In questo articolo rispondiamo alle domande più frequenti sulla Fatturazione Elettronica per gli studi medici, odontoiatrici e per i professionisti sanitari.
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Questo articolo FAQ contiene voci che trattano argomenti legali; nessun tipo di garanzia viene data sul fatto che le informazioni siano accurate, corrette, aggiornate o che non contravvengano alla legge stessa. Le informazioni fornite nella FAQ sono di natura generale e hanno il solo scopo divulgativo. Esse non possono pertanto sostituire il parere di un professionista autorizzato, ovvero di persona, ufficio o autorità competente con conoscenze specializzate che possano applicarsi alla specificità del caso di chi legge.
La fattura elettronica è una fattura in formato digitale (XML) che mantiene tutte le caratteristiche a norma di legge già previste per la fattura cartacea utilizzata finora dagli studi medico-odontoiatrici e da tutti i professionisti sanitari (Art. 21 DPR 633/1972).
Per un approfondimento delle informazioni obbligatorie contenute in una fattura a norma leggi “Cosa deve contenere una fattura a norma di legge” nella nostra FAQ sulla Fatturazione.
La Legge n. 15/2025, che converte il DL Milleproroghe (202/2024), ha esteso fino al 31 dicembre 2025 l’esonero dalla fatturazione elettronica per i medici e i professionisti sanitari.
Questo significa che, anche per tutto il 2025, le prestazioni sanitarie rivolte ai pazienti continueranno a essere documentate con fatture cartacee, mentre i dati delle spese sanitarie dovranno essere inviati al Sistema TS.
L’obbligo di fatturazione elettronica resta invece in vigore per tutte le altre operazioni non sanitarie.
Per avere maggiore chiarezza su questo punto consigliamo di leggere “Quando va emessa la fattura” nella nostra FAQ sulla Fatturazione nello studio.
Ad oggi la normativa non prevede l’obbligo di una firma elettronica certificata sulle fatture, ma prevede che debba essere garantita integrità, autenticità e validità legale delle fatture attraverso un procedimento riconosciuto dalla legge, come la firma elettronica certificata.
La firma elettronica certificata può essere applicata in modo digitale sulle fatture attraverso un dispositivo, ad esempio Pendrive o Carta Nazionale dei Servizi (CNS) che è possibile reperire presso tutte le Camere di Commercio locali, oppure tramite software che hanno il processo di firma integrato direttamente.
Attraverso un software abilitato alla firma elettronica certificata, le fatture e tutti i documenti dello studio possono essere firmati direttamente, rendendo più semplice il procedimento ed eliminando un passaggio faticoso per l’invio al Sistema di Interscambio. Per togliere ogni dubbio sui tipi di firme elettroniche, ti consigliamo di leggere il nostro articolo su le differenze tra la Firma Elettronica Semplice, Avanzata, Qualificata e Firma Digitale.
Invece, nel caso in cui lo studio sia interessato alla firma tramite dispositivi esterni, può rivolgersi agli enti certificatori riconosciuti dall’Agenzia delle Entrate, che possono essere scelti tra i prestatori di servizi fiduciari dell’Agenzia per il Digitale.
Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che regola il flusso delle fatture elettroniche dalle Partite IVA italiane verso la Pubblica Amministrazione e, a partire dall’applicazione della Fatturazione Elettronica nel 2021 (a causa dell'estensione della proroga dell'obbligo di fatturazione elettronica con la Manovra 2020), anche tra privati.
Lo studio medico-odontoiatrico o il professionista sanitario possono utilizzare autonomamente il SdI per inviare le fatture, accedendo al portale Entratel/Fisconline dell’Agenzia delle Entrate.
Il modo più facile è l’utilizzo di un software gestionale che offra l’invio diretto al Sistema di Interscambio per inviare tutte le fatture in automatico senza che lo studio debba perdere del tempo aggiuntivo per accumulare le fatture e passarle a qualcuno o qualcosa di esterno al proprio sistema gestionale.
Altra alternativa, spesso legata a costi aggiuntivi non da poco, è delegare l’invio delle fatture al sistema SdI ad un professionista autorizzato ai servizi fiscali: sarà quindi necessario consegnare il relativo modulo di delega direttamente agli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
Le fatture vengono trasmesse dallo studio ai pazienti, oppure dai fornitori allo studio, attraverso il Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia delle Entrate e permette agli studi medici, odontoiatrici e a tutti i professionisti sanitari, di interagire più rapidamente con pazienti, fornitori e Pubblica Amministrazione; aumentando il livello di trasparenza e velocizzando tutti i processi fiscali - soprattutto se lo studio utilizza un software gestionale collegato direttamente con il SdI.
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Il Codice Destinatario (precedentemente chiamato Codice Univoco) è un codice che permette l'instradamento delle fatture ad un soggetto che funge da intermediario, come un software gestionale abilitato o un consulente fiscale. In questo modo lo studio medico-odontoiatrico è abilitato alla ricezione delle fatture tramite l'intermediario stesso.
Il Codice Destinatario (o Univoco) deve essere inserito nelle impostazioni del proprio accesso al Sistema di Interscambio, in quanto esso è un riferimento funzionale all'instradamento delle fatture tra SdI ed intermediario.
Il Codice Destinatario viene infatti rilasciato ai soli soggetti dotati di un canale di trasmissione delle fatture accreditato e non è necessario che gli studi comunichino ai propri fornitori il Codice Destinatario.
Sconsigliamo perciò di condividere il Codice Destinatario fornitori o con qualsiasi soggetto terzo, ma di impostare il Codice Destinatario del proprio software gestionale o dell'intermediario utilizzato per la Fatturazione Elettronica sul portale del SdI, perché in questo modo le fatture vengono automaticamente inoltrate all'intermediario senza dover comunicare il Codice Destinatario ad ogni singolo fornitore.
Nel nostro tutorial come registrare il Codice Destinatario nel portale del SdI vi sono le istruzioni per impostare il Codice Destinatario sul portale del SdI. Tuttavia, è necessario:
Prima di inviare una fattura al SdI lo studio deve accertarsi di:
I file di formato XML hanno una struttura particolare e l’Agenzia delle Entrate ha prodotto una documentazione molto precisa per la compatibilità dei file da inviare al Sistema di Interscambio.
Per generare automaticamente un file XML per una o più fatture, è possibile utilizzare un software gestionale conforme alla normativa, che preveda la conversione delle fatture in questo formato di file specifico e garantisca piena compatibilità con il SdI.
Le fatture dello studio devono essere inviate entro 12 giorni dal ricevimento del pagamento seguendo quanto indicato dalle comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Software gestionali abilitati alla Fatturazione Elettronica generano file XML per le singole fatture, oppure un file archivio che raccolga più fatture contemporaneamente.
Sarà a discrezione dello studio decidere se procedere con un invio per ogni singola fattura, oppure inoltrare al SdI tutte le fatture con eguale data di emissione in un unico invio.
Inviare una fattura in ritardo al Sistema di Interscambio corrisponde alla stessa condotta di invio tardivo previsto per le fatture cartacee e perciò configura una violazione.
In particolare l’Art. 6 comma 2 del DLgs 471/1997 prevede che in caso di registrazione e documentazione di operazioni esenti (quindi le prestazioni medico-sanitarie) possa essere comminata una sanzione amministrativa corrispondente 5-10% dell’importo delle fatture non documentate.
L’obbligo dell’imposta di bollo per tutte le fatture con valore superiore ai 77,47 € resta immutato anche per la Fatturazione Elettronica.
Tuttavia, grazie alla semplificazione del processo di fatturazione e soprattutto di interazione tra gli studi e l'Agenzia delle Entrate, non sarà più necessario richiedere una autorizzazione per il pagamento del bollo sulle fatture, né tantomeno acquistarle fisicamente dai rivenditori.
Secondo la Circolare 16E/2015 dell'Agenzia delle Entrate, sarà possibile pagare in unica soluzione l'importo di tutte le marche da bollo dovute sulle fatture dell'intero anno fiscale.
Il pagamento potrà essere inoltrato in autonomia dagli studi attraverso un comune Modello F24 disponibile sullo stesso portale dell'Agenzia, inserendo il Codice tributo 2501 ed effettuando il versamento non oltre i 120 giorni successivi alla chiusura dell'anno fiscale.
Per approfondire ulteriormente l'argomento, consigliamo di leggere il nostro articolo "Marca da bollo fai da te: i vantaggi della Fatturazione Elettronica".
Dopo aver trasmesso la fattura tramite il sistema SdI, lo studio riceverà diversi tipi di notifiche a seconda del sistema scelto per la gestione delle fatture. Le notifiche potranno arrivare:
A seconda dell’esito dell’invio, si riceverà:
Nel caso in cui uno studio medico, odontoiatrico, un laboratorio di analisi o attività analoghe dovessero interfacciarsi con un fornitore estero, quindi sprovvisto di partita IVA italiana, la fattura elettronica non può essere emessa.
Nel momento in cui la fattura viene inoltrata al Sistema SdI, il sistema stesso effettua dei controlli di conformità del file caricato. Nel caso in cui il file risulti non conforme, il SdI invia una notifica di scarto allo studio.
Tramite il codice di errore, lo studio potrà correggere la fattura e procedere ad un invio successivo.
Lo scarto ha generalmente delle tipologie di cause che possiamo elencare in:
Se viene utilizzato un software integrato direttamente con il SdI, le procedure di rinvio di fatture scartate possono essere in parte automatizzate e quindi altamente semplificate.
Nel caso in cui lo studio non sia in possesso delle credenziali di accesso a Fisconline/Entratel e non abbia affidato al proprio commercialista la gestione degli adempimenti fiscali, è possibile richiedere l'accesso ai servizi Fisconline/Entratel direttamente sul portale dell'Agenzia delle Entrate.
Una volta ottenute le credenziali di accesso, lo studio potrà caricare in completa autonomia le fatture generate in formato XML da un software gestionale e gestire tutto il processo di invio e ricezione delle fatture elettroniche.
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