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A norma di GDPR con un software in cloud?

In questo articolo capiremo come mantenere lo studio medico e odontoiatrico a norma con l’applicazione della nuova legge sul trattamento dei dati personali GDPR, grazie  un software gestionale in cloud.

Il nuovo regolamento porta con sé nuovi obblighi e adempimenti, che si riflettono in altro tempo speso per revisionare la gestione dei dati e, soprattutto, in costi per le consulenze tecniche.

Tuttavia, per restare a norma di GDPR non occorrono competenze approfondite, ma soltanto strumenti informatici efficaci che rispettino le disposizioni.

Utilizzare un software generico, cioè non pensato specificamente per lo studio medico-odontoiatrico, per gestire i dati dei pazienti, oppure affidarsi ad un gestionale non aggiornato alla nuova normativa, infatti, espone lo studio al rischio di sanzioni pesantissime da parte delle autorità di controllo.

Compilare preventivi o piani di cura con Word o Pages, ad esempio, non permette facilmente di avere un controllo effettivo su chi accede ai dati dei pazienti, come vengono gestiti e con quale scopo.

Eppure l’accesso controllato per diritti di utilizzo, unito al monitoraggio di tutti i trattamenti sui dati, sono adempimenti imprescindibili per il responsabile dei dati sensibili dei pazienti, secondo il GDPR.

Esistono software gestionali specifici per studi medici-odontoiatrici perfettamente adeguati alla norma, che abbattono i tempi dei processi e soprattutto non prevedono costi aggiuntivi per gli adempimenti del GDPR. Non occorrono competenze giuridiche specifiche, basta scegliere il software giusto.

Caratteristiche di un software a norma di GDPR

Quanto previsto dal nuovo regolamento europeo GDPR ridefinisce fortemente i processi per il trattamento dei dati sensibili dei pazienti all’interno di uno studio medico-odontoiatrico, considerando che per dati sensibili sono intese tutte le informazioni personali dei pazienti, non soltanto quelle relative allo stato di salute.

Scegliere un software gestionale qualsiasi non è la scelta giusta, poiché occorre fare attenzione che il programma sia perfettamente a norma di GDPR e quindi permetta di svolgere tutte le attività previste dal regolamento.

In particolare, le attività principali previste dal regolamento sono:

  • controllare gli accessi al software che tratta i dati sensibili dei pazienti;
  • assegnare diritti di utilizzo specifici per ogni utente;
  • proteggere da violazioni esterne e intrusioni;
  • compilare il registro delle attività eseguite sui dati che contenga:
    1. il tipo di attività eseguita sui dati
    2. l’utente che ha eseguito l’attività
    3. la data esatta di quando l’attività è stata eseguita
    4. la finalità dell’attività
  • garantire l’integrità dei dati contro danni fisici o difetti dei dispositivi;
  • la possibilità di accedere sempre ai dati e di recuperarli in caso di danneggiamento.

Le attività previste dal GDPR richiedono specifiche funzionalità e caratteristiche che un software generico o un software installato, cioè un software che deposita tutti i dati in locale, direttamente sul dispositivo, difficilmente possono offrire.

Un software generico, infatti, raramente permette di impostare diritti di utilizzo personalizzati per ogni collaboratore. E un software che conserva i dati in locale è maggiormente esposto alle conseguenze negative derivanti da un danneggiamento all’hardware. Tra queste conseguenze c’è, spesso, la perdita dei dati.

Sicurezza a prova di Sanità

Se i software generici e i software installati presentano delle limitazioni in ottica GDPR dentisti, a quale software conviene affidarsi? La soluzione consigliata è quella di ricorrere a un software in cloud, cioè un software che conservi i dati non all’interno del dispositivo dello studio, ma in un centro-dati ad alta sicurezza, esterno allo studio e provvisto di tutte le più moderne e sofisticate misure di sicurezza.

Immagazzinare i dati dei pazienti in questi Centri Dati è una scelta già adottati da grandi aziende, istituzioni pubbliche e gruppi bancari. La portabilità dei dati, l’accesso controllato e la condivisione immediata di documenti sono funzionalità necessarie, difficilmente raggiungibili restando ancorati a una tecnologia installata che conserva i dati sul PC o su server interni.

Uno studio elaborato da Sirmi SPA sostiene che più complessa è la gestione dei dati all’interno di una struttura e più le aziende tendono ad avvicinarsi a sistemi di gestione cloud, poiché essi rende i processi di inserimento e condivisione più rapidi senza sacrificarne la sicurezza.

All’interno di uno studio medico-odontoiatrico la situazione non è molto diversa, si pensi all’inserimento dei piani di cura, delle fatture, oppure degli appuntamenti dei pazienti, frequentemente gestiti tra titolare dello studio, consulenti esterni e addetti alla segreteria.

Un altro studioelaborato dall’Osservatorio Cloud & ICT del Politecnico di Milano, mostra come le piccole e medie imprese che utilizzano gli strumenti offerti dalla tecnologia cloud siano passati, tra 2016 e 2017, dal 21% al 35%.

La Pubblica Amministrazione non è esclusa da questo processo e, soprattutto nella sanità pubblica, si è già provveduto a spostare i dati di tutti i pazienti italiani nei Fascicoli Sanitari Elettronici, attualmente su base regionale.

AlfaDocs è in linea con il GDPR

Un software gestionale in cloud come AlfaDocs offre funzionalità a norma di GDPR e alla protezione dei dati dei pazienti nello studio medico-odontoiatrico. La possibilità di depositare i dati in un centro-dati ad alta sicurezza, e non all’interno del PC, ha il beneficio di garantire il massimo livello di protezione contro virus e attacchi informatici.

La tecnologia cloud del software, inoltre, permette di avere sempre accesso ai dati e, quindi, di recuperarli in qualsiasi momento, beneficiando anche di backup automatici giornalieri, senza che sia lo studio a doversene occupare.

L’accesso ai dati è possibile solo tramite credenziali univoche ed è anche possibile impostare un accesso con doppia sicurezza, cioè un codice inviato sul telefono dopo aver inserito email e password.

Il controllo puntuale degli accessi permette inoltre al software di elaborare con facilità il registro delle attività, annotando tutti i processi di trattamento dei dati.

Sicurezza, protezione e conformità al GDPR sono perciò assolutamente garantiti e ciò non preclude allo studio di poter scaricare i dati sul proprio PC e trattarli con altri programmi: i dati restano di proprietà del titolare, non vi è nessuna limitazione al download, né costi aggiuntivi per l’esportazione dei file.

Quanto costa essere in cloud

Scegliere un software gestionale in cloud come AlfaDocs significa essere conformi alla normativa sul trattamento dei dati, risparmiando tempo e denaro. Un programma installato, invece, espone i dati a rischi notevoli, come abbiamo approfondito in questo articolo, rendendo più complicata e, in molti casi, più costosa la conformità al nuovo regolamento europeo GDPR 2018.

AlfaDocs non aggiunge costi per gli aggiornamenti di sicurezza, né per l’elaborazione di backup dei dati gestiti tramite il software, effettuati automaticamente in duplice copia, ogni giorno. I dati restano di proprietà del titolare dello studio, ma è AlfaDocs a mantenerli al sicuro a norma di GDPR.

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