Nell'attuale panorama sanitario, dirigere uno studio medico è un compito che presenta molteplici sfide poiché la tecnologia è in costante evoluzione e la pressione per rimanere competitivi e aggiornati è sempre più alta. L'uso di una piattaforma gestionale può rappresentare il punto di svolta tra un'agenda costantemente piena e periodi di inattività. È quindi diventato indispensabile abbracciare l'innovazione tecnologica per ottimizzare i processi interni, migliorare l'efficienza e garantire un servizio di alta qualità ai pazienti.
Grazie all'automazione di comunicazioni periodiche come offerte promozionali, richieste di recensioni, email di follow-up o inviti a eventi speciali, lo studio dentistico può garantire un flusso costante di appuntamenti e un'esperienza del paziente di alto livello.
In questo articolo, esploriamo le strategie e cerchiamo di fornire consigli efficaci per sfruttare al massimo le automazioni che è possibile implementare in ogni studio medico dotato di un gestionale all’avanguardia.
Dalla programmazione degli appuntamenti all'organizzazione delle cartelle cliniche, dalla fatturazione alla gestione delle risorse, l'automazione è diventata una componente chiave per gli studi medici, in grado di semplificare una serie di processi e ridurre il margine di errore. Il gestionale dello studio è un'arma potente che deve essere in grado di gestire con facilità non soltanto tutte le operazioni amministrative ma anche quelle strategiche, come ad esempio tutte le azioni collegate al marketing odontoiatrico, finalizzate quindi alla retention dei pazienti e alla costruzione di un solido rapporto medico-paziente.
E’ chiaro quindi che l'automazione non solo migliora l'efficienza interna dello studio medico, ma può anche migliorare il servizio al paziente. Vediamo alcuni esempi pratici dei cosiddetti workflow che possono essere creati in pochissimi clic con AlfaDocs.
Abbiamo già parlato del sistema di prenotazione automatico sviluppato da AlfaDocs e di come sia possibile incrementare le prenotazioni di oltre il 30%, trasformando l’agenda dello studio in uno strumento automatico e flessibile allo stesso tempo.
Pensiamo a uno studio con diversi medici e un alto volume di pazienti. Senza un sistema automatizzato, la gestione degli appuntamenti può diventare caotica, portando a doppie prenotazioni o, peggio ancora, a perdere appuntamenti importanti. Con AlfaDocs le prenotazioni possono essere organizzate in modo efficiente, eliminando questi problemi. E non è tutto: i promemoria automatici possono ridurre significativamente il numero di appuntamenti mancati, inviando al paziente un messaggio via email, sms o WhatsApp prima del suo appuntamento, mantenendo così l'agenda sempre piena.
I flussi di comunicazione automatici, in AlfaDocs anche detti workflow, come suggerisce la parola stessa, sono utilizzati per inviare comunicazioni predefinite (via email, sms o WhatsApp) a specifici pazienti, basate su vari criteri, come genere, età o ad esempio frequenza di visita.
Mettiamo il caso di voler inviare una comunicazione a tutti i pazienti presenti nel database che non hanno avuto visite in studio da oltre 6 mesi (pazienti dormienti) per invitarli ad una visita di controllo o più semplicemente raccomandare l’igiene orale. L'interfaccia user-friendly consente di programmare questo tipo di comunicazione in pochi secondi, con semplicità e rapidità. Basterà indicare alla piattaforma i giusti criteri di selezione: non avere un appuntamento programmato negli ultimi 6 mesi!
Il messaggio email che AlfaDocs invierà ai pazienti che soddisfano queste condizioni potrà essere personalizzato come nel seguente esempio:
Scopri come riportare i pazienti in studio
Un altro esempio di workflow che può garantire un’agenda sempre fitta per lo studio è quello che riguarda le comunicazioni orientate all’assistenza post-trattamento. Una estrazione o qualsiasi altro tipo di intervento chirurgico può essere lo spunto ideale per restare in contatto con i propri pazienti, automatizzando quindi delle comunicazioni come ad esempio consigli su come gestire la fase post operatoria o un semplice messaggio di incoraggiamento per il recupero. Questo tipo di attenzione personalizzata può fare una grande differenza nell'esperienza complessiva del paziente!
Le offerte promozionali possono essere un potente strumento di marketing per uno studio dentistico. Creando e comunicando promozioni attraenti, è possibile incentivare i pazienti a fissare appuntamenti, migliorare la loro esperienza e mantenere l'agenda dello studio sempre piena. E’ importante ricordare che ogni promozione deve essere attentamente pianificata e adeguata alle esigenze dei pazienti e alle capacità dello studio dentistico.
Ecco alcuni esempi di email che è possibile automatizzare:
In genere le mail di follow-up sono messaggi inviati a seguito di un determinato evento che, nel caso dello studio medico, è rappresentato dalla prestazione fornita al paziente.
Queste comunicazioni sono quindi un elemento fondamentale in quanto possono essere declinate in diverse situazioni. Ecco alcuni esempi pratici:
La necessità di comunicare ai pazienti un eventuale variazione degli orari di visita, un nuovo recapito telefonico o un cambio sede dello studio, può rivelarsi un’attività molto onerosa in termini di tempo.
Usare AlfaDocs per inviare questo tipo di comunicazioni, come abbiamo visto, è un’operazione veloce ed efficiente. In questo caso un SMS o un messaggio WhatsApp può essere il mezzo ideale per informare tutti i pazienti presenti nel database dello studio. In questo modo saranno in grado di pianificare di conseguenza le loro visite.
In conclusione, con l'aiuto delle automazioni, gli studi medici possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio - fornire cure mediche di alta qualità - mentre il software gestisce le operazioni quotidiane. Ricordiamo che l'automazione è uno strumento, e come ogni strumento, il suo valore risiede nel modo in cui viene utilizzato.
Per massimizzare i benefici del gestionale, è importante scegliere un prodotto adatto alle specifiche esigenze dello studio e formare il personale all'uso corretto del software. Solo allora uno studio medico potrà sfruttare appieno il potere dell'automazione e garantire un'agenda sempre piena.
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