Emergenza Coronavirus: come far fronte alla crisi economica [Aggiornato 20/04/2020]

La situazione della diffusione del Nuovo Coronavirus in Italia impone agli studi medici-odontoiatrici di adottare delle contromisure importanti. Ci prepariamo a far fronte a un periodo di crisi, che rappresenta senza dubbio una prova molto dura da superare ma anche una grande opportunità per la crescita futura.

1. Informazioni generali sullo stato della diffusione del Nuovo Coronavirus
2. Le principali problematiche per lo studio
3. Le implicazioni dirette per lo studio
4. Le Best Practices messe in campo dagli studi medici-odontoiatrici
5. Strumenti di AlfaDocs per affiancarvi in questo momento difficile
6. I prossimi passi
   
   

La professione medica si trova a dover affrontare in prima linea una situazione davvero difficile, sia sul piano professionale ed etico che su quello personale.

La situazione si complica quando il Medico ricopre anche il ruolo di imprenditore a capo di uno studio medico-odontoiatrico, di fatto una piccola e media impresa la cui attività viene duramente colpita dal periodo di crisi.

In questi casi, si aggiunge sulle spalle del professionista una responsabilità di tipo economico: garantire l’economicità della propria attività imprenditoriale, da cui dipendono poi la stabilità e la sicurezza economica di un numero spesso anche molto consistente di terzi, ovvero i propri collaboratori e i pazienti.

Noi di AlfaDocs siamo da sempre al fianco di ogni Medico che, come te, si trova a doversi confrontare allo stesso tempo con la professione medica e con quella imprenditoriale.

Lo scopo di questo articolo è quello di:

• mettere a tua disposizione delle informazioni utili relativamente alle ultime notizie sul tema del Coronavirus e sulle normative a riguardo;
• condividere le Best Practices dello studio per la gestione tempestiva ed efficace dell’emergenza;
• fornirti degli spunti pratici per la gestione più efficiente ed efficace (anche in tempi di crisi) delle risorse dello studio.
  
  

1. Informazioni generali sullo stato della diffusione del Nuovo Coronavirus

L’emergenza Coronavirus risuona ormai da due mesi senza sosta, con conseguenze decisive sulla società e sul nostro Sistema Sanitario Nazionale.

[Aggiornamento Aprile 2020]

• Nuovo Dcpm del 10 aprile 2020, che proroga fino al 3 maggio le misure restrittive imposte dal Dpcm del 11 marzo 2020 (ulteriori misure in materia di contenimento e gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-19 sull'intero territorio nazionale).
• Inizio della Fase 2: presto le nuove linee guida ministeriali a seguito del Tavolo con Ministero della Salute, CAO, Sindacati e Università.

Sul sito dedicato al Nuovo Coronavirus del Ministero della Salute tutte le informazioni aggiornate sullo status del contagio e sulle precauzioni da adottare per rallentarne la diffusione.

Per quanto riguarda l’informazione scientifica con domande e risposte dai dottori, il sito della FNOMCeO (la Federazione nazionale degli Ordini dei Medici Chirurghi e Odontoiatri) ha creato la sezione "Dottore, ma è vero che?" per fare chiarezza sul tema.

Nello specifico per i dentisti, ecco il Comunicato elaborato da AIO, ANDI e Commissione Albo Odontoiatri Nazionale elaborato da AIO, ANDI e Commissione Albo Odontoiatri Nazionale che spiega in estrema sintesi il DPCM del 8 marzo e come si sta muovendo il mondo del dentale per affrontare la novità, anche sotto il profilo economico. Sempre AIO, con ANDI e CAO Nazionale ha condiviso nei giorni scorsi delle indicazioni di base per la prevenzione dei contagi da Coronavirus per la prevenzione dei contagi da Coronavirus negli studi.

2. Quali sono le principali problematiche che lo studio medico si trova a dover fronteggiare in una situazione di crisi?

• Appuntamenti cancellati all’improvviso e poltrona vuota: la problematica degli appuntamenti saltati è sicuramente la conseguenza principale, con impatto immediato sullo studio e che purtroppo non può essere contenuta né prevenuta in situazioni di improvvisa emergenza. Va però controllata e saputa gestire al meglio, utilizzando tutti gli strumenti a disposizione dello studio e del suo personale.
• La necessità di gestire in modo efficiente ed efficace le comunicazioni con i pazienti: cosa succede a seguito della disdetta dell’appuntamento è di fondamentale importanza per la costruzione di un rapporto solido tra medico e paziente. È in questo momento che si pongono le basi per garantire la fedeltà del paziente stesso allo studio medico-odontoiatrico.
• Perdite economiche come conseguenza delle disdette di appuntamenti: il monitoraggio costante dell'economicità dello studio e il calcolo periodico dei principali indicatori economici (come il costo orario della poltrona), sono di fondamentale importanza per mantenere il controllo della gestione. In questi momenti è importantissimo prendere decisioni basate su informazioni concrete e ragionamenti razionali, non permettendo all’impulsività o all’emotività di prendere il sopravvento.
  
  

3. Quali sono le implicazioni dirette di questa situazione così problematica?

Lo studio si trova a dover affrontare una situazione estremamente delicata, perché deve comunicare con diversi portatori di interesse e allo stesso tempo badare ai propri interessi per la sopravvivenza economica dell’attività. Le principali implicazioni a riguardo sono:

a. Curare la comunicazione su tutti i canali dello studio

È necessario mettere in atto in modo tempestivo e consistente, durante tutto il periodo di emergenza, una comunicazione verso i dipendenti e verso i pazienti che sia tesa da un lato a informarli, dall’altro a condividere quelle che sono le misure prese dallo studio per contribuire alla loro sicurezza e alla prevenzione contro la diffusione del virus. La comunicazione può essere:

Rivolta ai pazienti

• Pazienti preoccupati che annullano l’appuntamento per prevenzione: è importante comunicare con loro mostrando comprensione e cercando di fornire informazioni tramite le fonti più autorevoli sull’evolversi della situazione. È anche molto importante comunicare il piano di prevenzione e le misure prese dallo studio, in modo da dimostrare la propria professionalità e sensibilità relativamente alla loro preoccupazione;
• Pazienti che devono ricevere cure come da piano prestabilito, oppure di emergenza, ma che hanno paura di venire in studio: in questo caso bisogna valutare l’effettiva emergenza e il costo/beneficio del far venire il paziente in studio. Se il beneficio della cura per il paziente supera il costo di farlo uscire da casa e il rischio di eseguire il trattamento per il medico, allora bisogna comunicare in modo chiaro, senza creare apprensione, l’importanza di eseguire la cura, sottolineandone l’effettivo beneficio. In caso contrario, è meglio rimandare l’appuntamento e quindi rassicurare il paziente sul fatto che questo non avrà ripercussioni sulla sua salute.
  
  

Rivolta ai dipendenti

• Stabilire una comunicazione trasparente con il proprio personale su orari lavorativi, presenze e altre regole contrattuali, per mettere in chiaro cosa è previsto dal rapporto di lavoro e non dare nulla per scontato;
• Condividere le procedure da seguire aggiornate secondo le ultime normative e accertarsi che tutti le conoscano. Avere un piano di intervento concordato tra tutti i membri dello staff è di fondamentale importanza per garantire il rispetto interno delle regole e lo svolgersi senza problemi delle attività lavorative.
• Ricorrere allo smart working è possibile anche per il personale di studio. Con un gestionale in cloud si può avere accesso ai dati da qualsiasi dispositivo connesso ad internet, quindi c’è la possibilità (ad es. per la segreteria) di gestire l’Agenda e gli appuntamenti anche da casa.
  
  

b. Eseguire un’attenta analisi dell’andamento economico dello studio durante l’emergenza

Per essere in grado di mantenere il controllo sulla gestione dello studio non dobbiamo perdere di vista l’andamento economico, soprattutto nei momenti di crisi. Per farlo e non trovarsi impreparati nei momenti decisivi della gestione, quelli in cui bisogna prendere decisioni importanti per il futuro, è molto importante portare avanti le seguenti attività:

1. Analizzare periodicamente la situazione economica dello studio.
2. Calcolare delle varianti del Break Even Point a seconda dell’evolversi dello scenario (worst case, expected case, best case).
3. Stabilire un piano straordinario di copertura nel caso le liquidità disponibili non permettano di sostenere l’attività.
   
   

4. Le Best Practices messe in campo dagli studi medici-odontoiatrici

Vediamo alcuni esempi messi in campo da studi medici-odontoiatrici, che possono essere presi come esempio di Best Practices da applicare anche nel proprio, con le migliori strategie da adottare per la corretta gestione dell’emergenza.

FASE 1: chiusura degli studi e gestione delle sole emergenze

Molti studi medici-odontoiatrici e diversi professionisti attivi sui Social, in particolare con le Stories su Instagram, hanno creato una ingente mole di comunicazioni sui propri account. Ecco alcuni esempi:

• informazioni utili da fonti ufficiali con i documenti reali, come fatto dal Dott. Giommaria Ventura sul suo profilo Instagram personale;
• l'elenco dei protocolli adottati dallo studio dentistico, come fatto dal profilo Instagram dello Studio Sabione & Di Bella;
• commenti propri e ricorso all'uso dei quiz per l’igienista dentale Denise Calzolari, che ha rivolto domande dirette ai suoi colleghi invitandoli a un confronto positivo sull’argomento;
• appelli e raccomandazioni dall’influencer del sorriso Tatiana Rizzati, che sul suo account mysmileroutine ha portato avanti l’appello “Fermatevi” per invitare i dottori a non eseguire quelle prestazioni di routine, come le igieni dentali, che non costituiscono emergenze improrogabili;
• il consiglio di fermarsi rivolto ai colleghi igienisti dentali per evitare il contagio, fatto anche dalla professionista Gaia Madaschi di Bergamo.

Molti studi si stanno limitando alle sole emergenze e adottano un sistema di gestione degli appuntamenti scadenzato, in modo da non creare sovrapposizioni tra una visita e l'altra.

FASE 2: iniziare a pensare a nuove modalità di gestione dell'attività sanitaria ordinaria da parte degli studi medici-odontoiatrici

Nell'intervista rilasciata a Odontoiatria 33, il referente ministeriale Prof. Enrico Gherlone appare “motivato” a seguito della prima riunione del Tavolo sull’odontoiatria istituito dal Ministero della Salute con CAO, AIO, ANDI e Collegio dei Docenti. 

Alla domanda su quale sarà la situazione che gli odontoiatri in particolare si troveranno a fronteggiare alla riapertura, il Professore risponde così:

"L’impressione, però, è che in questa fase siano più gli odontoiatri ad aver paura nella ripresa della attività che i pazienti ad andare negli studi. Tanto più saremo capaci di spiegare ai nostri pazienti che lo studio è sicuro, come era sicuro prima, anzi di più visto che ci saremo attrezzati contro un virus particolarmente trasmissibile, tanto meno problemi avremo.

"Quindi come vedo la fase post emergenza? Ritengo che gli studi dovranno gestire le richieste dei pazienti a cui si sono state sospese le cure e quelli che devono iniziare quelle programmate, e lo studio dovrà essere in grado di riorganizzare il proprio flusso di pazienti in funzione dei tempi che certamente saranno dilatati per via del rispetto della distanza sociale e delle regole che andremo ad indicare sulla sanificazione.

"Indubbiamente dovremo fare i conti con la situazione economica che porterà, come avvenuto nel post crisi del 2008, i pazienti a dover decidere le priorità di spesa, quindi probabilmente saranno posticipate le cure più costose. Ma anche questa volta il settore saprà adattarsi e trovare soluzioni uscendone in maniera positiva, cosi come altre professioni sanitarie, pur essendo, le nostre, prestazioni che utilizzando speso spray e distanza ridotta."

5. Come possono gli strumenti di AlfaDocs affiancarvi in questo momento così difficile?

Elenchiamo una serie di contenuti che potranno esservi utili per approfondire le tematiche più sensibili in questo periodo di crisi e condividiamo una serie di relativi approfondimenti.

I nostri tutorial vi aiuteranno a capire come applicare questi strumenti in modo pratico anche nel vostro studio medico-odontoiatrico, con l’obiettivo di partecipare in modo positivo alla Comunità e di fornire un servizio utile.

Per gestire al meglio lo studio in tempi di crisi, ecco i nostri consigli dalla Academy AlfaDocs.

1. Crea dei richiami automatizzati per quei pazienti che posticipano oppure annullano l’appuntamento: leggi questo tutorial per imparare come impostare i Workflow sfruttando tutti i vantaggi dell'automazione. I Workflow possono essere utilizzati sia durante l’emergenza che dopo per gestirne al meglio le conseguenze. Ci permettono quindi di eseguire una comunicazione efficace con i pazienti in modo del tutto automatizzato, riducendo di conseguenza la mole di lavoro per lo staff.
   Ad esempio, si possono creare dei Workflow per i seguenti casi:

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2. Ricorri alle campagne SMS: informa i tuoi pazienti con semplici SMS, un modo efficace ed immediato di raggiungerli senza essere troppo invadenti. Ad esempio, possiamo inviare una comunicazione avvertendo che l'orario di apertura dello studio è stato ridotto, oppure inviare un link per condividere una notizia pubblicata sul proprio sito web. Qualsiasi comunicazione importante potrà raggiungere i vostri pazienti in modo diretto e immediato.
   Scopri come puoi farlo facilmente con il nostro tutorial per creare Campagne SMS.
   
   
3. Agevola lo smart working con il Cloud: permetti ai tuoi dipendenti e agli operatori che lavorano da remoto di avere sempre accesso a tutti i dati sul software in cloud. Ad esempio: al personale di segreteria che lavora da casa per gestire le chiamate e le disdette, nonché le comunicazioni di cui abbiamo parlato; all'amministratore di studio che lavora da casa per definire i protocolli e workflow, nonché il controllo della situazione economica.
   
   
4. Utilizza Firma On-Click: la comodità della firma da remoto e della gestione digitale dei documenti senza più circolazione e archiviazione cartacea è evidente in momenti di emergenza come questi. Firma On-Click è la Firma Elettronica Avanzata di AlfaDocs che ti garantisce la firma dei documenti con pieno valore legale e la loro conservazione a norma GDPR in studio ma anche da remoto. Vuol dire che il paziente può ricevere e firmare documenti comodamente da casa sua e dopo la firma vengono in automatico salvati sulla cartella digitale del paziente.
   Scopri le differenze tra le varie firme elettroniche e guarda il Video che spiega come utilizzare Firma On-Click.
   
   

6. Quali sono i prossimi passi?

Non conosciamo bene né l’entità né la durata del periodo di crisi che ci troviamo a dover fronteggiare, siamo quindi costretti in una situazione di incertezza che possiamo e dobbiamo gestire al meglio delle nostre possibilità e competenze.

Quello che possiamo fare in casi come questi che stiamo vivendo, è ricorrere a tutta la nostra umanità e intelligenza, agendo sempre nel totale rispetto della vita e degli altri e mettendo a servizio le nostre competenze al meglio delle nostre capacità.

Non rimaniamo fermi a guardare ma restiamo vigili, seguendo quanto indicato dalle normative man mano emanate dalle Istituzioni che ci governano e usando le regole di buon senso e di sano senso civico della nostra comunità.

Insieme possiamo farcela.