Come osservare gli Scostamenti migliora l'andamento economico del tuo studio

Per raggiungere i tuoi obiettivi di produzione e monitorare la tua attività, utilizza uno strumento fondamentale: l’analisi degli Scostamenti

Cosa vuole migliorare uno studio medico più di ogni altra cosa? Secondo un sondaggio svolto da AlfaDocs su migliaia di studi nel giugno 2021, alla domanda su quale fase di lavoro dello studio possa essere perfezionata in futuro, un manifesto 42% ha puntato all’Analisi e al Controllo di Gestione. Una macroarea nella quale lo studio raramente ha le risorse o le competenze per migliorare il proprio rendimento.

Cosa serve più di ogni altra cosa a uno studio medico? Una pubblicazione del dott. Roger P. Levin su Compendium rivela che lo studio medico ha l’obbligo di determinare la salute della propria attività tramite alcune metriche. Tra gli undici indicatori segnalati, uno dei più importanti sono le spese generali, definite come un “assassino silenzioso” per ogni studio medico se non verificate passo passo.

È importante avere un’analisi costante e dettagliata di queste metriche: in questa sede, ci concentreremo sugli “Scostamenti”.

Cosa sono gli Scostamenti?

Per valutare l'efficienza di ogni fase di produzione del tuo studio e quindi lo stato di salute della tua attività, puoi contare sull’analisi dello Scostamento, che è di fatto la differenza tra valori interdipendenti (es. tra fatturato e incassato). Uno scarto da osservare con particolare attenzione.

Nel controllo della produzione dello studio, l’analisi degli Scostamenti identifica le fasi critiche nel processo di produzione del tuo studio, verifica se si sono raggiunti gli obiettivi impostati e aiuta a riallineare il piano d’azione.

Non solo, perché l’analisi degli Scostamenti permette anche di esaminare nuove variabili che intervengono sulla produttività della tua attività - che magari costringono a ridiscutere gli obiettivi inizialmente fissati - e di accertare anche chi e perché sia causa delle disfunzioni nel tuo sistema.

L’ottimizzazione passa da quattro fasi, che sono:

• La pianificazione, ovvero la strategia di lungo periodo, assieme agli interventi e agli strumenti per realizzare tale strategia.
• La programmazione, che serve a implementare materialmente cosa, come e quando le azioni pianificate andranno eseguite.
• L'esecuzione di tale programma.
• il controllo, che verifica come le fasi impostate della produzione si stanno realizzando, tramite report e indicatori specifici, rilevando gli eventuali scostamenti rispetto alle previsioni.
  
  

Bastano pochi passi per migliorare
le dinamiche del tuo studio

Le ragioni dietro a un'analisi così approfondita

Perché fare un’analisi così approfondita? I motivi non sono pochi:

• Ci sono motivazioni economiche, visto che le risorse possono diminuire o cambiare: in quel caso, bisogna ottimizzarle a tutti i costi.
  
  
• Entrano in gioco dinamiche professionali: chi gestisce un’attività medica deve trovare soluzioni ideali a problematiche tecniche e scientifiche, ma non solo. Si dovrà occupare anche di quelle economiche e amministrative.
  
  
• Infine, sussistono ragioni tecniche: l’obiettivo ultimo è l’utilizzo delle risorse a disposizione con il minore sforzo e il massimo rendimento possibile.

Grazie all’analisi degli Scostamenti delle fasi di produzione, lo studio può finalmente misurare il delta, lo scarto che risulta tra una fase di produzione e l’altra, partendo dal preventivo e giungendo fino al pagamento della fattura di saldo. Un’analisi dettagliata è ciò che fa la differenza a lungo termine.

Qual è lo scopo di quest'analisi?

Il fine ultimo dell’analisi degli Scostamenti è quindi assicurarsi che lo studio stia sfruttando tutte le risorse a disposizione nella maniera più efficiente possibile. Inoltre è fondamentale avere delle metriche misurabili in tempo reale per effettuare correttivi velocemente e prima che sia troppo tardi.

Con l’analisi degli Scostamenti, possiamo per esempio assicurarci che il volume dell’incassato non sia diminuito come conseguenza diretta di una diminuzione del fatturato, permettendoci invece di trovare il processo di produzione che realmente sta causando il problema. Facciamo un esempio pratico: prendiamo i preventivi fatti da uno studio durante gli ultimi 365 giorni.

Se utilizziamo la metrica “Preventivi emessi”, ciò che serve allo studio medico è la possibilità di calcolare la somma di tutti i preventivi creati nell’anno in corso per ottenere un totale su cui orientarsi. Questo può diventare un “Obiettivo di produzione”, che possiamo fissare per il nostro studio, che potrebbe persino avere una “percentuale di realizzazione”, cioè a che punto siamo del suo raggiungimento.

Cosa andremo a scoprire?

L’obiettivo primario sarà quindi imparare ad analizzare lo Scostamento, per esempio, tra piani emessi (quindi preventivi) e i piani accettati. Analizzare gli scostamenti tra le varie fasi produttive permette di individuare, a colpo d’occhio, i passaggi più critici e scegliere le azioni da intraprendere per ridurre gli Scostamenti.

Un altro esempio concreto: se c’è un alto scostamento tra il totale dei preventivi emessi e il totale dei preventivi accettati, si potrebbe scoprire che è necessario comunicare in modo più efficace al paziente il valore del piano di cura.

In ogni caso, ci sono sei metriche che rappresentano l’intero processo di produzione, intrecciate con sette dimensioni, messe a confronto per capire se lo studio sta raggiungendo gli obiettivi di produzione:

• Preventivi.
• Preventivi dopo sconto.
• Preventivi accettati dopo sconto (o “Piani di cura”).
• Prestazioni eseguite.
• Fatturato.
• Fatturato dopo sconto.
• Incassato.
  
  

Cosa puoi fare per migliorare ogni fase di produzione? Anche quando uno studio sembra andare alla perfezione, è difficile saperlo per certo senza un’attenta analisi degli indicatori che monitorano lo stato di salute dello studio. Questi infatti racconteranno una storia e riveleranno in quali aree la tua attività abbia i maggiori margini per migliorare (scarto alto = alto potenziale per margine di miglioramento).

In questo senso, AlfaDocs ti fornisce uno strumento aggiornato, automatizzato e onnipresente per identificare sei semplici metodi per controllare che il tuo studio non stia bruciando soldi.

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