Questa guida sui software per dentisti fornisce le informazioni basilari per orientarti nella scelta del software adatto al tuo studio dentistico. Per prima cosa, descriviamo i 3 tipi di software presenti sul mercato. Poi elenchiamo i 7 parametri fondamentali da esaminare quando scegli il software. Infine, analizziamo in una tabella i 3 tipi di software in relazione ai 7 parametri.
Sempre più professionisti del settore dentale decidono di digitalizzare la gestione del loro studio, acquistando un software per dentisti. I motivi che li portano a prendere questa decisione sono diversi: dalla sicurezza dei dati all’ottimizzazione delle attività, fino alle ultime disposizioni di legge. Una volta deciso di digitalizzare la gestione dello studio, il dentista inizia a esplorare le varie soluzioni presenti sul mercato. Spesso questa fase è noiosa e complicata. Proviamo allora a fare un po’ di chiarezza sui tipi di software per dentisti esistenti, raggruppandoli in 3 categorie principali:
PRIMA CATEGORIA DI SOFTWARE PER DENTISTI: I SOFTWARE INSTALLATI
I software installati, come dice la parola stessa, sono quelli che si attivano tramite installazione sul computer. Nel linguaggio informatico, con la parola “installazione” si intende la copia e la configurazione del software sul computer. Tipicamente l’installazione avviene inserendo un cd nel computer: a questo punto si avvia la procedura di installazione guidata, con la quale i file del software contenuti sul cd vengono copiati sul computer, e si configurano le impostazioni del software. Nei casi più semplici, l’installazione può essere eseguita direttamente dall’utente. Nei casi più complessi, invece, può essere necessario l’aiuto di un tecnico. Dopo aver eseguito l’installazione, il software si trova “fisicamente” all’interno del computer. Questo implica che, nel caso in cui nello studio ci siano più computer, l’installazione va ripetuta su ogni computer.
SECONDA CATEGORIA DI SOFTWARE PER DENTISTI: I SOFTWARE IBRIDI
I software “ibridi” sono una sotto-categoria dei software installati. Si tratta infatti di software installati, ma con qualche sezione in cloud. Un esempio può essere un software installato che ha però l’agenda in cloud. Questi software rappresentano una sorta di via di mezzo tra i software installati e i software in cloud. Ma sono da considerarsi a tutti gli effetti dei software installati, per via della loro modalità di attivazione e utilizzo.
TERZA CATEGORIA DI SOFTWARE PER DENTISTI: I SOFTWARE IN CLOUD
I software in cloud sono numericamente molti di meno rispetto a quelli installati. La tecnologia cloud, infatti, rappresenta una delle ultime innovazioni in campo tecnologico, mentre i software installati si basano su una tecnologia ormai di qualche decennio fa. Ma cos’è esattamente un software in cloud? Cloud è un termine inglese che significa “nuvola”. Uno studio dentistico che utilizza un software in cloud, paga una società per sfruttare delle risorse informatiche presenti su un server remoto. Lo studio, tramite Internet, accede al software e lo usa. Il software, quindi, non è “fisicamente” presente sul computer, ma è accessibile tramite Internet, inserendo il proprio nome utente e la password riservata. Proprio grazie a questa “immaterialità”, è possibile accedere al software da qualsiasi dispositivo (computer, smarphone e tablet), purché connesso a Internet. Va da sé che il software in cloud non richiede alcuna installazione: si accende il dispositivo, si inseriscono i propri dati di accesso e si inizia a usarlo.
7 PARAMETRI PER SCEGLIERE IL SOFTWARE PER LO STUDIO DENTISTICO.
Al di là degli aspetti tecnologici, la domanda che ogni dentista si pone è: come scelgo il giusto software per il mio studio? La risposta a questa domanda dipende prima di tutto dalle esigenze dello studio. Uno studio può essere grande o piccolo, può avere più operatori o uno solo, può essere appena aperto o già ben avviato, e così via. In base a tutte queste variabili, ti consigliamo di valutare questi 7 parametri prima di acquistare un software per dentisti:
- Semplicità di utilizzo. Il software deve semplificare la gestione dello studio, non complicarla. Quindi non scegliere mai un software senza prima avere avuto la possibilità di provarlo. Inoltre, assicurati dell’esistenza di un supporto tecnico sempre reperibile cui rivolgerti in caso di bisogno.
- Sicurezza. Cosa succederebbe se i dati del tuo studio andassero perduti? O se qualche malintenzionato riuscisse a infiltrarsi nel software per visualizzare, rubare o manipolare le informazioni dei tuoi pazienti? È un rischio che non puoi correre. Quindi assicurati che il software che scegli garantisca degli standard più che minimi di sicurezza.
- Costi. Nessuno vorrebbe pagare un prezzo troppo alto per acquistare qualcosa. Allo stesso tempo, bisogna riconoscere che prezzi troppo bassi sono spesso sinonimi di inaffidabilità e scarsa qualità. Oltre a trovare il giusto compromesso tra qualità e prezzo, valuta le varie modalità di pagamento, per vedere se c’è quella più adatta alle tue esigenze.
- Accessibilità. Chi dovrà utilizzare il software? Il dentista? La segretaria? L’igienista? I collaboratori? O, magari, tutti quanti. Nello studio dentistico si lavora in team. Meglio scegliere un software che dia libertà nella gestione e autorizzazione degli accessi, favorendo il lavoro in team, se il lavoro in team è un tuo obiettivo.
- A norma di legge. Sempre più norme regolamentano le procedure che i liberi professionisti devono seguire con il Fisco. Due esempi recenti sono l’invio delle spese dei pazienti per il 730 precompilato e la fattura digitale agli enti della PA. Il software gestionale scelto, quindi, deve garantire il rispetto di queste norme, ma anche l’implementazione di nuove funzionalità che ti permetteranno il rispetto delle future norme, quando ci saranno.
- Automatizzazione. Più il software lavora per te, meno tempo dovrai dedicare alla gestione dello studio (e più tempo potrai dedicare ai tuoi pazienti). Prima di procedere all'acquisto del software, quindi, verifica il suo livello di automatizzazione delle attività: nella comunicazione ai pazienti, nella contabilità, nella compilazione dei documenti, negli aggiornamenti del software, nel backup dei dati ecc.
- Funzionalità. Alcune funzionalità sono da considerarsi basilari, indipendentemente dalla grandezza e dal tipo di studio dentistico che si gestisce: l’anagrafica dei pazienti, l’agenda degli appuntamenti, la cartella clinica, la fatturazione. Ogni studio può poi avere bisogno di altre funzionalità, più o meno sofisticate. Verifica che il software offra queste funzionalità e, eventualmente, valuta se l’azienda è disposta ad aggiungere ciò che manca.
Scegliere un software per dentisti che non soddisfi sufficientemente tutti i 7 parametri, comporterebbe dei problemi per il tuo studio nel lungo periodo. La soluzione ideale è acquistare un software da utilizzare con continuità nel corso degli anni, senza doverlo cambiare dopo pochi mesi. Per questo motivo, prenditi il giusto tempo per decidere, chiarendoti tutti i dubbi.
I 3 TIPI DI SOFTWARE PER DENTISTI ALLA PROVA DEI 7 PARAMETRI.
Proviamo adesso a esaminare i 7 parametri per ciascuno dei 3 tipi di software per dentisti: installati e ibridi (messi nella stessa colonna, dato che possiamo considerare gli ibridi una sotto-categoria degli installati), e software in cloud. Nella tabella ci limitiamo a un’analisi descrittiva e imparziale, senza sottolineare pregi e difetti dell’uno e dell’altro tipo di software.
| INSTALLATI | IBRIDI | CLOUD | |
| Semplicità di utilizzo | Installazione: può richiedere il supporto di un tecnico. Negli studi dentistici con più postazioni, inoltre, diventa necessario installare un server in studio per immagazzinare la gran mole di dati. | Nessuna Installazione: l’attivazione è immediata, basta disporre di un dispositivo (pc, smartphone o tablet) connesso a Internet e inserire i tuoi dati di accesso. | |
| Sicurezza |
Il software e i dati si trovano “fisicamente” sul dispositivo. 2 pericoli: 1. Danni al dispositivo possono comportare la perdita di dati. Bisogna eseguire backup periodici. 2. Rischio di minacce esterne (come i virus). Bisogna munirsi di un buon antivirus. Nel caso dei software ibridi, questi problemi possono essere arginati se il database è in cloud. |
ll software e i dati non si trovano “fisicamente” sul dispositivo, ma sono conservati su server remoto. Prima di acquistare un software in cloud, chiedi chiarimenti sul server: dove si trova? Come viene garantita la protezione da guasti e minacce esterne? Come si recuperano i dati nel momento in cui dovessi decidere di cambiare software? | |
| Costi | Acquisto della licenza per ciascun dispositivo su cui si intende usare il software. Spesso gli aggiornamenti del software vanno pagati a parte e possono richiedere nuove installazioni. | Acquisto del diritto all’accesso al software e la proprietà dei dati. Generalmente si paga una cifra periodica fino a quando decidi di utilizzare il servizio. Gli aggiornamenti sono automatici e inclusi nel prezzo. | |
| Accessibilità |
Acquisto di una licenza per ciascun computer utilizzato. Necessario installare un server in studio per sincronizzare in tempo reale i dati tra un dispositivo e l’altro (non nel caso di software ibrido con database in cloud). |
Sincronizzazione automatica di tutti i dati tra tutti i dispositivi da cui accedi. Puoi accedere al software da più dispositivi diversi connessi a Internet, in contemporanea, da qualsiasi luogo, senza installare alcun server. | |
| A norma di Legge | Necessaria installazione di nuove funzionalità richieste per Legge o che necessitano di un aggiornamento per un adeguamento alla normativa vigente. | Nessuna installazione necessaria di nuove funzionalià per l'adeguamento alle ultime norme (un esempio, l’invio delle fatture al Sistema TS) e disponibilità immediata su tutti i dispositivi allo stesso tempo. | |
| Automatizzazione | Aggiornamenti e backup dei dati spesso effettuati manualmente. | Aggiornamento automatici disponibili da subito su tutti i dispositivi. Backup dei dati automatici. | |
| Funzionalità | Molte funzionalità a disposizione sui software installati e ibridi. Nuove funzionalità disponibili a seconda del software. | In costante evoluzione e spesso con funzionalità innovative. Ogni nuova funzionalità è immediatamente disponibile su tutti i dispositivi. | |
BUON NUOVO INIZIO IN CLOUD!
La scelta del software gestionale adatto al proprio studio spesso non è semplice. Diverse tecnologie da confrontare, molte cose da tenere in considerazione. L’ideale sarebbe acquistare un software con il quale gestire lo studio il più a lungo possibile. Vale quindi la pena impiegare il giusto tempo durante la fase decisionale, per acquistare il software migliore possibile, in base alle proprie necessità.
Speriamo con questa guida di aver fatto un po’ di chiarezza. La cosa migliore da fare ora è quella di provare in concreto la differenza e i vantaggi di un software cloud per il tuo studio!
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Nota del redattore: questo post è stato originariamente pubblicato sul blog a maggio 2016 ma è stato aggiornato a dicembre 2019 per completezza.
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