L'adozione di un approccio strategico alla misurazione e all'analisi degli indicatori chiave di prestazione (Key Performance Indicators - KPI) è di vitale importanza per una gestione efficace degli studi medici-dentistici: tali indicatori non solo aiutano a monitorare la salute finanziaria dello studio e a fornire dati preziosi per ottimizzare le operazioni, ma riflettono anche la volontà di adattarsi dinamicamente alle esigenze del mercato e dei pazienti.
Un uso strategico delle varie forme di analisi dei dati può fornire ai professionisti gli strumenti necessari per comprendere meglio le proprie attività e prendere decisioni basate su informazioni concrete. Un approccio data-driven, cioè basato su informazioni concrete ottenute da dati raccolti, analizzati e interpretati, diventa quindi essenziale per ottimizzare le risorse, offrire un servizio più personalizzato ai pazienti e ottenere un vantaggio competitivo in un mercato sempre più esigente.
Esistono diversi metodi che gli studi possono utilizzare per estrarre informazioni significative dai loro dataset, cioè dal loro patrimonio di dati relativi ai pazienti, al fine di ottimizzare le operazioni e migliorare i risultati clinici e finanziari. L'analisi descrittiva consente di riassumere e descrivere i dati, fornendo una comprensione generale delle principali tendenze, schemi e caratteristiche, offrendo una visione d'insieme dell'andamento dello studio, come la distribuzione dei pazienti per età, la frequenza delle visite o le procedure più comuni. D'altra parte, l'analisi diagnostica aiuta a identificare le cause alla base di risultati specifici o problemi, esplorando relazioni e correlazioni all'interno dei dati. Ad esempio, può essere utilizzata per comprendere perché si verifica un certo tipo di disservizio o perché un particolare trattamento ha un tasso di successo inferiore rispetto ad altri. L'analisi predittiva utilizza modelli statistici e algoritmi per prevedere le tendenze future, consentendo di anticipare la domanda dei pazienti, ottimizzare la programmazione degli appuntamenti e prendere decisioni proattive. Grazie a questo approccio, gli studi possono prepararsi meglio a fluttuazioni stagionali, individuare i pazienti a rischio di mancata aderenza ai trattamenti e prevedere le esigenze del personale. Infine, l'analisi prescrittiva prende gli insight ottenuti dall'analisi predittiva e suggerisce i corsi d'azione ottimali per raggiungere gli obiettivi desiderati. Se l'analisi predittiva indica un aumento imminente della domanda di un particolare tipo di trattamento, l'analisi prescrittiva consiglia come allocare al meglio le risorse dello studio per soddisfare tale richiesta, migliorando così l'efficienza operativa e l'esperienza del paziente. In sostanza, l’approccio data-driven diventa quindi essenziale per ottenere un vantaggio competitivo in un mercato sempre più esigente.
Il costo orario della poltrona è un esempio significativo di un KPI operativo che può fornire insight preziosi: questo indicatore, infatti, non solo delinea la struttura dei costi diretti e indiretti connessi all'attività clinica, ma è anche uno strumento cruciale per la pianificazione strategica e finanziaria dello studio. In primis, la determinazione del costo orario della poltrona necessita di una meticolosa identificazione e classificazione dei costi, suddivisi in fissi e variabili. I costi fissi comprendono tutte quelle spese che non subiscono variazioni a seguito del numero di pazienti trattati o delle prestazioni erogate. Elementi come l'affitto dello studio, gli stipendi del personale amministrativo, il costo delle utenze e l'ammortamento delle attrezzature rappresentano delle voci costanti che persistono indipendentemente dall'intensità dell'attività clinica. Questi costi, quindi, stabiliscono il fondo di partenza per il calcolo del costo orario, e il loro monitoraggio costante è essenziale per garantire che la gestione finanziaria dello studio rimanga solida e prevedibile.
Contrariamente ai costi fissi, i costi variabili dipendono direttamente dall'attività clinica svolta: questi includono i materiali di consumo come guanti, mascherine, aghi, nonché costi specifici come quelli odontotecnici e i farmaci impiegati nelle varie procedure. La variabilità di questi costi richiede una gestione attenta e proattiva, poiché fluttuazioni non monitorate possono rapidamente erodere la redditività dello studio. È pertanto cruciale elaborare un inventario dettagliato e valutare con precisione il costo per unità di ogni risorsa utilizzata, per determinare il costo variabile totale per ciascuna prestazione offerta. Una gestione efficace dello studio medico, infatti, si basa non solo sulla minimizzazione dei costi, ma anche sull'ottimizzazione delle risorse disponibili. Questo include la gestione del tempo di lavoro del personale clinico e la programmazione delle attività in modo che coincidano con la disponibilità della poltrona, massimizzando così il rendimento economico di ogni ora operativa.
Il calcolo del costo orario della poltrona inizia con la somma dei costi fissi annuali, divisi per il numero totale di ore in cui lo studio è operativo, per determinare il costo fisso orario. A questo si aggiungono i costi variabili, calcolati per ogni tipologia di prestazione basandosi su un'analisi dettagliata dei materiali e delle risorse consumate. Il risultato finale, che combina il costo fisso orario con i costi variabili medi per prestazione, offre una visione comprensiva del costo totale orario della poltrona. Questa cifra complessiva non solo riflette il costo operativo per ogni ora di attività dello studio, ma fornisce anche una base cruciale per la definizione delle tariffe delle prestazioni. È fondamentale che queste tariffe siano non solo competitive ma anche sufficientemente calibrate per coprire i costi e garantire un margine di profitto adeguato. Inoltre, la comprensione approfondita dei costi orari consente agli amministratori dello studio di fare valutazioni informate riguardo l'ottimizzazione dell'uso delle risorse, l'identificazione di possibili risparmi e la negoziazione di condizioni più vantaggiose con i fornitori.
Un altro indicatore chiave è il tasso di no-show dei pazienti, definito come la percentuale di appuntamenti non onorati dai pazienti senza preavviso adeguato. Questo KPI non solo influisce direttamente sulla pianificazione delle risorse e sull'efficienza operativa, ma può anche segnalare problemi più ampi relativi alla soddisfazione del paziente o alla comunicazione dello studio. Non a caso, la gestione dei tassi di cancellazione e dei no-show dei pazienti, rappresenta il 58% delle fonti di stress per il personale degli studi: questi eventi non solo interrompono la programmazione ottimale delle risorse ma comportano anche un significativo lavoro amministrativo, spesso tedioso e dispendioso in termini di tempo. Questa gestione sub-ottimale può lasciare lo studio nella difficile posizione di dover recuperare entrate perse, aumentando la pressione sul personale e potenzialmente degradando la qualità del servizio offerto ai pazienti rimanenti. L'elaborazione eccessiva di documenti, che rappresenta il 17% delle problematiche, aggiunge un ulteriore strato di complessità: la gestione della documentazione, spesso voluminosa e complessa, richiede tempo e attenzione che potrebbero essere altrimenti dedicati all'assistenza diretta al paziente o ad altre attività produttive (fig.1).
Risulta evidente che un elevato tasso di no-show può avere ripercussioni significative non soltanto sull’agenda dello studio, causando numerosi “buchi” ma anche sulle entrate, poiché le ore lavorative si traducono in costi non recuperati senza generare fatturato. Inoltre, un alto numero di no-show può indicare inefficienze nella gestione dei rapporti con i pazienti, che necessitano di revisioni o miglioramenti.
Per esempio, un sistema di promemoria inefficace o una percezione negativa del valore o della qualità del servizio possono aumentare la frequenza dei mancati appuntamenti. Misurare il tasso di no-show si fa tipicamente calcolando il rapporto tra il numero di appuntamenti non onorati e il numero totale di appuntamenti programmati in un dato periodo. Questa analisi può essere ulteriormente approfondita esaminando i dati demografici dei pazienti o altri fattori specifici, come la tipologia di appuntamento o il giorno della settimana. La riduzione di questo fenomeno può essere ottenuta, ad esempio, introducendo sistemi automatizzati di promemoria via SMS o e-mail, oppure adottando un sistema di gestione che includa la possibilità di cancellare o rinviare gli appuntamenti, creare liste d'attesa per ottimizzare l'assegnazione degli slot disponibili e implementare politiche relative alle cancellazioni tardive o ai mancati appuntamenti. Solo in questo modo lo studio medico può andare incontro alle esigenze del paziente moderno, sempre più attento alla tecnologia e propenso ad un approccio più innovativo (fig.3 e 4).
Un altro esempio di KPI che può diventare una cartina al tornasole per valutare l'efficacia della gestione degli appuntamenti e l'accessibilità dei servizi offerti dallo studio è il tasso di attesa dei nuovi pazienti per fissare il primo appuntamento. Infatti, un alto tasso di attesa può indicare problemi di pianificazione delle risorse o una sovraccapacità dello studio. Questo indicatore si calcola come la differenza media tra la data della richiesta dell'appuntamento e la data effettiva della visita per tutti i nuovi pazienti in un periodo specifico. Secondo una ricerca condotta dall'American Dental Association (ADA), il tempo di attesa medio per una prima visita è di circa due settimane. Questo periodo può avere un impatto significativo sulla percezione del servizio da parte dei nuovi pazienti, che potrebbero essere scoraggiati dal fissare un appuntamento se la disponibilità risulta troppo lontana nel tempo. Una programmazione più flessibile e l'adozione di un sistema automatizzato di gestione degli appuntamenti, che consenta ai nuovi pazienti di individuare facilmente slot disponibili in tempo reale, sono essenziali per ridurre il tempo di attesa. Inoltre, riservare slot dedicati esclusivamente ai nuovi pazienti può facilitare l'accesso alla prima visita, fornendo al contempo un'accoglienza più personalizzata e professionale.
In sintesi, sarebbe impossibile trattare in modo esaustivo i numerosi KPI che ogni studio medico dovrebbe monitorare in un singolo articolo. Tuttavia, attraverso un'analisi dettagliata e un monitoraggio continuo di KPI pertinenti – solo per citarne alcuni, il tasso di retention dei pazienti, il reddito medio per paziente, il tasso di follow-up – è possibile garantire un esercizio efficace che soddisfi sia le esigenze economiche dello studio sia quelle di benessere e soddisfazione dei pazienti.
Commenti
0 Commenti