Gestionale per dentisti o software generici: sfida non alla pari

Lo studio odontoiatrico raccoglie moltissimi dati personali dei propri pazienti, con l'obbligo di adeguarsi alla Legge sulla tutela della privacy. Il Garante della Privacy ha definito con chiarezza quali sono gli obblighi per il dentista verso i propri pazienti, prevedendo fino a 2 anni di carcere per chi non ottempera ai requisiti minimi di sicurezza.

Il consenso informato al trattamento dei dati personali è certamente il punto di partenza, nonché l'argomento più conosciuto e dibattuto. Eppure non si tratta soltanto di apporre una firma per risultati clinici, piani di cura e prescrizioni; anche il salvataggio dei dati sensibili deve essere gestito in modo specifico per essere in regola con le norme sulla tutela della privacy.

Il computer in cui sono raccolti i dati personali dei pazienti deve garantire una corretta protezione da intrusioni esterne allo studio, ma soprattutto occorre la garanzia che siano conservati correttamente e che siano sempre recuperabili.

Non tutti i software gestionali per dentisti posseggono caratteristiche di sicurezza tali da essere a norma di legge, tanto meno programmi gratuiti come calendari e agende non pensati per gli studi odontoiatrici. I limiti sono moltissimi, ma occorre comunque abbandonare la gestione cartacea per puntare all'efficienza. Come fare?

La legge sulla tutela della privacy: obblighi poco conosciuti

Lo studio odontoiatrico può conservare e trattare i dati personali dei propri pazienti con strumenti elettronici, ma deve ottemperare a tutte le misure sancite dal Codice della Privacy. I programmi tappa-buchi sono gratuiti, ma non necessariamente funzionali al nostro obiettivo, poiché non offrono un'integrazione con altre funzionalità necessarie.

Avere rubriche dettagliate collegate alla registrazione di fatture e pagamenti è certamente molto più utile alla gestione dello studio di un semplice calendario a caselle colorate. Occorrono strumenti specifici e occorre che essi siano a norma di legge.

La Legge sulla tutela della privacy è molto specifica e all'Art. 34 espone le misure minime di sicurezza per i dati personali, che elenchiamo seguendo il testo stesso.

1. autenticazione informatica;
2. adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione;
3. utilizzazione di un sistema di autorizzazione;
4. aggiornamento periodico dell'individuazione dell'ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici;
5. protezione degli strumenti elettronici e dei dati rispetto a trattamenti illeciti di dati, ad accessi non consentiti e a determinati programmi informatici;
6. adozione di procedure per la custodia di copie di sicurezza, il ripristino della disponibilità dei dati e dei sistemi;
7. adozione di tecniche di cifratura o di codici identificativi per determinati trattamenti di dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale effettuati da organismi sanitari.

Tra i punti cruciali del trattamento dei dati personali c'è ovviamente l'accesso ai dati sensibili del paziente da persone o utenti cui non viene accordato il trattamento, ma come si può notare la conservazione e l'aggiornamento delle copie di sicurezza (chiamato backup) assume un valore fondamentale.

I più moderni software gestionali per gli studi odontoiatrici supportano le caratteristiche indicate dal Codice sulla tutela della privacy. Appare chiaro come affidarsi a programmi gratuiti non specifici non sia effettivamente la scelta più vantaggiosa.

Perché scegliere un gestionale invece che singoli programmi

Molti studi odontoiatrici abituati alla gestione cartacea frequentemente approdano agli strumenti gratuiti offerti da Google o altri per gestire i dati personali dei propri pazienti credendo di fare un passo avanti. Stessa cosa può dirsi per la gestione di fatture, bilanci o alla pagina del SSN per l’invio dei dati al Sistema TS.

La tutela della privacy può essere rispettata da molti di questi software, ma si tratta di fare molti più passaggi tra un software e l'altro. Immaginate di dover riportare tutti i nominativi segnati su una rubrica, affidare ad ognuno dei pazienti fatture e dati personali e poi dover riportare tutto per il 730 Precompilato.

Gli strumenti come Google Calendar, Outlook o il calendario standard di Windows fanno il loro lavoro, ma sono pensati per un uso non specializzato e non sono integrati. Il vero passo avanti è riuscire ad utilizzare tutte le funzionalità necessarie alla gestione dello studio attraverso un unico strumento, che rispetti comunque le norme sulla tutela della privacy.

Con un software gestionale in cloud come AlfaDocs, ad esempio, si possono assegnare non soltanto attività in un giorno e un'ora specifica, quindi sostituire l'agenda cartacea con un'agenda digitale più immediata, ma anche impostare promemoria automatici per ricordare gli appuntamenti ai pazienti.

Anche i calendari gratuiti possono creare dei promemoria programmati, ma il punto di forza è poter inviare promemoria tramite SMS o email in modo automatico direttamente al paziente, con la possibilità di personalizzare il messaggio inviato ed evitare di perdere tempo per le telefonate.

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Lo studio odontoiatrico che affida la gestione dei dati personali ad un software gestionale affida la tutela della privacy a standard avanzati e a norma di Legge. Un software in cloud come AlfaDocs permette di accedere ai dati con qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento, mantenendo tutti gli standard di sicurezza richiesti dalla Legge.

Avere tutte le diverse funzionalità integrate tra loro, come ad esempio l'agenda e la contabilità, orienta la scelta in modo decisivo: con un gestionale avanzato non occorre cambiare programma per inviare una fattura ad un paziente e poi fissare il suo appuntamento in agenda!

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