavoro dello studio.

La soluzione è semplice: digitalizzare tutto e affidarsi al cloud. Questo non solo garantisce maggiore sicurezza e protezione dei dati, ma semplifica la gestione dello studio, rendendo le informazioni sempre accessibili e aggiornate. Tuttavia, non tutti i cloud sono uguali, ed è fondamentale scegliere il provider giusto per garantire la sicurezza e la conformità alle normative. Un buon sistema di archiviazione digitale deve essere scalabile, permettendo di adattarsi alla crescita dello studio, e garantire un alto livello di protezione contro eventuali attacchi informatici.

Il cloud rappresenta una svolta per gli studi sanitari. Permette di accedere ai dati in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo, migliorando l’efficienza operativa. Inoltre, rispetto ai server locali, offre una sicurezza superiore: i dati sono conservati in centri di calcolo specializzati, protetti da virus e malware e costantemente aggiornati. Un aspetto spesso sottovalutato è la comodità: i gestionali in cloud eliminano la necessità di interventi tecnici complessi, automatizzando aggiornamenti e procedure di sicurezza. Questo riduce il rischio di errori e garantisce la continuità operativa dello studio.

Cesare Vagnini, fondatore di Datawave ed esperto in materia di privacy, sarà ospite del webinar Be an Alfa Doc il prossimo 20 febbraio alle ore 13. Parleremo di come una soluzione 100% in cloud può rendere il tuo studio più sicuro ed efficiente, eliminando i rischi legati alla gestione tradizionale dei dati e garantendo conformità normativa e protezione avanzata.

Quando si tratta di proteggere i dati sensibili dei pazienti, il primo elemento da valutare è la sicurezza offerta dal provider. Un sistema di crittografia avanzata, backup automatici e protezione contro accessi non autorizzati è essenziale per evitare brutte sorprese. Inoltre, è indispensabile che il servizio scelto sia conforme alle normative sanitarie e al GDPR, per evitare rischi legali e sanzioni. Anche l’affidabilità gioca un ruolo chiave: un buon provider cloud deve garantire un accesso continuo ai dati senza interruzioni, permettendo al personale medico di lavorare senza ostacoli. Avere la certezza che i dati siano protetti da misure di sicurezza avanzate offre una tranquillità impagabile sia ai professionisti dello studio che ai pazienti, i quali affidano le proprie informazioni personali con maggiore serenità.

Un altro aspetto da considerare è la gestione degli accessi. Un sistema efficace deve permettere di impostare permessi specifici per ogni utente e tracciare chi accede ai dati e quando. Questo non solo protegge le informazioni, ma aiuta anche a mantenere un controllo costante sulla sicurezza del sistema.

Come cambia il GDPR per lo studio nel 2025?

2. Identità digitale e autenticazione. Chi entra davvero nei tuoi dati?

La password è morta, o almeno dovrebbe esserlo.

Nella gestione moderna dei dati sanitari, non basta più avere una password semplice o affidarsi a metodi di autenticazione obsoleti: le minacce informatiche sono in costante evoluzione e richiedono misure di sicurezza avanzate.

Uno studio medico deve garantire che solo il personale autorizzato possa accedere ai dati dei pazienti, evitando intrusioni o utilizzi impropri delle informazioni. Le violazioni di sicurezza possono avere conseguenze gravi, non solo dal punto di vista normativo, ma anche per la reputazione dello studio e la fiducia dei pazienti.

Le password deboli o ripetute sono tra le principali cause di violazioni informatiche. Molti utenti tendono a usare le stesse credenziali per più servizi, aumentando il rischio di attacchi da parte di malintenzionati. Inoltre, le tecniche di phishing e gli attacchi brute-force rendono sempre più facile per gli hacker ottenere l’accesso ai sistemi.

Per garantire un alto livello di sicurezza, è indispensabile adottare metodi di autenticazione più sicuri, come:

• Autenticazione a due fattori (2FA): oltre alla password, viene richiesto un secondo fattore, come un codice temporaneo generato da un’app o inviato via SMS. Questo impedisce l’accesso non autorizzato anche se la password viene compromessa.
• Token di sicurezza hardware: dispositivi fisici che generano codici unici per l’accesso ai sistemi. Questa soluzione offre una protezione avanzata, poiché l’utente deve avere con sé il token fisico.
• Firma OTP (One Time Password): un sistema che consente di convalidare documenti digitali tramite una password temporanea inviata via SMS o app dedicata. Questo garantisce un’elevata sicurezza, evitando il rischio di manomissioni e garantendo la conformità legale delle firme elettroniche.

Implementare questi strumenti significa ridurre drasticamente il rischio di accessi non autorizzati e proteggere i dati dei pazienti da minacce esterne e interne. La sicurezza informatica in uno studio medico non è un optional, ma una necessità per garantire conformità normativa e tutela delle informazioni sensibili.

Firma Elettronica: il passo successivo per la sicurezza dei dati

Oggi uno studio medico che vuole stare al passo coi tempi deve fare i conti con la Firma Elettronica, l'unica vera garanzia di documenti certi e inattaccabili. Prendiamo i casi più frequenti: anamnesi, consensi informati, prescrizioni, referti. Sono documenti che non possono essere affidati ad una firma sbadata. La doppia firma - paziente e medico - diventa un passaggio cruciale. Un documento monco rischia di perdere tutto il suo valore legale, aprendo la strada a contenziosi che nessuno vuole.

Oggi bastano pochi secondi e un codice OTP, come detto in precedenza, per certificare un documento. Un sistema che taglia i tempi, elimina gli errori e lascia una traccia digitale inequivocabile. Il vantaggio è doppio: da una parte si velocizza il lavoro, dall'altra si mettono al sicuro i diritti di tutti. Medici e pazienti guadagnano in chiarezza, trasparenza e rapidità.

Scopri come proteggere il tuo studio dai rischi legali con la doppia firma sui documenti

3. Il fattore umano fa la differenza

La formazione sulla sicurezza viene spesso vista come un fastidioso obbligo normativo, qualcosa da "spuntare" dalla lista delle cose da fare. Proteggere i dati sanitari, in realtà, è un dovere etico che, tra le altre cose, non dovrebbe essere un compito esclusivo del responsabile IT o del medico titolare dello studio: è una responsabilità condivisa da tutto il team. Anche i migliori sistemi di protezione possono essere vanificati da errori, distrazioni o scarsa consapevolezza del personale. 

Ma come si crea una cultura della sicurezza in uno studio medico?

Non serve sommergere il personale di tecnicismi informatici, ma è fondamentale che comprendano le implicazioni concrete delle loro azioni quotidiane. In altre parole, ogni collaboratore deve essere consapevole dei rischi informatici e di come prevenirli. Questo processo inizia con l’istruzione su buone pratiche come:

• Il riconoscimento di email di phishing e tentativi di ingegneria sociale.
• L’uso di password sicure e l’importanza dell’autenticazione a più fattori.
• Le procedure corrette per l’accesso e la gestione delle informazioni sensibili.
• L’aggiornamento periodico delle competenze per stare al passo con le nuove minacce informatiche.

Un team consapevole e ben formato è la prima linea di difesa contro gli attacchi informatici e gli errori che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati.

In sintesi, la sicurezza informatica non è un corso da seguire una volta e dimenticare. Per uno studio medico che voglia definirsi “moderno”, è una vera e propria filosofia di lavoro che entra nelle ossa del team, giorno dopo giorno. Facciamo un esempio pratico: computer o tablet dovrebbero sempre essere in standby quando non utilizzati o lasciati incustoditi. Nessuno dovrebbe poter curiosare, nemmeno per sbaglio. È un riflesso automatico, come chiudere a chiave lo studio la sera.

Ma non basta. Simulazioni di attacchi informatici - i cosiddetti test di phishing - che mettono alla prova i nervi e la preparazione del personale. Chi “abbocca” a una mail sospetta? Chi clicca dove non dovrebbe? Meglio scoprirlo in un ambiente protetto che nel momento peggiore. Infine, tutti i dispositivi dovrebbero essere costantemente aggiornati con le ultime patch di sicurezza, così da ridurre il rischio di esposizione a falle e attacchi informatici. 

Solo integrando queste misure nella routine quotidiana, lo studio medico potrà mantenere un alto livello di protezione dei dati sensibili.