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Fatturazione Elettronica per medici e dentisti: domande frequenti

In questo articolo rispondiamo alle domande più frequenti sulla Fatturazione Elettronica per gli studi medici, odontoiatrici e per i professionisti sanitari.

  1. Che cos’è la fatturazione elettronica?
  2. La fatturazione elettronica è obbligatoria per gli studi?
  3. Ogni fattura deve essere firmata elettronicamente?
  4. Cos’è il sistema di interscambio (SdI)?
  5. Chi deve inviare le fatture elettroniche?
  6. Le fatture vengono inviate direttamente all’Agenzia delle Entrate?
  7. Cos’è il Codice Destinatario o ex Codice Univoco?
  8. Come ottenere il Codice Destinatario o ex Codice Univoco?
  9. Cosa devo fare prima di inviare una fattura elettronica al SdI?
  10. Quando procedere all’invio delle fatture al SdI?
  11. Se invio in ritardo una fattura rischio sanzioni?
  12. Come pagare il bollo con la fattura elettronica?
  13. Cosa succede dopo l’invio delle fatture al SdI?
  14. Cosa succede con un fornitore estero?
  15. Cosa devo consegnare al paziente?
  16. Cosa succede se il sistema di interscambio scarta una fattura?
  17. Come accedere al Sistema di Interscambio in autonomia?

Disclaimer

Questo articolo FAQ contiene voci che trattano argomenti legali; nessun tipo di garanzia viene data sul fatto che le informazioni siano accurate, corrette, aggiornate o che non contravvengano alla legge stessa. Le informazioni fornite nella FAQ sono di natura generale e hanno il solo scopo divulgativo. Esse non possono pertanto sostituire il parere di un professionista autorizzato, ovvero di persona, ufficio o autorità competente con conoscenze specializzate che possano applicarsi alla specificità del caso di chi legge.

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1. Che cos’è la fatturazione elettronica?

La fattura elettronica è una fattura in formato digitale (XML) che mantiene tutte le caratteristiche a norma di legge già previste per la fattura cartacea utilizzata finora dagli studi medico-odontoiatrici e da tutti i professionisti sanitari (Art. 21 DPR 633/1972).

Per un approfondimento delle informazioni obbligatorie contenute in una fattura a norma leggi “Cosa deve contenere una fattura a norma di legge” nella nostra FAQ sulla Fatturazione.

2. La fatturazione elettronica è obbligatoria per gli studi?

Il passaggio alla Fatturazione Elettronica per gli studi medici e odontoiatrici è stato prorogato. Tuttavia, è ovviamente possibile assumerne la gestione in modo volontario per beneficiare dei vantaggi fiscali offerti dal nuovo sistema.

L’unica esclusione riguarda le prestazioni effettuate in regime convenzionato, per le quali non è previsto emettere fattura ma una ricevuta sanitaria.

Per avere maggiore chiarezza su questo punto consigliamo di leggere “Quando va emessa la fattura” nella nostra FAQ sulla Fatturazione nello studio.

3. Ogni fattura deve essere firmata elettronicamente?

Ad oggi la normativa non prevede l’obbligo di una firma elettronica certificata sulle fatture, ma prevede che debba essere garantita integrità, autenticità e validità legale delle fatture attraverso un procedimento riconosciuto dalla legge, come la firma elettronica certificata.

La firma elettronica certificata può essere applicata in modo digitale sulle fatture attraverso un dispositivo, ad esempio Pendrive o Carta Nazionale dei Servizi (CNS) che è possibile reperire presso tutte le Camere di Commercio locali, oppure tramite software che hanno il processo di firma integrato direttamente.

Attraverso un software abilitato alla firma elettronica certificata, le fatture e tutti i documenti dello studio possono essere firmati direttamente, rendendo più semplice il procedimento ed eliminando un passaggio faticoso per l’invio al Sistema di Interscambio. Per togliere ogni dubbio sui tipi di firme elettroniche, ti consigliamo di leggere il nostro articolo su le differenze tra la Firma Elettronica Semplice, Avanzata, Qualificata e Firma Digitale

Invece, nel caso in cui lo studio sia interessato alla firma tramite dispositivi esterni, può rivolgersi agli enti certificatori riconosciuti dall’Agenzia delle Entrate, che possono essere scelti tra i prestatori di servizi fiduciari dell’Agenzia per il Digitale.

4. Cos’è il sistema di interscambio (SdI)?

Il Sistema di Interscambio (SdI) è il sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che regola il flusso delle fatture elettroniche dalle Partite IVA italiane verso la Pubblica Amministrazione e, a partire dall’applicazione della Fatturazione Elettronica nel 2021 (a causa dell'estensione della proroga dell'obbligo di fatturazione elettronica con la Manovra 2020), anche tra privati.

5. Chi deve inviare le fatture elettroniche?

Lo studio medico-odontoiatrico o il professionista sanitario può utilizzare autonomamente il SdI per inviare le fatture, accedendo al portale Entratel/Fisconline dell’Agenzia delle Entrate.

Il modo più facile è l’utilizzo di un software gestionale che offra l’invio diretto al Sistema di Interscambio per inviare tutte le fatture in automatico senza che lo studio debba perdere del tempo aggiuntivo per accumulare le fatture e passarle a qualcuno o qualcosa di esterno al proprio sistema gestionale.

Altra alternativa, spesso legata a costi aggiuntivi non da poco, è delegare l’invio delle fatture al sistema SdI ad un professionista autorizzato ai servizi fiscali: sarà quindi necessario consegnare il relativo modulo di delega direttamente agli uffici dell’Agenzia delle Entrate.

6. Le fatture vengono inviate direttamente all’Agenzia delle Entrate?

Le fatture vengono trasmesse dallo studio ai pazienti, oppure dai fornitori allo studio, attraverso il Sistema di Interscambio. Il Sistema di Interscambio è gestito dall’Agenzia delle Entrate e permette agli studi medici, odontoiatrici e a tutti i professionisti sanitari, di interagire più rapidamente con pazienti, fornitori e Pubblica Amministrazione; aumentando il livello di trasparenza e velocizzando tutti i processi fiscali - soprattutto se lo studio utilizza un software gestionale collegato direttamente con il SdI.

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7. Cos’è il Codice Destinatario o ex Codice Univoco?

Il Codice Destinatario (precedentemente chiamato Codice Univoco) è un codice che permette l'instradamento delle fatture ad un soggetto che funge da intermediario, come un software gestionale abilitato o un consulente fiscale. In questo modo lo studio medico-odontoiatrico è abilitato alla ricezione delle fatture tramite l'intermediario stesso.

8. Come usare (o non usare) il Codice Destinatario?

Il Codice Destinatario (o Univoco) deve essere inserito nelle impostazioni del proprio accesso al Sistema di Interscambio, in quanto esso è un riferimento funzionale all'instradamento delle fatture tra SdI ed intermediario.

Il Codice Destinatario viene infatti rilasciato ai soli soggetti dotati di un canale di trasmissione delle fatture accreditato e non è necessario che gli studi comunichino ai propri fornitori il Codice Destinatario.

Sconsigliamo perciò di condividere il Codice Destinatario fornitori o con qualsiasi soggetto terzo, ma di impostare il Codice Destinatario del proprio software gestionale o dell'intermediario utilizzato per la Fatturazione Elettronica sul portale del SdI, perché in questo modo le fatture vengono automaticamente inoltrate all'intermediario senza dover comunicare il Codice Destinatario ad ogni singolo fornitore.

Nel nostro tutorial come registrare il Codice Destinario nel portale del SdI vi sono le istruzioni per impostare il Codice Destinatario sul portale del SdI. Tuttavia, è necessario:

  1. assicurarsi di avere già accesso ai servizi di Fisconline/Entratel
  2. in caso di gestione affidata a terzi, è consigliabile chiedere conferma sulle credenziali e sull'esistenza di un accesso al consulente fiscale
  3. effettuare una nuova registrazione ai servizi di Fisconline/Entratel in caso di assenza di accesso precedente

9. Cosa devo fare prima di inviare una fattura elettronica al SdI?

Prima di inviare una fattura al SdI lo studio deve accertarsi di:

  1. avere accesso al sistema Entratel/Fisconline (oppure utilizzare un accesso tramite CNS abilitata ai servizi dell’Agenzia delle Entrate) che permette di procedere con l’invio;
  2. aver preparato il file XML con le fatture da caricare nel SdI per l’invio.

I file di formato XML hanno una struttura particolare e l’Agenzia delle Entrate ha prodotto una documentazione molto precisa per la compatibilità dei file da inviare al Sistema di Interscambio.

Per generare automaticamente un file XML per una o più fatture, è possibile utilizzare un software gestionale conforme alla normativa, che preveda la conversione delle fatture in questo formato di file specifico e garantisca piena compatibilità con il SdI.

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10. Quando procedere all’invio delle fatture al SdI?

Le fatture dello studio devono essere inviate nel giorno di emissione della fattura stessa, seguendo quanto indicato dalle comunicazioni dell’Agenzia delle Entrate e secondo quanto sancito dal DPR 633/1972. Tuttavia, il legislatore e l'Agenzia delle Entrate sono ancora a lavoro su nuovi termini temporali per facilitare il passaggio al nuovo sistema.

Software gestionali abilitati alla Fatturazione Elettronica generano file XML per le singole fatture, oppure un file archivio che raccolga più fatture contemporaneamente.

Sarà a discrezione dello studio decidere se procedere con un invio per ogni singola fattura, oppure inoltrare al SdI tutte le fatture con eguale data di emissione in un unico invio.

11. Se invio in ritardo una fattura rischio sanzioni?

Inviare al Sistema di Interscambio una fattura in giorni successivi alla data di emissione, corrisponde alla stessa condotta di invio tardivo previsto per le fatture cartacee e perciò configura una violazione.

In particolare l’Art. 6 comma 2 del DLgs 471/1997 prevede che in caso di registrazione e documentazione di operazioni esenti (quindi le prestazioni medico-sanitarie) possa essere comminata una sanzione amministrativa corrispondente 5-10% dell’importo delle fatture non documentate.

Tuttavia, per venire incontro ai contribuenti, l'Agenzia delle Entrate ed il legislatore, hanno confermato un periodo tolleranza per facilitare l'introduzione del nuovo sistema.

12. Come pagare il bollo con la Fattura Elettronica?

L’obbligo dell’imposta di bollo per tutte le fatture con valore superiore ai 77,47 € resta immutato anche per la Fatturazione Elettronica.

Tuttavia, grazie alla semplificazione del processo di fatturazione e soprattutto di interazione tra gli studi e l'Agenzia delle Entrate, non sarà più necessario richiedere una autorizzazione per il pagamento del bollo sulle fatture, né tantomento acquistarle fisicamente dai rivenditori.

Secondo la Circolare 16E/2015 dell'Agenzia delle Entrate, sarà possibile pagare in unica soluzione l'importo di tutte le marche da bollo dovute sulle fatture dell'intero anno fiscale.

Il pagamento potrà essere inoltrato in autonomia dagli studi attraverso un comune Modello F24 disponibile sullo stesso portale dell'Agenzia, inserendo il Codice tributo 2501 ed effettuando il versamento non oltre i 120 giorni successivi alla chiusura dell'anno fiscale.

Per approfondire ulteriormente l'argomento, consigliamo di leggere il nostro articolo "Marca da bollo fai da te: i vantaggi della Fatturazione Elettronica". 

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13. Cosa succede dopo l’invio delle fatture al SdI?

Dopo aver trasmesso la fattura tramite il sistema SdI, lo studio riceverà diversi tipi di notifiche a seconda del sistema scelto per la gestione delle fatture. Le notifiche potranno arrivare:

A seconda dell’esito dell’invio, si riceverà:

  • ricevuta di consegna, nel caso in cui la fattura risulti regolarmente recapitata al destinatario tramite  il SdI (durante questa fase, la fattura non è stata ancora accettata dal destinatario);
  • notifica di esito positivo, per segnalare che il destinatario ha ricevuto la fattura ed ha al contempo accettato la consegna del file;
  • notifica di scarto, nel caso in cui il file contenente la fattura non abbia superato i controlli previsti dal sistema; in questo caso il file è da considerarsi non conforme;
  • notifica di mancata consegna, nel caso in cui risulti impossibile recapitare la fattura all’indirizzo del destinatario;
  • notifica di scarto dal committente, per segnalare che il destinatario ha ricevuto la fattura ma non ha accettato la consegna del file (questa notifica rappresenta la situazione opposta a “notifica esito positivo”).

14. Cosa succede con un fornitore estero?

Nel caso in cui uno studio medico, odontoiatrico, un laboratorio di analisi o attività analoghe dovessero interfacciarsi con un fornitore estero, quindi sprovvisto di partita IVA italiana, la fattura elettronica non può essere emessa.

Stesso discorso vale per i pazienti non residenti in Italia, ai quali gli studi non hanno la possibilità di inoltrare la fattura elettronica via PEC, poiché essi non possedendo un’identità fiscale italiana (nel caso in cui la fattura venisse inoltrata, essa verrebbe rifiutata).

Malgrado la Pubblica Amministrazione stia provvedendo ad un nuovo adempimento per rendicontare le prestazioni verso soggetti non italiani, ci riserviamo di attendere i provvedimenti ufficiali dell’Agenzia delle Entrate per ulteriori specificazioni.

15. Cosa devo consegnare al paziente?

Gli studi medici, odontoiatrici ed i professionisti sanitari devono emettere la Fattura Elettronica e trasmetterla al sistema SdI, ma allo stesso tempo possono consegnare la fattura ai pazienti in formato cartaceo, oppure in formato PDF tramite condivisione diretta della fattura tramite email.

La fattura può essere quindi consegnata in diversi modi:

  • direttamente tramite il SdI, se il paziente ha un suo accesso (e sa come usarlo)  questo è già sufficiente e non bisogna consegnare altri documenti;
  • se il paziente possiede un indirizzo PEC, lo studio potrà emettere la fattura inserendo direttamente la PEC del paziente nel SdI;
  • se il paziente possiede un indirizzo email lo studio potrà inviare copia della fattura in formato PDF;
  • se il paziente non è dotato di indirizzo PEC o di un indirizzo email, lo studio potrà consegnare una copia cartacea della fattura.


Per maggiori approfondimenti sui tipi di invio si legga Provvedimento del 30 Aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate.

16. Cosa succede se il sistema di interscambio scarta una fattura?

Nel momento in cui la fattura viene inoltrata al Sistema SdI, il sistema stesso effettua dei controlli di conformità del file caricato. Nel caso in cui il file risulti non conforme, il SdI invia una notifica di scarto allo studio.

Tramite il codice di errore, lo studio potrà correggere la fattura e procedere ad un invio successivo.

Lo scarto ha generalmente delle tipologie di cause che possiamo elencare in:

  • difetti di nomenclatura, nel caso in cui la fattura riporti errori nella compilazione dei dati identificativi dello studio, del destinatario, o manchi il codice del paese;
  • dimensioni del file fuori limite, il file XML non deve superare i 5 Mb altrimenti verrà scartato;
  • controlli sulla firma digitale e sul certificato della firma stessa;
  • difetti di conformità della fattura, nel caso in cui la fattura riporti dati errati, ad esempio aliquota IVA errata, calcoli incongruenti o identificativi dei soggetti sbagliati;
  • codici dello studio o del destinatario errati;
  • controllo sull’unicità della fattura, poiché non possono essere trasmesse le stesse fatture due volte.

Se viene utilizzato un software integrato direttamente con il SdI, le procedure di rinvio di fatture scartate possono essere in parte automatizzate e quindi altamente semplificate.

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17. Come accedere al Sistema di Interscambio in autonomia?

Nel caso in cui lo studio non sia in possesso delle credenziali di accesso a Fisconline/Entratel e non abbia affidato al proprio commercialista la gestione degli adempimenti fiscali, è possibile richiedere l'accesso ai servizi Fisconline/Entratel direttamente sul portale dell'Agenzia delle Entrate.

Una volta ottenute le credenziali di accesso, lo studio potrà caricare in completa autonomia le fatture generate in formato XML da un software gestionale e gestire tutto il processo di invio e ricezione delle fatture elettroniche.

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Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato sul blog a gennaio 2018 ma è stato aggiornato a novembre 2019 per completezza.

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