I costi della gestione cartacea dello studio medico-dentistico

È ormai risaputo che negli ultimi anni la già veloce evoluzione digitale abbia subito un’ulteriore accelerazione. Malgrado i tempi sembrino maturi per un’apertura universale all’utilizzo di sistemi digitali, però, c’è ancora un importante numero di cliniche medico-odontoiatriche lontane dal cambiamento.

In questo articolo metteremo in luce quali sono le conseguenze della gestione cartacea dello studio, concentrandoci in particolare sull’aspetto economico.

I costi nascosti della carta

Questo è un dato su cui si riflette troppo poco: la gestione cartacea non è economica come sembra. Non si direbbe, ma la carta può essere più costosa di un software gestionale. Basti pensare a tutti i documenti da stampare per i pazienti, come anamnesi, consenso informato e gli altri moduli dello studio. Aggiungiamo fatture, certificati, piani di trattamento, radiografie e preventivi, senza contare che molti di questi fogli sono da stampare in duplice copia. 

A questi costi sono da sommare le spese per la conservazione dei documenti, quali faldoni, scaffali e tempo speso dalla segreteria per compilazione e archiviazione.

I dati sul totale dei costi annuali

Sono diversi gli studi e le ricerche che, in Italia e nel mondo, si sono chiesti quanti soldi si potrebbero risparmiare digitalizzando le procedure. Secondo uno studio statunitense sulla comunicazione cartacea nel settore sanitario, la gestione cartacea costa circa 40$ annui per paziente. Per uno studio di medie dimensioni (ipotizziamo 100 pazienti in totale) significa quasi 4.000€ di spese in più all'anno. Si arriva a questa cifra conteggiando, oltre ai costi di carta e stampa, anche quelli del personale: la gestione cartacea, infatti, è per sua natura più lenta e macchinosa di quella digitale. Quindi i tempi di lavoro sono più lunghi, e i tempi di lavoro vanno retribuiti. 

L'articolo sullo studio dentistico paperless di Dental Economics riflette sulle voci di spesa di una gestione cartacea: oltre al materiale per carta e stampa, e oltre al tempo di lavoro, si citano i possibili costi legali dovuti alla perdita di dati (cosa frequente, con la carta) e i costi dovuti allo spazio occupato per la conservazione dei dati. Secondo lo studio del Gruppo CMT condotto su diversi settori italiani, emerge che, digitalizzando le procedure, il settore odontoiatrico può risparmiare più del 30% sui costi annuali.

Carta VS digitale: gli altri aspetti salienti

Oltre a quanto già indicato, la carta presenta ulteriori limiti al lavoro nello studio: 

• Tempo impiegato in compiti ripetitivi e processi manuali che potrebbero essere resi più veloci o addirittura automatici. Si pensi, per esempio, all’accettazione del paziente in segreteria.
  
  
• Maggior rischio di errore e difficoltà nel correggerlo. Lavorare manualmente e su carta lascia spazio a imprecisioni umane che risulta difficile rintracciare in seguito, a differenza di quanto può avvenire su programmi digitali.
  
  
• Privacy in pericolo. Utilizzare documenti cartacei aumenta esponenzialmente il rischio che le informazioni si perdano o vengano accidentalmente esposte a terzi (per esempio durante operazioni sul bancone della segreteria). 
  
  

Il bilancio è presto fatto: la gestione cartacea dello studio implica diversi ostacoli rispetto al digitale. Se adattarsi a nuovi metodi di lavoro sembra essere uno scoglio importante da superare, i vantaggi che può avere non sono da sottovalutare.

L’importante rimane scegliere la piattaforma giusta e affidarsi a professionisti che possano guidare lo studio nella transizione.

Azzera i costi della carta