Come evitare buchi in agenda grazie alle automazioni: consigli e strategie

1. L'importanza di una piattaforma gestionale
2. I workflow di AlfaDocs

Nell'attuale panorama sanitario, dirigere uno studio medico è un compito che presenta molteplici sfide poiché la tecnologia è in costante evoluzione e la pressione per rimanere competitivi e aggiornati è sempre più alta. L'uso di una piattaforma gestionale può rappresentare il punto di svolta tra un'agenda costantemente piena e periodi di inattività. È quindi diventato indispensabile abbracciare l'innovazione tecnologica per ottimizzare i processi interni, migliorare l'efficienza e garantire un servizio di alta qualità ai pazienti. 

In questo articolo, esploriamo le strategie e cerchiamo di fornire consigli efficaci per sfruttare al massimo le automazioni che è possibile implementare in ogni studio medico dotato di un gestionale all’avanguardia.

L'importanza di una piattaforma gestionale 

Dalla programmazione degli appuntamenti all'organizzazione delle cartelle cliniche, dalla fatturazione alla gestione delle risorse, l'automazione è diventata una componente chiave per gli studi medici, in grado di semplificare una serie di processi e ridurre il margine di errore. Il gestionale dello studio  è un'arma potente che deve essere in grado di gestire con facilità non soltanto tutte le operazioni amministrative ma anche quelle strategiche, come ad esempio tutte le azioni collegate al marketing odontoiatrico, finalizzate quindi alla retention dei pazienti e alla costruzione di un solido rapporto medico-paziente. 

I workflow di AlfaDocs

E’ chiaro quindi che l'automazione non solo migliora l'efficienza interna dello studio medico, ma può anche migliorare il servizio al paziente. Vediamo alcuni esempi pratici dei cosiddetti workflow che possono essere creati in pochissimi clic con AlfaDocs.

Automazione degli appuntamenti

Abbiamo già parlato del sistema di prenotazione automatico sviluppato da AlfaDocs e di come sia possibile incrementare le prenotazioni di oltre il 30%, trasformando l’agenda dello studio in uno strumento automatico e flessibile allo stesso tempo.

Pensiamo a uno studio con diversi medici e un alto volume di pazienti. Senza un sistema automatizzato, la gestione degli appuntamenti può diventare caotica, portando a doppie prenotazioni o, peggio ancora, a perdere appuntamenti importanti. Con AlfaDocs le prenotazioni possono essere organizzate in modo efficiente, eliminando questi problemi. E non è tutto: i promemoria automatici possono ridurre significativamente il numero di appuntamenti mancati, inviando al paziente un messaggio via email, sms o WhatsApp prima del suo appuntamento, mantenendo così l'agenda sempre piena.

Richiami automatici per visite di controllo o igiene dentale

I flussi di comunicazione automatici, in AlfaDocs anche detti workflow, come suggerisce la parola stessa, sono utilizzati per inviare comunicazioni predefinite (via email, sms o WhatsApp) a specifici pazienti, basate su vari criteri, come genere, età o ad esempio frequenza di visita.

Mettiamo il caso di voler inviare una comunicazione a tutti i pazienti presenti nel database che non hanno avuto visite in studio da oltre 6 mesi (pazienti dormienti) per invitarli ad una visita di controllo o più semplicemente raccomandare l’igiene orale. L'interfaccia user-friendly consente di programmare questo tipo di comunicazione in pochi secondi, con semplicità e rapidità. Basterà indicare alla piattaforma i giusti criteri di selezione: non avere un appuntamento programmato negli ultimi 6 mesi!

Il messaggio email che AlfaDocs invierà ai pazienti che soddisfano queste condizioni potrà essere personalizzato come nel seguente esempio:

Scopri come riportare i pazienti in studio

Assistenza e supporto post-trattamento

Un altro esempio di workflow che può garantire un’agenda sempre fitta per lo studio è quello che riguarda le comunicazioni orientate all’assistenza post-trattamento. Una estrazione o qualsiasi altro tipo di intervento chirurgico può essere lo spunto ideale per restare in contatto con i propri pazienti, automatizzando quindi delle comunicazioni come ad esempio consigli su come gestire la fase post operatoria o un semplice messaggio di incoraggiamento per il recupero. Questo tipo di attenzione personalizzata può fare una grande differenza nell'esperienza complessiva del paziente!

Email promozionali 

Le offerte promozionali possono essere un potente strumento di marketing per uno studio dentistico. Creando e comunicando promozioni attraenti, è possibile incentivare i pazienti a fissare appuntamenti, migliorare la loro esperienza e mantenere l'agenda dello studio sempre piena. E’ importante ricordare che ogni promozione deve essere attentamente pianificata e adeguata alle esigenze dei pazienti e alle capacità dello studio dentistico.

Ecco alcuni esempi di email che è possibile automatizzare:

• Lancio di nuovi servizi: quando uno studio dentistico introduce un nuovo servizio, un’ offerta promozionale può aiutare ad attirare l'attenzione dei pazienti. Questa potrebbe essere una riduzione del prezzo per il primo appuntamento o un pacchetto speciale che combina il nuovo servizio con altri già esistenti. 
• Promozioni stagionali: uno studio dentistico potrebbe offrire uno sconto per i controlli dentali prima dell'inizio dell'anno scolastico oppure in  inverno proporre un pacchetto dedicato alla cura delle gengive per contrastare eventuali problemi legati alla respirazione dalla bocca che,con l'aria fredda e secca, può causare secchezza orale e gengiviti.
• Sconti per i pazienti di lunga data: questo tipo di promozione riconosce e premia la fedeltà dei pazienti. Potrebbe essere lo sconto su un servizio particolare o un bonus per ogni segnalazione di un nuovo paziente. Questi sconti non solo incoraggiano i pazienti a tornare, ma anche a diffondere il nome dello studio dentistico all'interno della loro rete.
• Pacchetti per famiglie: questi pacchetti possono includere sconti per più membri della famiglia che prenotano appuntamenti nello stesso periodo. Questo tipo di offerta è particolarmente utile per le famiglie con bambini, poiché semplifica la pianificazione degli appuntamenti dentali.

Email di follow-up dopo l'appuntamento

In genere le mail di follow-up sono messaggi inviati a seguito di un determinato evento che, nel caso dello studio medico, è rappresentato dalla prestazione fornita al paziente.

Queste comunicazioni sono quindi un elemento fondamentale in quanto possono essere declinate in diverse situazioni. Ecco alcuni esempi pratici:

• Suggerimenti e raccomandazioni: dopo un appuntamento, potrebbe essere utile inviare un promemoria ai pazienti su come mantenere la propria salute orale. Questi potrebbero includere suggerimenti sulla corretta igiene orale. l’ uso del filo interdentale o raccomandazioni su specifici prodotti.
• Sondaggi di soddisfazione del cliente: queste email offrono l'opportunità di raccogliere feedback preziosi dai pazienti. Il feedback può aiutare lo studio dentistico a migliorare i servizi e l'esperienza del paziente.
• Appuntamenti futuri: le email di follow-up possono includere un promemoria per i futuri appuntamenti e aiutare così a ridurre il tasso di no-show .
• Inviti a eventi speciali: gli eventi speciali, come ad esempio giornate dedicate alla prevenzione o ad un check-up completo, possono aumentare la partecipazione dei pazienti alle attività promosse dallo studio.

Comunicazioni generiche dello studio

La necessità di comunicare ai pazienti un eventuale variazione degli orari di visita, un nuovo recapito telefonico o un cambio sede dello studio, può rivelarsi un’attività molto onerosa in termini di tempo.

Usare AlfaDocs per inviare questo tipo di comunicazioni, come abbiamo visto, è un’operazione veloce ed efficiente. In questo caso un SMS o un messaggio WhatsApp può essere il mezzo ideale per informare tutti i pazienti presenti nel database dello studio. In questo modo saranno in grado di pianificare di conseguenza le loro visite.

In conclusione, con l'aiuto delle automazioni, gli studi medici possono concentrarsi su ciò che sanno fare meglio - fornire cure mediche di alta qualità - mentre il software gestisce le operazioni quotidiane. Ricordiamo che l'automazione è uno strumento, e come ogni strumento, il suo valore risiede nel modo in cui viene utilizzato. 

Per massimizzare i benefici del gestionale, è importante scegliere un prodotto adatto alle specifiche esigenze dello studio e formare il personale all'uso corretto del software. Solo allora uno studio medico potrà sfruttare appieno il potere dell'automazione e garantire un'agenda sempre piena.

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