5 errori tipici della gestione cartacea e i vantaggi del software gestionale

I 5 errori tipici della gestione cartacea per uno studio odontoiatrico corrispondono ad altrettanti costi superflui per i dentisti e i professionisti del settore: scrivere manualmente tutti i dati e le informazioni su agende di carta e fogli comporta dei rischi troppo spesso sottovalutati. Ecco perché molti specialisti scelgono un software gestionale per rimediare agli inconvenienti del cartaceo.

Appuntamenti e scadenze scritte su carta possono essere cancellate, oppure dimenticate e questo può diventare un imprevisto. Stessa cosa per i dati fiscali dei pazienti, poiché gli errori di ortografia possono essere fatali su fatture e pagamenti. Passare a un software gestionale e alla compilazione digitale di fatture e cartelle pazienti riduce praticamente a zero gli errori di sistema.

L’agenda può essere piena sulla carta, ma tra una riga su un nome e una passata di gomma gli appuntamenti si confondono e da una giornata piena lo studio si ritrova senza clienti. La gestione cartacea produce questi errori, ma l’efficienza per uno studio odontoiatrico è tutto.

Quali sono i 5 errori più frequenti di uno studio odontoiatrico? Un software gestionale può risolverli in modo rapido ed efficace, i vantaggi potrebbero essere molti.

I 5 errori tipici della gestione cartacea: ad ogni errore un costo

1. Scadenze perse, pagamenti mancati

Tra i 5 errori tipici della gestione cartacea la cattiva organizzazione di scadenze di pagamento è una delle più pericolose. Molti studi dentistici non riescono a tenere i conti sui pazienti debitori, soprattutto se essi scelgono un pagamento rateizzato. Il libro nero dei cattivi pagatori non segnala le scadenze e questo si traduce in un mancato guadagno.

La gestione digitale delle scadenze attraverso un gestionale moderno come AlfaDocs è rapida e puntuale: basta inserire la scadenza e i dati del paziente e il sistema permetterà allo studio di tenere sotto controllo i clienti morosi e di non perdere di vista le dilazioni e i pagamenti.

2. Agenda piena, sala d'aspetto vuota

A questo errore si aggiunge la confusione nell’agenda degli appuntamenti: nella gestione cartacea sono segnalati nomi, orari e date, ma spostamenti e cambi di programma sono all’ordine del giorno. Un appuntamento può perdersi tra le righe, generando confusione organizzativa, insoddisfazione del paziente e costi per lo studio.

L’agenda può essere organizzata in modo più rapido ed efficace con il software: un’unica agenda dove annotare appuntamenti con precisione, spostarli con facilità e far ricevere promemoria via SMS ai pazienti. Niente più sale d’aspetto vuote, niente più vuoti di memoria per i pazienti.

3. Dati pazienti incompleti, sanzioni con Sistema TS

Oltre agli appuntamenti, anche i dati dei pazienti possono essere incompleti: numeri di telefono, nomi e cognomi sbagliati, indirizzi di fatturazione o codici fiscali scorretti. L’errore è davvero dietro l’angolo e spesso ci espone a problemi con il paziente, ma anche con lo Stato, ad esempio quando mandiamo le fatture al Sistema TS.

Anche i dati dei pazienti stessi possono essere inseriti nel software gestionale, riducendo a zero gli errori di compilazione delle ricevute, con estrema facilità di aggiornamento per indirizzi e numero di telefono in caso di informazioni mancanti.

Per rendere tutto ancora più semplice, puoi collegare la tessera sanitaria del paziente all'apposito Lettore di AlfaDocs... e i dati del pazienti saranno in automatico caricati sul software!

4. Documenti stampati e carta intestata, tutta una spesa

Tra gli errori più frequenti della gestione cartacea c’è ovviamente l’imperfetta numerazione delle fatture e la cattiva conservazione dei documenti. Un certificato perso corrisponde ad un costo, come abbiamo visto in questo articolo, senza dimenticare il costo stesso della stampa di esami, ricevute, anamnesi e piani di cura. Spesso si sottovalutano le spese di stampa e data la necessità della duplice copia di certificati, fatture e moduli, il peso può essere consistente.

Il software gestionale interagisce con ogni documento in formato digitale, con la possibilità di condividere i documenti ed inviarli rapidamente via email. Fogli volanti e post-it sono lenti ad essere compilati, ma velocissimi ad andare persi. Salvare i dati in un sistema cloud in tutta sicurezza è un passo in avanti decisivo.

5. Personale impegnato, tempo non guadagnato

L’ultimo errore fatale di uno studio odontoiatrico è pensare che la gestione cartacea proceda magicamente da sola. Dietro agli appuntamenti da annotare e alle fatture da registrare c’è un dipendente che impiega tempo per le mansioni di gestione. Il costo del personale non è certo marginale, se consideriamo che per ogni paziente la gestione cartacea costa 40 euro l’ora secondo questo calcolo.

Il software gestionale permette di ridurre i tempi improduttivi e portare lo studio odontoiatrico all'efficienza, automatizzando le attività principali. I vantaggi come abbiamo visto sono moltissimi e risolvono completamente le criticità della gestione cartacea, abbattendo i costi superflui.

I 5 errori della gestione cartacea, i 5 vantaggi del digitale

Gli errori della gestione cartacea sono chiaramente un costo per lo studio odontoiatrico. Scegliere un software digitale all'avanguardia significa porvi rimedio in modo semplice ed efficace.

I gestionali più evoluti come AlfaDocs automatizzano processi ricorrenti, questo è un vantaggio da considerare per attività come i richiami per i pagamenti e gli incassi. Inoltre, grazie al Lettore di Tessera Sanitaria integrato con il software, è possibile acquisire tutti i dati del paziente in un unico passaggio.