Come far accettare un piano di cura al paziente è una domanda frequente per uno studio odontoiatrico, ma la risposta non è semplice da trovare. Preventivi non accettati, pazienti che svaniscono dopo la consegna e piani di cura non seguiti correttamente sono gli esiti più comuni cui va incontro una proposta posta senza strategia.
Come far accettare un piano di cura al paziente allora? La comunicazione dentista-paziente è il cardine dell’accettazione di un preventivo, ma non si tratta di un concetto generale. Un odontoiatra può adottare strumenti e strategie precise per far accettare il piano di cura al paziente.
I pazienti, infatti, non svaniscono solo per paura della prestazione: frequentemente sono i tempi e i costi del piano di cura ad incidere maggiormente. Andare incontro al paziente su tempistica e pagamenti è una strategia vincente per far accettare il piano di cura.
Un piano di cura non può essere semplice merce di scambio tra dentista e paziente, poiché l’odontoiatra non è un venditore. Eppure, esistono diversi modi per presentare un preventivo e gli strumenti digitali possono venire in soccorso dello studio.
Come far accettare un piano di cura attraverso gli strumenti digitali? Abbandonare i fogli scritti a mano e le spiegazioni sommarie è il primo passo, utilizzare un software gestionale avanzato è indispensabile.
Disporre di un software per dentisti progettato per supportare tutte le attività dello studio odontoiatrico permette di presentare al paziente tempistiche e costi in modo trasparente, restando aderenti alla normativa sul preventivo sancita dalla Legge Concorrenza.
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Il triangolo della paura: dentista - preventivo - quando devo pagare
Come far accettare un piano di cura ad un paziente preoccupato da tempistiche lunghe, spese importanti e soprattutto da un percorso di cura di cui non comprende i passaggi? Spendersi in lunghe spiegazioni tecniche non funziona, il giorno successivo il paziente non ricorderà nulla dell’inserzione dell’impianto.
Scrivere a mano parole tecniche, prestazioni e prezzi è piuttosto faticoso per l’odontoiatra o il collaboratore e non facilita la comprensione del piano di cura da parte del paziente - un punto di assoluto svantaggio per lo studio, poiché il paziente potrebbe diventare insicuro, non capire fino in fondo può destare preoccupazione.
Come far accettare un piano di cura ad un paziente già spaventato? È molto complicato, la possibilità che lui non accetti è molto alta. La paura non è il solo fattore di incertezza, ad essa va aggiunta l’organizzazione. Gli impegni ci sono sempre ed un paziente che salta un appuntamento per un impegno dimenticato può essere una vera scocciatura.
Un buon piano di cura deve essere organizzato secondo interventi prioritari e secondari, poiché un paziente consapevole dell’importanza delle prestazioni sarà più attento, seguirà con maggior diligenza il percorso di cura.
Questione di tempo o di domande
Far accettare un piano di cura al paziente non è solo questione di spese da sostenere, intervengono altri fattori: ad esempio la durata del percorso di guarigione, aspetto che non va affatto dimenticato come suggerisce anche l’odontoiatra Shalin Patel in un articolo per DentalEconomics.
Mettere il paziente nelle condizioni di affrontare il percorso serenamente significa riuscire a fornire una predizione credibile della durata del percorso di cura, poiché alla domanda “Quanto ci metterò a guarire?” non è sufficiente rispondere “Dipende”.
Come sostiene l’odontoiatra Shalin Patel, rispondere vagamente oppure dare una previsione troppo lontana (o troppo lunga), induce frequentemente a rifiutare il piano di cura, oppure a cercare risposte più convincenti in altri studi.
Gli odontoiatri non hanno poteri divinatori, ovviamente, tuttavia prospettare una tempistica credibile rispetto alle aspettative del paziente può essere un modo per andare incontro alle sue esigenze, soprattutto se ad entrare in gioco sono i costi da sostenere.
Moltissimi preventivi vengono dimenticati in auto dai pazienti che tornano a casa, molti pazienti svaniscono nel nulla appena ricevuto il piano di cura. Tuttavia sappiamo che se lo stato di salute non è dei migliori, un paziente non dimentica di curarsi.
Il dottor Shilin Patel consiglia allora di rispondere ad una domanda con un’altra domanda: “Quando ti aspetti di guarire?”, che offre non soltanto un’occasione per specificare meglio in cosa si suddivide il piano di cura, ma soprattutto di dimostrare empatia e comprensione per il paziente. Il piano del pagamento diverrà allora un argomento meno difficile da affrontare successivamente.
La paura dei costi nascosti
La Legge Concorrenza entrata in vigore da pochi mesi obbliga gli studi medici, odontoiatrici e professionali a consegnare un preventivo trasparente ai pazienti, in forma scritta o digitale. Scrivere un preventivo per un piano di cura con carta e penna è sempre più sconsigliato, non si tratta soltanto del tempo perso nella compilazione.
Per preventivo trasparente s’intende la dimostrazione chiara e puntuale di tutti i costi che dovrà sostenere il paziente, senza brutte sorprese al momento del pagamento. Ma non è tutto: la trasparenza sta anche nell’inserire tutti i riferimenti dello studio nello stesso preventivo.
1) Intestazione dello studio, con logo dello studio e con titoli previsti dalla Legge Concorrenza 2) Dati del paziente 3) Odontogramma con le prestazioni da effettuare e già effettuate 4) Testo di accettazione.
Dal riferimento dell’iscrizione all’albo, ai riferimenti per l’assicurazione professionale stipulata, l’odontoiatra è obbligato per legge a mostrare chiaramente tutti i dati sanciti dal comma 150, come abbiamo approfondito nell’articolo sulle nuove norme sul preventivo.
Per lo studio odontoiatrico che gestisce in cartaceo non si tratta solo di sostenere i costi per la carta intestata, ma anche quelli per le ore di lavoro del personale di segreteria, impegnato a riportare ogni dato a mano.
Lo stesso preventivo compilato a mano in 10 minuti potrebbe essere compilato in meno di 3 utilizzando un software gestionale predisposto per consegnare piani di cura personalizzabili per prezzi e prestazioni, al passo con la normativa attuale, in una forma chiara e trasparente.
Preventivo trasparente con un software orientato al paziente
Come far accettare un piano di cura al paziente spaventato da costi nascosti e da tempistiche troppo lunghe? Presentando un piano di cura di cura trasparente per costi e tempi delle prestazioni da eseguire attraverso un software gestionale avanzato.
Il vantaggio di un software gestionale come AlfaDocs è la possibilità di compilare il piano di cura digitale in pochissimi minuti, inviarlo via email, oppure stamparlo al momento e consegnarlo nelle mani del paziente completo di intestazioni e prezzi già impostati dall’odontoiatra o dal collaboratore.
Eppure, anche questo può non essere sufficiente. Il rapporto di fiducia che lega il paziente allo studio deve essere alimentato, altrimenti i preventivi accettati saranno comunque in numero ristretto.
Un software orientato al paziente permette di accompagnare il paziente nell'accettazione del piano di cura, attraverso processi automatizzati eseguiti da Workflow. In particolare è possibile programmare:
- comunicazioni automatiche programmabili dopo l’emissione del preventivo
- un percorso “guidato” alla comprensione del percorso di cura personalizzabile
- invio di video, email ed sms informativi su situazioni d’interesse specifico per ogni singolo paziente
In questo modo lo studio risparmierà tempo, ma riuscirà ad essere costante nelle comunicazioni con i pazienti ed aumentare l'accettazione dei preventivi, restando pienamente a norma di legge.
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