Come ottimizzare la gestione dei preventivi nello studio medico

1. Migliorare l'esperienza dei pazienti e l'efficienza dello studio medico
2. Velocizzare e semplificare la gestione dei preventivi
3. Preventivi scartati: un'opportunità di crescita

Quando si parla della creazione e della gestione dei preventivi nel settore sanitario, le implicazioni di questo processo non sono soltanto finanziarie: questo processo incide infatti sull'accessibilità ai servizi sanitari, sulla chiarezza dei costi per i pazienti e sull'efficienza complessiva della struttura medica. 

Migliorare l'esperienza dei pazienti e l'efficienza dello studio medico

Un preventivo accurato e tempestivo è fondamentale per costruire un rapporto di fiducia con i pazienti e per garantire che tutto lo staff medico possa svolgere il proprio lavoro in modo efficace e sostenibile.

Per comprendere l'importanza della gestione dei preventivi, è essenziale fare un passo indietro e considerare la natura dei servizi medici. A differenza di molti altri settori, la sanità deve confrontarsi con una serie di variabili che possono rendere estremamente difficile la stima accurata dei costi fissi e variabili. 

Solo per citarne alcune, queste variabili possono includere:

• La complessità del trattamento: un semplice controllo periodico o la pulizia dei denti richiedono meno tempo e risorse rispetto a procedure più complesse dove le competenze specialistiche, il tempo di lavoro prolungato e i materiali costosi possono far aumentare i costi.
• La durata del recupero: il tempo necessario per il recupero dopo un trattamento odontoiatrico può variare notevolmente a seconda del tipo di procedura eseguita. Un periodo di recupero più lungo può comportare un numero maggiore di visite di follow-up, ulteriori interventi o cure, e quindi un aumento dei costi.
• Le esigenze individuali del paziente: ogni paziente è unico e ha bisogno di un approccio personalizzato. Questo può includere esigenze speciali legate all'anestesia, a condizioni mediche preesistenti, all'età, all'ansia o alle preferenze personali. Le esigenze individuali possono influenzare i costi in quanto possono richiedere più tempo, attenzione e risorse.
• L'uso di apparecchiature specializzate: alcuni trattamenti richiedono l'uso di attrezzature specializzate o avanzate, come apparecchiature radiologiche, strumenti chirurgici o software di progettazione assistita da computer per la creazione di protesi su misura. L'acquisto, la manutenzione e l'aggiornamento di tali apparecchiature possono rappresentare una quota significativa dei costi fissi di uno studio dentistico.

In sostanza una stima accurata dei costi può aiutare lo studio medico a gestire il flusso di cassa, a pianificare le risorse e a prevenire le incomprensioni che possono portare a contenziosi o insoddisfazione del paziente. Allo stesso tempo, un preventivo preciso può aiutare i pazienti a prendere decisioni informate sulle loro cure, a pianificare finanziariamente e ad avere aspettative realistiche sul risultato del trattamento.

In molti casi, la creazione di un preventivo può richiedere il coinvolgimento di diversi membri dello staff medico e amministrativo, ciascuno con competenze e responsabilità diverse. Inoltre, il preventivo deve essere presentato al paziente in un formato comprensibile e dettagliato, evitando il gergo medico complicato e fornendo informazioni chiare su ciò che il trattamento comporterà.

Velocizzare e semplificare la gestione dei preventivi

I software gestionali in ambito sanitario sono programmi informatici che consentono di automatizzare e semplificare la gestione delle diverse attività che caratterizzano la vita di uno studio medico. Dalla prenotazione degli appuntamenti alla gestione dei dati dei pazienti, questi strumenti rappresentano una risorsa indispensabile per migliorare l'organizzazione interna dello studio e per garantire un servizio al paziente rapido, efficiente e trasparente.

Per quanto riguarda la gestione dei preventivi, questi software offrono una gamma di benefici significativi per la pratica medica, tra cui:

• Riduzione degli errori umani: la creazione di un preventivo può essere soggetta a errori se gestita manualmente: un errore in questa fase può avere ripercussioni non solo economiche, ma anche sulla percezione del paziente della professionalità dello studio.
• Rapidità nella creazione dei preventivi: automatizzare questo processo  amministrativo, trasformando il piano di cura in un documento pronto ad essere comunicato al paziente,  può far risparmiare alla segreteria centinaia di ore all’anno.
• Accesso facilitato: inviare il preventivo al paziente ed offrire la possibilità di firma elettronica da remoto, rappresenta un’opportunità enorme per incrementare il tasso di accettazione

Preventivi scartati: un’opportunità di crescita

In questo contesto, uno strumento spesso trascurato, ma incredibilmente utile, è l'analisi dei preventivi scartati. La comprensione dei motivi per i quali un paziente ha deciso di non accettare un preventivo può aprire una finestra di opportunità inaspettata e portare a un cambiamento significativo nella gestione dello studio medico. Si tratta di un'attività che può fornire preziose informazioni, offrire nuove opportunità e orientare le strategie future.

Ecco alcuni dei principali vantaggi:

• Miglioramento del servizio: analizzando i preventivi che non sono stati accettati dai pazienti, è possibile identificare le aree di miglioramento nei propri servizi come ad esempio la comunicazione con i pazienti, la presentazione del preventivo, o l'offerta dei servizi.
• Competitività: l'analisi dei preventivi scartati può aiutare a comprendere i punti di forza e di debolezza della propria offerta rispetto alla concorrenza. Dall’analisi potrebbe risultare opportuno applicare una riduzione dei costi, migliorare la qualità dei servizi o introdurne di nuovi.
• Fidelizzazione dei pazienti: comprendere i motivi per cui un paziente ha scartato un preventivo può aiutare a costruire una relazione più forte e di lungo termine con il paziente. Ad esempio, se un paziente ha rifiutato un preventivo a causa del costo, lo studio potrebbe offrire opzioni di pagamento flessibili.

La prima fase dell'analisi dei preventivi scartati è la raccolta dei dati. Ciò può includere il motivo per il rifiuto del preventivo, il tipo di servizio offerto, il prezzo e qualsiasi altra informazione rilevante.

Una volta raccolti i dati, andrebbero analizzati per identificare eventuali tendenze o modelli al fine di pianificare le azioni da intraprendere. Questo potrebbe includere la modifica della struttura dei prezzi, l'introduzione di nuovi servizi o l'implementazione di strategie di marketing mirate.

E’ chiaro quindi che i preventivi scartati non dovrebbero essere visti come un fallimento, ma piuttosto come un'opportunità. Questo tipo di analisi richiede tempo e risorse, tuttavia una piattaforma gestionale a supporto dello studio può svolgere gran parte del lavoro in modo completamente automatico.

Vediamo ad esempio come in AlfaDocs sia estremamente semplice monitorare l’andamento e le cause dei preventivi che non vengono accettati.

Usando la funzione "Analizza periodo" è possibile definire un periodo specifico cui limitare l’analisi. La semplicità del grafico “a torta” rende i dati più facili da interpretare e può rivelare tendenze preziose che altrimenti sarebbe più difficile individuare in un formato diverso.

Possiamo quindi affermare che, con strumenti adeguati, gli studi medici possono trarre il massimo dai loro dati e trasformare i preventivi scartati in opportunità di crescita.

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