Prevenire rischi legali con la doppia firma digitale di medici e pazienti

• Prevenire errori e contenziosi
• La "doppia firma" come garanzia legale
  
• Applicazioni pratiche: addio alla stampante e allo scanner
• Nessun rischio con la firma operatori di AlfaDocs

La firma di documenti è un processo che coinvolge vari tipi di documenti, come anamnesi, consensi informati, prescrizioni mediche, referti di laboratorio, piani di cura o preventivi: questi documenti devono essere firmati non solo dai pazienti ma anche dai medici e da altri operatori sanitari. 

Prevenire errori e contenziosi

La gestione tradizionale dei documenti cartacei comporta il rischio che alcuni documenti non vengano firmati a causa di errori umani, mancanza di tempo o semplice dimenticanza. In molti pensano che la firma cartacea sia sufficiente per rispettare tutte le norme stringenti sulla tutela dei dati e sul valore legale dei documenti. In verità questo è un grave errore che commettono in molti e che può esporre a diversi tipi di rischi legati non solo all'integrità delle informazioni sanitarie, ma anche alla reputazione dello studio. Immaginiamo che un paziente riceva una terapia sbagliata a causa di una documentazione non completa o validata: le conseguenze potrebbero essere devastanti sia per il paziente che per la struttura sanitaria. 

Negli ultimi anni, il numero di contenziosi legali nel settore sanitario è aumentato significativamente. Secondo la Commissione Parlamentare d’inchiesta sugli errori sanitari, il 78,2% dei medici ritiene di correre un maggiore rischio di procedimenti giudiziari rispetto al passato. Questo aumento è in parte attribuibile alla maggiore consapevolezza dei diritti dei pazienti e alla disponibilità di strumenti legali per perseguire i reclami. 

Qual è la migliore soluzione per gli studi medici?

Alla luce di questo trend preoccupante, la gestione accurata della documentazione sanitaria digitale e l’utilizzo della Firma Elettronica, assumono un’importanza fondamentale per la tutela della categoria medica: una documentazione completa e ben organizzata è, infatti, una delle poche “armi” in grado di fornire prove concrete che possono essere utilizzate in tribunale per difendere le decisioni e le azioni dei professionisti sanitari. La firma digitale dei documenti è una soluzione in grado di mitigare diversi rischi grazie anche alla sua natura digitale, che assicura la validazione dei documenti in modo tempestivo, offrendo un livello di sicurezza e autenticità che protegge i dati sensibili e garantisce la conformità con le normative legali. La firma digitale, inoltre, riduce il rischio di errori umani, automatizzando la gestione documentale e assicurando che tutte le informazioni siano autentiche e inalterabili, requisito fondamentale per aumentare il valore probatorio di un documento.

La “doppia firma” come garanzia legale

Il tema della dematerializzazione, seppur discusso oramai da diversi anni in tutti i settori, resta ancora oggi attuale, a causa della mancata trasformazione radicale che inizialmente si era auspicato avvenisse nel medio termine. E’ bene chiarire che per dematerializzazione bisogna intendere non solo la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, ma anche il ripensamento completo dei processi di gestione documentale, al fine di migliorarne l'efficienza, la sicurezza e la conformità alle normative, in particolare al GDPR. Ed è proprio il GDPR ad avere un ruolo centrale in questo processo poiché gli stringenti requisiti sulla gestione dei dati personali, inclusi quelli sanitari, possono essere soddisfatti proprio grazie ad una gestione documentale che sia completamente digitale. in grado di garantire la tracciabilità e la protezione da accessi non autorizzati, riducendo significativamente il rischio di falsificazione o violazioni della privacy.

Quindi, la garanzia del valore legale di un documento firmato digitalmente sia dal paziente che dall’operatore, è uno degli aspetti più importanti da tenere in considerazione quando si decide di adottare la Firma Elettronica come strumento a supporto delle attività burocratiche in uno studio medico. Bisogna ricordare che nel caso di una Firma Elettronica con sistema OTP (One time password) i documenti clinici firmati digitalmente hanno lo stesso valore legale dei documenti firmati a mano, a condizione che vengano utilizzati metodi di firma sicuri e conformi alle normative. 

Applicazioni pratiche: addio alla stampante e allo scanner

Come accennato in precedenza, uno dei principali casi d’uso della firma digitale è la gestione delle anamnesi dei pazienti. Le anamnesi sono documenti cruciali che contengono informazioni dettagliate sulla storia medica del paziente, incluse le diagnosi passate, i trattamenti ricevuti o, ad esempio, le allergie conosciute. Questo documento obbligatorio necessita di essere firmato non solo dal paziente, ma ovviamente anche dall’operatore sanitario che ha la responsabilità di seguire il paziente durante il suo percorso di cura. 

Normalmente la firma di questi documenti viene apposta inizialmente dai pazienti, per essere poi consegnata in fase di accettazione. A questo punto la segreteria dello studio prende in carico la gestione di quel documento: in genere il documento viene stampato e consegnato al medico che lo firmerà per la presa visione. Il ciclo di vita di questo documento non è ancora finito: la segreteria dovrà archiviare quel documento e allo stesso tempo renderlo sempre disponibile per la consultazione. 

La Firma Elettronica consente, invece, di firmare le anamnesi direttamente da un dispositivo digitale, come ad esempio lo smartphone del paziente (che può farlo comodamente anche da remoto prima di recarsi in studio), senza dover stampare e scansionare i documenti. La stessa cosa farà il medico di studio: questo non solo accelera il processo di firma, ma garantisce anche che le informazioni siano archiviate in modo sicuro e facilmente accessibili in caso di necessità.

Nessun rischio con la Firma Operatori di AlfaDocs

AlfaDocs offre un processo integrato e semplice per consentire anche agli operatori di firmare i documenti digitalmente: in pochi clic tutto il “percorso del documento” viene ridotto, permettendo una facile archiviazione e consultazione a posteriori.

Ecco come in AlfaDocs puoi tenere sotto controllo lo stato di tutti i documenti:

Riduci errori o dimenticanze, tutti i documenti firmati in un clic!

• Assegnazione dell'Operatore Firmatario

Il processo inizia con l'assegnazione di un operatore come firmatario da parte dell’amministratore del sistema. Questo passaggio è fondamentale per assicurare che ogni documento abbia un firmatario designato, riducendo così il rischio di documenti non firmati che potrebbero compromettere la validità legale e operativa.

• Tutti i documenti dello studio pronti per essere firmati

Una volta assegnato l'operatore firmatario, con AlfaDocs è possibile configurare non solo l'anamnesi ma qualsiasi documento modello per richiedere la firma. Questa funzionalità permette di automatizzare la richiesta di firma, garantendo che nessun documento venga finalizzato senza la dovuta autorizzazione.

• Firma in un clic

Quando l'operatore accede al sistema per utilizzare un modulo di anamnesi o un documento modello, il sistema richiede automaticamente la sua firma digitale. L'operatore può aggiungere la firma direttamente all'interno di AlfaDocs, usando il passaggio di sicurezza OTP e ricevendo una password temporanea sul proprio telefono cellulare.

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