Come ricordare gli appuntamenti ai pazienti: tecniche di Marketing Odontoiatrico

Come ricordare gli appuntamenti ai pazienti per evitare che si dimentichino di venire in studio è un impegno che va al di là della clinica. Lo studio odontoiatrico deve infatti diventare un punto di riferimento per la salute del paziente: non si tratta solo di fidelizzare un paziente, ma di applicare le strategie di Marketing Odontoiatrico. Di cosa si tratta?

Lo studio dentistico investe molto del suo tempo in attività di segreteria: i collaboratori sono costantemente al telefono ad aggiornare gli appuntamenti in agenda, spostare interventi per esigenze dell’odontoiatra, riparare ad impegni improvvisi o contattare pazienti che svaniscono nel nulla.

Come fa uno studio a ricordare gli appuntamenti ai pazienti? Con una telefonata. Questa è la modalità utilizzata da tutti quegli studi che percepiscono il problema degli appuntamenti dimenticati e vogliono porci rimedio, senza però avere gli strumenti tecnologici adeguati.. In questo modo, questi studi finiscono ad impiegare ore ed ore di lavoro a cancellare nomi, date e prestazioni su calendari e fogli bianchi.

Ricordare gli appuntamenti ai pazienti stando al telefono non è una soluzione, anzi genera problemi aggiuntivi. A prescindere da quanto tempo si perda per fare richiami manuali in maniera organizzata, può capitare comunque di non riuscire ad avvertire in tempo tutti i pazienti, oppure può succedere che essi non rispondano affatto alle telefonate.

Qual è la soluzione che uno studio dentistico può adottare per risolvere il problema? Noi ne proponiamo una che è utilizzata ogni giorno da centinaia di studi dentistici con ottimi risultati: automatizzare i promemoria degli appuntamenti attraverso l’utilizzo di un software gestionale.

Non dover più gestire manualmente i richiami, soprattutto quando appuntamenti vengono spostati, è solo uno dei benefici che può offrire un software gestionale per dentisti, soprattutto se esso permette di impostare dei promemoria per gli appuntamenti e mantenere così una stabile comunicazione.

Giocare d’anticipo e ricordare gli appuntamenti: strategia o Marketing Odontoiatrico?

Ricordare gli appuntamenti ai pazienti può essere un lavoro impegnativo per i collaboratori dello studio odontoiatrico. Pazienti dimenticati o non avvertiti per errore, o mancanza di tempo per chiamare tutti i numeri possono portare ad una sala d’attesa vuota (o quasi).

Eppure una sala d’attesa vuota nello studio odontoiatrico non è l’unico problema frequente: l’odontoiatra organizza le prestazioni da eseguire in giornata in modo ragionato ed un paziente in ritardo porta con sé attese più lunghe per i pazienti successivi.

Le conseguenze possono essere seccanti: i pazienti nella sala d’attesa possono spazientirsi ed uscire dallo studio, rimandare nuovamente l’appuntamento e quindi perdersi. Il rischio è molto alto, senza dimenticare il costo.

Ogni paziente che manca all’appello di una giornata lavorativa corrisponde ad un mancato ricavo. La domanda da porsi è infatti: quanti pazienti non si sono presentati in studio per dimenticanza questo mese? 3? 4? Quegli slot che avevamo riservato per effettuare le 4 prestazioni non ci genereranno alcun ricavo, ma lo studio avrà comunque i suoi costi fissi da sostenere.

Ricordare gli appuntamenti ai pazienti con un sensibile anticipo, quindi, può essere la soluzione alla sala d’attesa vuota, può facilitare l’organizzazione degli interventi in poltrona, evitando un sovraccarico di lavoro per il dentista e il nervosismo dei pazienti in attesa… e ci aiuta ad aumentare i ricavi dello studio!

Un software gestionale orientato ai pazienti fa la differenza

Aprire la rubrica e l’agenda, cancellare nomi e orari a matita è macchinoso e tende a generare errori di distrazione: i nomi possono confondersi, oppure la gomma può cancellare il nome sbagliato e creare scompiglio nell’organizzazione della giornata lavorativa.

Utilizzare un software gestionale per dentisti che mostri chiaramente gli appuntamenti in agenda, orari, nomi e tipi da prestazioni da effettuare può portare solo vantaggi. Inoltre, grazie alla tecnologia cloud, un software come AlfaDocs permette di accedere all’agenda da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, aggiungendo richiami, comunicazioni e nuovi appuntamenti.

Tuttavia, resta il problema degli appuntamenti mancati.

Come ricordare gli appuntamenti ai pazienti allora? AlfaDocs è un software gestionale orientato ai pazienti, cioè consente di impostare promemoria automatici ai pazienti per ricordare gli appuntamenti. Il vantaggio sta proprio nell'automazione e soprattutto nella possibilità di programmare l'intera comunicazione con i pazienti in modo personalizzato e amichevole, ad esempio tramite WhatsApp.

Giocare d’anticipo e ricordare gli appuntamenti ai pazienti in maniera automatica è decisamente più funzionale. Impostando un avviso automatico si avrà infatti la certezza che il paziente sia stato avvertito dell’appuntamento: i numeri confermano che il fenomeno degli appuntamenti mancati si riduce di oltre il 77% con l'uso dei promemoria.

Avere a disposizione un software orientato al paziente garantisce non soltanto la drastica riduzione degli appuntamenti mancati, ma soprattutto un notevole risparmio di ore di lavoro da parte dello studio.