#2 Gestione del tempo in studio: promemoria e richiami per risparmiare tempo e migliorare la retention

1. Promemoria automatici: risparmio di tempo e maggiore efficienza
2. Esempio di calcolo del tempo risparmiato
3. Le tempistiche ideali per i richiami preventivi

La gestione dei richiami dei pazienti è una delle attività più delicate e strategiche per ogni studio medico: assicurarsi che i pazienti tornino per le visite periodiche è fondamentale non solo per la loro salute, ma anche per la sostenibilità dello studio. Tuttavia, gestire questi richiami manualmente richiede tempo e risorse che potrebbero essere dedicate ad attività più produttive e di maggior valore aggiunto, come ad esempio lo sviluppo di strategie di crescita per lo studio. Qui entra in gioco la gestione efficiente dei recall tramite promemoria automatici personalizzati. 

Promemoria automatici: risparmio di tempo e maggiore efficienza

Immaginiamo di dover gestire manualmente i richiami di 10 pazienti ogni giorno, contattandoli uno a uno per ricordare loro l’appuntamento o per programmare la prossima visita: questa attività può facilmente occupare diverse ore ogni settimana, lasciando meno tempo per altre mansioni essenziali all'interno dello studio. Inoltre, la gestione manuale può essere soggetta a errori, come dimenticare di contattare un paziente o non riuscire a trovare un momento opportuno per chiamarlo, il che può influire negativamente sull'esperienza del paziente. Organizzare al meglio il tempo fin dalla prima visita, permette di costruire una base solida e di pianificare già i futuri richiami in modo più efficiente.

Con un sistema di promemoria automatici, il processo diventa immediato, fluido e altamente personalizzato. AlfaDocs permette di inviare promemoria automatici tramite SMS o email, garantendo che ogni paziente riceva il giusto messaggio al momento giusto. I promemoria possono essere configurati per adattarsi alle preferenze del paziente, che può scegliere il canale di comunicazione preferito e l'orario ideale per ricevere i messaggi. Questo approccio aiuta anche a migliorare la comunicazione con i pazienti, aumentando il tasso di ritorno e creando un'esperienza più piacevole per il paziente, che si sentirà seguito e supportato nel suo percorso di cura.

Esempio di calcolo del tempo risparmiato

Facciamo un esempio concreto per comprendere meglio il valore del tempo risparmiato. Se uno studio gestisce 10 appuntamenti al giorno e impiega mediamente 5 minuti per ogni paziente per gestire il recall (contattare, concordare l’appuntamento e annotarlo), si tratta di circa 50 minuti al giorno. Su base settimanale (escludendo il sabato), questo equivale a più di 4 ore di lavoro dedicate esclusivamente alla gestione dei richiami. Se consideriamo un mese di lavoro, parliamo di circa 16-20 ore di attività ripetitive e time-consuming. Se questo tempo venisse ridotto quasi a zero, potrebbe lasciare “spazio” ad attività più strategiche, come migliorare l'esperienza del paziente in loco, sviluppare campagne di marketing, o anche semplicemente prendersi il tempo per un ascolto più attento dei pazienti durante le visite.

Inoltre, i promemoria automatici possono contribuire a ridurre drasticamente il numero di appuntamenti mancati o cancellati all'ultimo minuto. Quando i pazienti ricevono un promemoria tempestivo, è meno probabile che dimentichino l’appuntamento o che non si presentino. Questo, a sua volta, consente allo studio di ottimizzare la gestione dell’agenda, evitando slot vuoti e migliorando l'efficienza complessiva.

Un ulteriore beneficio di automatizzare l’attività dei richiami è la capacità di migliorare la retention dei pazienti esistenti e di risvegliare quelli dormienti. I pazienti dormienti sono coloro che hanno un piano di cura in corso ma che, per vari motivi, non hanno un appuntamento programmato nel futuro. Spesso, questi pazienti non tornano semplicemente perché non ricordano l'importanza di continuare il trattamento o perché la vita quotidiana ha preso il sopravvento e hanno perso di vista le loro necessità di cura.

Attraverso i promemoria automatici, è possibile ricordare loro in modo gentile e tempestivo l’importanza di completare il trattamento o di programmare un controllo. I pazienti apprezzano sentirsi seguiti e sapere che il loro benessere è una priorità per lo studio. Di conseguenza, la probabilità che tornino per future visite e che si fidelizzino aumenta considerevolmente.

AlfaDocs consente di personalizzare ulteriormente i messaggi inviati, creando campagne specifiche per target diversi di pazienti: per esempio, per chi ha un trattamento incompleto, per chi non viene in studio da più di un anno, o per chi potrebbe trarre beneficio da una nuova tecnologia o procedura introdotta nello studio. Questi messaggi personalizzati non solo aumentano la retention, ma possono contribuire a mantenere il volume di lavoro costante e a ottimizzare le risorse dello studio.

In sintesi, gestire in modo efficiente i richiami non è solo una questione di organizzazione interna, ma è anche una leva strategica per far crescere lo studio, migliorare la qualità del servizio e garantire ai pazienti la migliore assistenza possibile.  Un sistema di gestione efficiente del tempo non si limita ai richiami, ma include anche strumenti come una lista d’attesa ben strutturata, che può essere utilizzata per gestire in modo dinamico eventuali cambi di programma o slot liberi.

Vuoi conoscere le migliori strategie e strumenti necessari per gestire il tempo in modo più efficiente? Il workshop mensile Be an Alfa Doc di Novembre sarà proprio su questo tema! 

Riserva un posto e guarda l’anteprima dell’ospite di questo mese, Paride Zappavigna, Direttore scientifico formazione ASO ATN

Le tempistiche ideali per i richiami preventivi

La pianificazione dei richiami preventivi richiede un approccio personalizzato che tenga conto delle diverse esigenze terapeutiche: i momenti ottimali per effettuare i richiami variano in base al tipo di trattamento e alle caratteristiche del paziente. Per le visite di controllo di routine, è consigliabile iniziare il processo di recall circa tre settimane prima della data prevista. Questo timing permette di gestire eventuali cambiamenti di programma senza compromettere la continuità delle cure.

Nel caso di terapie continuative, è importante stabilire un calendario di richiami che tenga conto dei protocolli terapeutici specifici. Ad esempio nel caso di uno studio dentistico, per i pazienti in trattamento ortodontico, i richiami potrebbero essere mensili, mentre per il mantenimento parodontale potrebbero essere necessari controlli trimestrali o semestrali. La chiave sta nel trovare il giusto equilibrio tra le necessità cliniche e la gestione efficiente del calendario. Integrare queste tempistiche in una pianificazione a lungo termine consente allo studio di bilanciare meglio le risorse e di prevedere con più precisione il carico di lavoro futuro, ottimizzando così anche la gestione dell’agenda.

Infine, è importante ricordare che il successo di un sistema di richiami dipende in larga misura dalla preparazione del personale che lo gestisce. È fondamentale fornire una formazione completa che includa non solo gli aspetti tecnici del sistema gestionale, ma anche le competenze comunicative necessarie per gestire le diverse situazioni. Il personale deve essere in grado di utilizzare efficacemente il software gestionale, comunicare in modo professionale e empatico, gestire le obiezioni e le situazioni critiche e personalizzare l'approccio in base al paziente.