Fatturazione elettronica e privacy: mantenere lo studio odontoiatrico a norma di legge

Mantenere lo studio odontoiatrico a norma di legge va di pari passo con l'abbandono della gestione cartacea. Non si tratta soltanto di migliorare l'organizzazione interna, ma anche di restare al passo con la nuova normativa fiscale, nonché con le nuove disposizioni sul trattamento dei dati personali dei pazienti.

Il preventivo obbligatorio digitale o scritto sancito dalla Legge Concorrenza è solo l'inizio del processo di digitalizzazione promosso dal legislatore, in quanto il cambiamento più netto per gli studi odontoiatrici sarà l'obbligo di fatturazione elettronica, sancito dalla Legge di Bilancio 2018.

Digitalizzare lo studio odontoiatrico, la gestione fiscale e normativa sarà quindi un passaggio praticamente obbligato per tutti gli studi odontoiatrici nel giro di pochi mesi. Eppure, non tutti i mali vengono per nuocere: i vantaggi nell'uso di un software gestionale avanzato possono essere molti e mantenere lo studio a norma di legge non sarà un problema.

Tuttavia, non tutti gli strumenti digitali rispondono pienamente ai requisiti imposti dalla nuova normativa, per cui occorrerà non soltanto adeguarsi prima dell'entrata in vigore della fatturazione elettronica e delle nuove disposizioni in fatto di privacy, ma scegliere il software gestionale a norma di legge più avanzato.

Fatturazione elettronica: passare al digitale è questione di tempo

Mantenere lo studio odontoiatrico a norma di legge, quindi, richiede strumenti informatici adeguati alla nuova normativa fiscale. Una delle novità più importanti attese con la Legge di Bilancio 2018 sarà il passaggio alla fatturazione elettronica obbligatoria per tutti gli scambi commerciali tra privati e non soltanto con la Pubblica Amministrazione.

È implicito che uno studio odontoiatrico ancorato alla gestione cartacea dovrà necessariamente conformarsi, poiché a partire dal 2 gennaio 2018 passare alla fatturazione elettronica sarà opzionale, ma a partire dal 2019 diverrà un vero e proprio obbligo di legge. Digitalizzare la fatturazione sarà funzionale alla lotta all'evasione, ma procurerà anche molti vantaggi agli studi odontoiatrici.

Da un punto di vista fiscale i vantaggi saranno moltissimi, tra cui è utile citare il rimborso prioritario del credito IVA entro 3 mesi dalla presentazioni della dichiarazione IVA annuale, ma anche la riduzione di un anno dei termini di accertamento fiscale e l’esenzione dall’invio dello Spesometro. I vantaggi però saranno notevoli anche dal punto di vista della gestione dello studio.

Utilizzare un software digitale permette di compilare le fatture in pochi minuti e soprattutto beneficiare di una classificazione impeccabile: uno studio odontoiatrico raccoglie sia fatture in uscita che fatture in entrata, gestire in cartaceo significa riempire scaffali e raccoglitori di fogli volanti, con il rischio permanente di perderli o confonderli.

Un software gestionale in cloud a norma di legge permette non soltanto di disporre delle fatture in qualsiasi momento e da qualsiasi dispositivo abilitato, di conservarle in un archivio sicuro e continuamente aggiornato, ma anche di poter effettuare l'invio di tutte le fatture al Sistema TS senza bisogno del commercialista. Un vantaggio notevole, oltre che un notevole risparmio.

Trattamento dei dati personali: il regolamento già c'è

Avviare la digitalizzazione dello studio assume un'importanza fondamentale se consideriamo le nuove disposizioni sulla protezione dei dati personali. La General Data Protection Regulation (GDPR) in vigore dal maggio 2016 sarà pienamente applicabile a partire dal maggio 2018 e richiederà a tutti gli studi odontoiatrici di adeguarsi.

Conformarsi alla nuova normativa sulla privacy non sarà semplice per i professionisti e gli odontoiatri che gestiscono tutta la documentazione sui pazienti in cartaceo, poiché a cambiare saranno principalmente i doveri e le responsabilità di chi detiene i dati sui pazienti. Garantire la sicurezza dei dati e rispettare i requisiti minimi imposti dalla Legge non sarà sufficiente.

Per mantenere lo studio a norma di legge occorrerà dimostrare di esserlo, quindi possedere un registro delle attività sul trattamento dei dati, quindi un pieno controllo su chi avrà accesso ai dati personali e quali attività svolgerà con essi. Nel caso degli studi odontoiatrici si tratterà non soltanto dei dati clinici, ma anche dei dati fiscali e delle informazioni personali dei pazienti.

Registrare gli accessi ai dati dei pazienti e soprattutto riuscire ad avere uno storico di tutti gli accessi dimostrabile con sicurezza è davvero complicato da immaginare con una gestione cartacea: occorrerebbe un registro cartaceo dove il collaboratore o l'odontoiatra annoti nome, cognome, orario e tipo di attività per ogni piano di cura o cartella clinica consultata.

Un software gestionale come AlfaDocs, a differenza della maggior parte dei software installati disponibili sul mercato, permette di ricostruire uno storico degli accessi con semplicità, poiché applica un monitoraggio completo delle attività svolte anche grazie alla tecnologia cloud. Inoltre, presenta tutti i requisiti di protezione informatica più avanzati, oltre al salvataggio sicuro in continuo aggiornamento.

Preventivo obbligatorio: la legge parla chiaro

Tra le leggi più recenti che indirettamente spingono gli studi odontoiatrici verso la digitalizzazione vi è l'obbligo di presentare un preventivo scritto o digitale? Con l'entrata in vigore della Legge Concorrenza tutti gli studi professionali sono stati obbligati a questo adempimento, che non si esaurisce con la consegna del preventivo al paziente.

Il preventivo deve infatti contenere i titoli dell'odontoiatra, i riferimenti alla Rc professionale dello studio e i riferimenti all'iscrizione all'albo professionale. Questo implicitamente richiede che lo studio si procuri della carta intestata, aggiungendo un costo ulteriore ai conti di fine anno.

Un software gestionale avanzato permette non soltanto di compilare rapidamente un preventivo digitale ed eventualmente di stamparlo, avendo predisposto tutte le informazioni precedentemente, ma soprattutto permette di inviarlo via mail e condividerlo con gli stessi collaboratori dello studio in pochissimo tempo.

Il cloud anticipa i tempi sulla legge

Gli studi odontoiatrici e i professionisti hanno esigenze specifiche. La tentazione di affidarsi a software generici e magari gratuiti resta forte; tuttavia, la normativa sulla tutela della privacy è molto precisa e non tutti i software gestionali possono mantenere lo studio odontoiatrico a norma di legge.

Oltre a controllare l'effettiva conformità, nel passaggio al digitale lo studio odontoiatrico dovrà anche valutarne i costi. I software installati, ad esempio, prevedono costi aggiuntivi per la predisposizione del server ed eventualmente di un computer; a differenza di un software gestionale in cloud come AlfaDocs utilizzabile da qualsiasi dispositivo connesso ad internet, anche dai cellulari.

La tecnologia cloud permette di accedere in qualsiasi momento a tutti i documenti presenti nell'archivio dello studio odontoiatrico, ogni singolo accesso è controllato, verificato e salvato in cronologia, in tutta sicurezza: fatture e preventivi possono essere inviati via email ai pazienti o condivisi rapidamente con i collaboratori anche fuori dallo studio odontoiatrico.