Come usare le Newsletter per costruire una solida relazione medico-paziente

1. Perchè è così importante fidelizzare i pazienti
2. Newsletter: cosa sono e perchè dovresti prenderle sul serio
3. Non solo un'email: il valore dei contenuti
4. Catturare l'attenzione dei pazienti
5. Personalizza e segmenta: come rendere unica ogni newsletter
6. Quanto spesso inviare le newsletter: trovare il giusto equilibrio
7. Newsletter odontoiatriche da cui prendere spunto
8. Invio di Newsletter con AlfaDocs

L’evoluzione tecnologica degli ultimi anni ci ha spinto sempre di più ad avere consapevolezza delle potenzialità offerte da nuovi strumenti, basti pensare ai recenti sviluppi che stanno coinvolgendo l’uso di intelligenze artificiali e di come sia iniziato il processo della loro integrazione nella vita quotidiana. Anche nel settore medico, l'interazione tra medico e paziente non si limita più alla classica visita in studio, ma si estende alla sfera virtuale, sfruttando mezzi di comunicazione come le newsletter. Questo strumento, spesso sottovalutato, può rivelarsi fondamentale per creare e mantenere un legame forte con i propri pazienti. 

Ma come si può sfruttare al meglio questo mezzo? E come può un medico, o un intero studio medico, utilizzarlo per fidelizzare i pazienti e costruire relazioni durature e significative?

Perché è così importante fidelizzare i pazienti

Nel settore sanitario, la fedeltà dei pazienti è un elemento di cruciale importanza, e non solo per motivi economici. Il paziente che ha fiducia nel suo medico tende a seguire con maggiore assiduità i consigli sulla salute, a sottoporsi a controlli periodici e a rispettare il percorso terapeutico prescritto. Ad esempio, un paziente con diabete che riceve informazioni e consigli regolari dal suo medico avrà più probabilità di gestire efficacemente la sua condizione.

Inoltre, i pazienti soddisfatti sono una risorsa preziosa per accrescere la reputazione e l'influenza del medico all'interno della comunità. Questi pazienti diventano infatti promotori spontanei, raccomandando il medico a parenti, amici e conoscenti. Questo tipo di "marketing del passaparola" è particolarmente efficace, poiché le persone tendono a fidarsi delle raccomandazioni provenienti da chi conoscono e rispettano.

Newsletter: cosa sono e perché dovresti prenderle sul serio

Una newsletter è un tipo di comunicazione periodica, generalmente inviata via email, che può contenere una varietà di informazioni, notizie, aggiornamenti e promozioni. 

Nel settore sanitario, una newsletter può essere un potente strumento di comunicazione, consentendo al medico di condividere importanti informazioni sulla salute, aggiornamenti sulla pratica medica, promozioni speciali e molto altro.

Prendere sul serio le newsletter significa riconoscere il loro potenziale come strumento di costruzione e manutenzione delle relazioni con i pazienti. Attraverso le newsletter, infatti, è possibile mantenere un contatto regolare con i pazienti, offrendo al contempo un valore aggiunto attraverso l'informazione e l'educazione. Una newsletter, ad esempio, potrebbe includere un articolo sulle ultime scoperte in merito alla prevenzione di alcune malattie o un promemoria sull'importanza dei controlli periodici.

Non solo un'email: il valore dei contenuti

Per creare una newsletter che i tuoi pazienti non potranno ignorare, è fondamentale concentrarsi sulla creazione di contenuti di valore. Un esempio di contenuto di valore potrebbe essere un articolo dettagliato sulla prevenzione, con consigli pratici e strategie che i pazienti possono utilizzare nella vita quotidiana. 

Un altro esempio potrebbe essere un aggiornamento su una nuova terapia o tecnologia disponibile presso la pratica, con dettagli su come può migliorare la cura e il benessere dei pazienti. Questi tipi di contenuti non solo forniscono un valore aggiunto ai pazienti, ma possono anche contribuire a rafforzare la percezione della pratica come autorità nel campo medico.

Oltre al contenuto, è fondamentale prestare attenzione alla presentazione. Il design della newsletter dovrebbe essere pulito, professionale e facile da navigare. Inoltre, bisognerebbe rendere il testo più leggibile possibile, utilizzando titoli, elenchi puntati e paragrafi brevi per rendere le informazioni facilmente digeribili. 

Infine, includere una chiamata all'azione chiara e visibile, che incoraggi i pazienti a prendere un appuntamento, a contattare lo studio per ulteriori informazioni o a condividere la newsletter con amici e familiari. 

Catturare l'attenzione dei pazienti

Catturare l'attenzione dei pazienti con una newsletter richiede strategia e creatività. Il primo passo è creare un oggetto accattivante. Questo dovrebbe essere breve, coinvolgente e dare un'idea del contenuto dell'email. Ad esempio, un titolo come "5 modi per migliorare la tua salute oggi" è più probabile che attiri l'attenzione rispetto a un titolo generico come "Newsletter di marzo".

Oltre al titolo, è preferibile cercare di iniziare l'email con un sommario interessante che invogli i lettori a continuare la lettura. Infine, l'utilizzo di immagini e infografiche può rendere le newsletter più coinvolgenti e facili da capire. 

Personalizza e segmenta: come rendere ogni newsletter unica

La personalizzazione e la segmentazione sono strategie efficaci per rendere ogni newsletter unica e rilevante per ciascun paziente.

La personalizzazione si riferisce all'inclusione di dettagli specifici del paziente nella mail. Ad esempio, includere il nome del paziente nell'intestazione della mail, o fare riferimento a una recente visita o a un prossimo appuntamento farà “sentire” il paziente al centro dell’attenzione e aiuterà a creare un senso di connessione personale così da aumentare la probabilità che l'email venga aperta e letta.

La segmentazione, d'altra parte, si riferisce alla creazione di diverse versioni della newsletter per diversi gruppi di pazienti. Ad esempio, la strategia di creare una versione della newsletter per i pazienti anziani (con consigli sulla gestione delle malattie croniche e sul mantenimento di uno stile di vita sano nell'anzianità) e una versione per i genitori (con consigli sulla salute dei bambini) può rivelarsi vincente.

Gestire manualmente questo tipo di comunicazioni senza il supporto di una piattaforma che possa automatizzare tutti gli invii è praticamente impossibile.  

AlfaDocs è la piattaforma in cloud che può rendere queste attività completamente automatiche attraverso i cosiddetti workflow, cioè flussi automatici personalizzabili.

Vuoi semplificare l'invio delle newsletter? 

Quanto spesso inviare la newsletter: trovare il giusto equilibrio

Inviare newsletter troppo spesso, potrebbe portare i pazienti a sentirsi sopraffatti o annoiati. Di contro, un invio troppo sporadico potrebbe portarli a perdere interesse. Una buona regola empirica potrebbe essere iniziare inviando una newsletter una volta al mese. Questa frequenza fornisce un flusso costante di informazioni senza essere troppo invadente.

Tuttavia, la frequenza ottimale può variare in base a diversi fattori. Se il contenuto della newsletter è legato a eventi attuali o a novità nel campo medico, potrebbe essere appropriato inviarla più spesso. Allo stesso modo, se il contenuto è più evergreen, potrebbe essere sufficiente inviare la newsletter ogni due mesi.

Newsletter odontoiatriche da cui prendere spunto

Esaminare le newsletter di altri professionisti nel campo dell'odontoiatria può offrire un'utile fonte di ispirazione in quanto possono dare una panoramica delle tendenze attuali, mostrare come altre pratiche coinvolgono i loro pazienti e offrire idee per nuovi contenuti.

Potrebbe essere utile prendere nota di quali elementi di queste newsletter sono particolarmente efficaci o coinvolgenti come ad esempio il tono della scrittura, l'uso di immagini o infografiche, la lunghezza e la struttura degli articoli, o le chiamate all'azione (call to action). 

Ecco alcuni esempi di contenuti per newsletter:

• Email di benvenuto: è fondamentale dare il benvenuto ai nuovi pazienti con una email personale che li introduca allo studio. Questo gesto semplice, ma significativo, può aiutare a costruire un rapporto di fiducia fin dall'inizio.
• Risposte alle domande frequenti: una serie di risposte alle domande più comuni dei pazienti, come il motivo per cui le gengive sanguinano o quali siano le migliori abitudini per garantire un sorriso sano.
• Incontri informativi in studio: informazioni su eventi o incontri informativi organizzati nello studio per discutere di specifici argomenti legati alla salute orale, come la prevenzione della carie o le cure ortodontiche.
• Email promozionali: queste email possono essere utilizzate per promuovere nuovi servizi, offerte speciali o sconti. Sono un ottimo modo per incentivare i pazienti a prenotare appuntamenti e a provare nuovi servizi.
• Consigli utili: come mantenere denti forti e sani, con suggerimenti su cibi benefici per la salute dentale e quelli da evitare.
• Promemoria di check-up: la newsletter può essere “sfruttata” anche come promemoria, come ad esempio l’invito a effettuare check-up regolari. Questo tipo di comunicazione non solo aiuta a mantenere l'agenda dello studio sempre piena, ma dimostra anche attenzione verso la salute orale dei propri pazienti.

Invio di Newsletter con AlfaDocs

Tutte le attività descritte finora, come abbiamo visto, non possono essere svolte manualmente anche se consideriamo studi medici di piccole dimensioni.

AlfaDocs è una piattaforma gestionale in cloud sviluppata per rispondere esattamente a queste esigenze e offre una vasta gamma di funzionalità innovative, come l’invio automatico di newsletter. Questo strumento consente agli studi medici di stabilire in anticipo la frequenza e il contenuto delle comunicazioni, garantendo così che i pazienti ricevano le informazioni più recenti e pertinenti. Oltre a migliorare il rapporto con i pazienti, questa funzionalità riduce il carico di lavoro amministrativo, liberando il personale per concentrarsi su altre aree critiche dell'assistenza sanitaria.

Segmentazione del database

Oltre all'invio automatico di newsletter, AlfaDocs offre la possibilità di usare filtri avanzati. Questa funzionalità consente agli studi medici di segmentare il database dei pazienti in base a vari criteri, come l'età, il sesso, la condizione di salute. Questo significa che le newsletter possono essere personalizzate per adattarsi meglio alle esigenze specifiche di ciascun gruppo di pazienti, rendendo le comunicazioni più efficaci e pertinenti.

I vantaggi di AlfaDocs per gli studi medici

AlfaDocs offre una serie di strumenti che consentono agli studi medici di migliorare la qualità delle loro comunicazioni. Che si tratti di inviare aggiornamenti sulla salute, promemoria per gli appuntamenti o consigli per uno stile di vita sano, AlfaDocs garantisce che queste informazioni raggiungano i pazienti giusti al momento giusto. Ulteriori vantaggi:

• Facilità d'uso: AlfaDocs è stato progettato con l'utente in mente. La sua interfaccia intuitiva e le sue funzioni semplici da utilizzare rendono la gestione dello studio medico un'esperienza meno stressante e più efficiente.
• Affidabilità: AlfaDocs è basato su un'infrastruttura cloud, ciò significa avere un servizio affidabile e costante senza interruzioni.
• Scalabilità: AlfaDocs non è solo per gli studi medici di piccole dimensioni. Grazie alla sua scalabilità, può adattarsi alle esigenze di studi medici di tutte le dimensioni, consentendo loro di espandere le operazioni senza sacrificare l'efficienza o la qualità del servizio.

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