Continua la serie di consigli utili che abbiamo individuato lavorando fianco a fianco con diversi esperti del settore medico e odontoiatrico, per rispondere alla crisi.
Consiglio 2 - Monitora e gestisci appuntamenti disdetti
In questa fase, a seconda della gravità della crisi sanitaria nelle diversi regioni, le agende degli studi medici-odontoiatrici stanno registrando un aumento delle disdette.
Accade anche nel tuo studio? Ci sono diverse azioni da intraprendere in questo caso.
Dall’osservazione di molteplici esperienze raccolte sul campo e dalla condivisione di queste con diversi player del settore, emerge che il modo più efficace per far fronte a questo fenomeno è reagire tempestivamente alla disdetta facendo tutto il possibile per fissare subito un nuovo appuntamento.
Un aiuto enorme in questi casi è dato dal supporto di strumenti che automatizzano il processo, in modo da ridurre il periodo che intercorre tra la data di disdetta dell'appuntamento e la data del nuovo appuntamento.
Vediamo ora come monitorare l’andamento delle disdette e a quali strumenti ricorrere per gestirle in modo più produttivo.
Come monitorare l’andamento delle disdette
Consigliamo di misurare l’andamento del numero di disdette su base settimanale.
Il fattore da analizzare è il rapporto del numero di disdette del periodo corrente rispetto al numero di disdette del periodo precedente.
Calcola l’andamento delle disdette con questa formula:
(N° Disdette settimana Y 2020) / (N° Disdette settimana X 2020)
Facciamo un esempio:
se lo studio Rossi ha avuto nella terza settimana di Ottobre 2020 un totale di 10 disdette e nella seconda settimana di Ottobre 2020 un totale di 4 disdette, il rapporto sarà uguale a:
Cosa significa questo risultato?
Un numero maggiore di 1 indica che le disdette sono aumentate rispetto al periodo precedente.
Nell'esempio sopra, il risultato è uguale a 2,5 il che significa che le disdette sono più che raddoppiate.
Effettua questa analisi ogni settimana per tenere sotto controllo la salute del tuo studio.
Sei in grado di fare quest'analisi?
NO, mi mancano i numeri per fare il calcolo.
Hai bisogno di uno strumento che ti permetta di avere sempre a disposizione queste informazioni e di identificare con esattezza quali sono i pazienti da richiamare.
L’agenda di AlfaDocs è uno strumento che integra la cartella dei pazienti con gli strumenti del Patient Relationship Management (PRM). In questo modo, ti permette di gestire la comunicazione e il rapporto con i pazienti in maniera veloce e completamente automatica.
Scopri l’agenda per la gestione facile delle disdette!
Accessibile ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo.
SÌ, ho i numeri per fare il calcolo.
Bene! Qual è il risultato?
- Risultato Maggiore di 1 → Le tue disdette stanno aumentando.
Se sono aumentate rispetto al periodo precedente, anche di poco, devi ricorrere subito agli strumenti adeguati per rallentare o, se possibile, invertire questo trend.
“Ok ma, concretamente, cosa posso fare?”
Per far fissare dal paziente il nuovo appuntamento il prima possibile, ti consigliamo l’uso di uno strumento di automazione: il Workflow, ovvero un flusso di lavoro automatico impostato direttamente nel tuo gestionale AlfaDocs.
Ecco come funziona:
- Imposta un Workflow che esegue un’attività di richiamo dei pazienti, che hanno disdetto un appuntamento, per esempio la scorsa settimana, e che non hanno fissato un nuovo appuntamento in futuro.
- Se lo studio ha abilitato la prenotazione online delle visite, in primis al paziente potrà essere inviato un SMS con un link per prenotare un nuovo appuntamento in totale autonomia.
- Solo nel caso in cui il paziente non abbia prenotato da solo, per esempio entro 48 ore, una notifica avvertirà il responsabile di questa attività nel tuo studio di provvedere a risentire questi pazienti, per proporre slot alternativi e fissare subito la nuova data dell’appuntamento.
Ti consigliamo di effettuare un check periodico, per verificare che tutti i pazienti che hanno disdetto un appuntamento, siano stati effettivamente contattati telefonicamente o tramite canali digitali.
Come impostare l’automazione per
richiamare i pazienti dormienti
ATTENZIONE!
Ricorda di avere un occhio di riguardo soprattutto per le disdette delle prime visite! La probabilità di perdere pazienti infatti aumenta nel caso in cui sia un nuovo paziente ad annullare la visita.Intervenire prontamente significa guadagnare la fiducia del paziente e rafforzare fin da subito il rapporto con lui, dimostrandosi presenti e proattivi.
Risultato Minore di 1→ Le tue disdette stanno diminuendo
Complimenti! Nonostante il periodo, il numero di disdette è costante oppure addirittura è diminuito. Questo significa che hai uno studio in salute.Ricorda però di non smettere di monitorare questo trend!
Puoi continuare ad attrarre nuovi pazienti e a migliorare l'efficienza del tuo lavoro in studio adottando gli strumenti tecnologicamente più avanzati.
Il software AlfaDocs è il gestionale in cloud avanzato che ti permette di gestire in modo facile e veloce la tua agenda digitale e di automatizzare la comunicazione con i tuoi pazienti, utilizzando ad esempio i promemoria e i richiami automatici, i Workflow e WhatsApp.
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La prossima settimana pubblicheremo il terzo consiglio, relativo all'aumento degli insoluti.
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