Gestione dei documenti e privacy nello studio medico: sicurezza dei dati e responsabilità

1. La protezione dei dati: un dovere etico e morale per il professionista sanitario
2. Un esempio di documento cruciale per lo studio medico: il consenso informato
3. Semplificare la gestione documentale
   
   

Il rispetto delle normative sulla privacy e la protezione dei dati personali dei pazienti non è solo un obbligo legale, ma un elemento fondamentale per costruire e mantenere la fiducia nel rapporto tra paziente e professionista sanitario. “Proteggere” i dati è un dovere etico e legale per qualsiasi professionista sanitario, ma nel contesto attuale, dove la digitalizzazione e l’uso di nuove tecnologie basate sull’intelligenza artificiale si stanno evolvendo in tempi rapidissimi, diventa un tema ancora più critico.

Questa tendenza veniva già evidenziata dal testo originale del GDPR (General Data Protection Regulation) nel “lontano” 2016: “La tecnologia ha trasformato l'economia e le relazioni sociali e dovrebbe facilitare ancora di più la libera circolazione dei dati personali all'interno dell'Unione e il loro trasferimento verso paesi terzi e organizzazioni internazionali, garantendo al tempo stesso un elevato livello di protezione dei dati personali”.

La protezione dei dati: un dovere etico e legale per il professionista sanitario

Nel settore sanitario, e in particolare in ambito odontoiatrico, tale questione assume un ruolo ancora più rilevante, poiché i dati trattati sono di natura sensibile e possono rivelare informazioni dettagliate sulla salute e sulle condizioni di vita del paziente.

Il GDPR ha, quindi, implicazioni significative: in primo luogo, richiede che lo studio dentistico acquisisca il consenso esplicito del paziente per la raccolta e il trattamento dei suoi dati personali. Questo consenso deve essere libero, specifico, informato e univoco, e può essere ritirato in qualsiasi momento. In secondo luogo, il GDPR impone l'obbligo di informare il paziente sulle modalità di raccolta e trattamento dei suoi dati. Questo significa che il paziente ha il diritto di essere informato su chi raccoglie i suoi dati (il titolare del trattamento), quali dati vengono raccolti, come e perché vengono utilizzati, chi può avere accesso ai suoi dati e  come può esercitare i suoi diritti in materia di protezione dei dati.

“Siamo abituati a considerare il concetto di privacy come qualcosa di astratto - precisa Cesare Vagnini, esperto in materia privacy presso Datawave - ma con l’entrata in vigore del Regolamento europeo 679/2016 è stato introdotta una nuova accezione a questo termine, e cioè quella di Data Protection - Protezione dei dati. Di pari passo, il GDPR ha introdotto anche il nuovo principio di accountability (responsabilizzazione) del titolare del trattamento e di tutti i soggetti che maneggiano i dati personali sotto la sua direzione. Questi due elementi di per sé forniscono ottime indicazioni su come adeguarsi al Regolamento europeo. 

In parole povere, bisogna essere consapevoli di come si utilizzano i dati degli interessati e ci si deve preoccupare di proteggerli ricorrendo alle misure tecniche e organizzative adeguate alla loro tipologia e alla loro quantità, senza dimenticarsi delle possibilità dell’azienda. La data protection viene spesso percepita come qualcosa di puramente burocratico, ma si tende a non pensare che a volte siamo noi stessi ad essere dal lato del cliente o del paziente e che vorremmo che le nostre informazioni siano tutelate correttamente. A questo punto, è chiaro che una reale protezione del dato esige un piccolo sforzo da parte di tutte le aziende per poter funzionare. Un corretto adeguamento privacy, oggi, ha una duplice funzione: è una forma di tutela, ma anche un misura di sicurezza, permettendo di analizzare le vulnerabilità aziendali e di correggerle nel rispetto dei diritti delle persone.”

Il GDPR sottolinea inoltre il principio della "minimizzazione dei dati", secondo il quale dovrebbero essere raccolti e trattati solo i dati strettamente necessari per il conseguimento delle finalità dichiarate. In altre parole, lo studio dentistico dovrebbe evitare di raccogliere informazioni non pertinenti o eccessive rispetto alle esigenze del trattamento odontoiatrico.

Un ulteriore aspetto fondamentale del GDPR riguarda la sicurezza dei dati. Lo studio dentistico deve implementare misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la protezione dei dati personali contro la perdita, l'alterazione, la divulgazione o l'accesso non autorizzato. Questo può includere l'uso di sistemi di crittografia, la formazione del personale su questioni di sicurezza dei dati, e l'implementazione di procedure per rispondere a eventuali violazioni dei dati.

E’ importante ricordare che il GDPR prevede sanzioni severe per le violazioni della protezione dei dati. Pertanto, la conformità a questa normativa non è solo una questione etica, ma rappresenta anche una necessità legale e finanziaria per lo studio dentistico.

L'applicazione del GDPR nello studio medico dentistico richiede pertanto un approccio strutturato e ben organizzato, che tenga conto di tutti gli aspetti citati finora. 

Vediamo quali dovrebbero essere le principali azioni da compiere per essere davvero compliant, cioè conformi,  alla normativa:

• Identificazione del titolare del trattamento: Il titolare del trattamento è la persona o l'organizzazione che decide come e perché i dati personali vengono trattati. In uno studio medico, il titolare del trattamento è tipicamente il medico titolare dello studio o la società che gestisce lo studio.
• Nomina del responsabile della protezione dei dati (DPO): è la figura responsabile di garantire la conformità del trattamento dei dati. Non tutti gli studi potrebbero avere la necessità di nominare un DPO, ma per quelli che trattano grandi quantità di dati sensibili, o che effettuano trattamenti che possono comportare un alto rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, questa figura può essere obbligatoria.
• Registro delle attività di trattamento: Il GDPR richiede che venga mantenuto un registro di tutte le attività di trattamento dei dati personali. Questo registro dovrebbe includere dettagli come la finalità del trattamento, la descrizione dei gruppi di interessati e delle categorie di dati personali, e una descrizione generale delle misure tecniche e organizzative di sicurezza. 
• Raccolta e gestione del consenso: Il GDPR prevede che il consenso alla raccolta e al trattamento dei dati personali sia libero, specifico, informato e univoco. Questo significa che i pazienti devono essere adeguatamente informati sulla natura e sulla finalità del trattamento, e che il loro consenso deve essere documentato in modo appropriato.
• Diritti dei pazienti: I pazienti hanno il diritto di accedere ai loro dati personali, di chiederne la rettifica di dati inesatti, di opporsi al trattamento dei loro dati, e di chiedere la cancellazione dei loro dati ("diritto all'oblio"). Gli studi dentistici devono mettere in atto procedure per rispettare questi diritti. 
• Notifica di violazioni dei dati: In caso di violazione dei dati (data breach) che potrebbe comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, lo studio dentistico è tenuto a notificarlo all'autorità di controllo competente entro 72 ore dalla scoperta.

Un esempio di documento cruciale per la gestione dello studio medico: il consenso informato

L'organizzazione e la gestione dei documenti all’interno di uno studio medico rappresentano componenti essenziali per garantire un funzionamento efficace e sono direttamente coinvolti nelle questioni che riguardano la privacy. 

Quando si pensa all'ambito sanitario, e nello specifico a quello odontoiatrico, il consenso informato rappresenta una pietra miliare nella relazione tra medico e paziente in quanto non è solo un documento legale, ma è soprattutto un atto etico e deontologico che sancisce il rispetto dell'autonomia decisionale del paziente. Attraverso questo documento, il paziente è messo in grado di comprendere appieno il proprio stato di salute, le possibili opzioni terapeutiche e i relativi rischi e benefici, prima di prendere una decisione consapevole.

La prima visita è un momento cruciale per l'instaurazione del rapporto di fiducia tra medico e paziente. In questa fase, il professionista deve essere in grado di spiegare in maniera chiara e comprensibile la diagnosi e il piano di trattamento proposto, utilizzando un linguaggio semplice e accessibile, senza rinunciare all'accuratezza scientifica. A ciò si affianca la necessità di fornire al paziente un modulo di consenso informato, che deve essere dettagliato e trasparente, così da permettere al paziente di prendere decisioni consapevoli riguardo alla propria salute.

Tuttavia, il processo di informativa e consenso non si esaurisce con la firma del modulo. Infatti, è un percorso che deve essere mantenuto vivo e attivo per tutta la durata della terapia. Ogni volta che si rende necessario modificare il piano di trattamento, è indispensabile fornire al paziente informazioni aggiornate e ottenere un nuovo consenso. Questo perché il consenso informato non è un atto univoco e irreversibile, ma un processo continuativo che deve essere adattato e modulato in base all'evolversi della situazione clinica.

Ma quali sono gli elementi chiave che dovrebbero essere inclusi in un consenso informato?

• Informazioni sul medico e sullo studio odontoiatrico: includono il nome del dentista, le sue qualifiche professionali e l'indirizzo dello studio odontoiatrico aiutando il paziente a capire chi sarà responsabile per le sue cure.
• Descrizione della condizione del paziente e del trattamento proposto: deve includere una descrizione dettagliata del problema di salute orale del paziente e del trattamento proposto, il tipo di procedura, i benefici attesi, e come il trattamento sarà eseguito.
• Rischi e possibili complicazioni: ogni procedura ha dei rischi associati, e il paziente ha il diritto di essere informato su di essi in modo chiaro e comprensibile, al fine di prendere una decisione informata.
• Alternative al trattamento proposto: se ci sono alternative al trattamento proposto, queste dovrebbero essere descritte consentendo al paziente di esplorare tutte le opzioni disponibili e di fare una scelta consapevole.
• Conseguenze dell'assenza di trattamento: il paziente deve essere informato su cosa potrebbe accadere se decide di non sottoporsi al trattamento proposto.
• Conservazione e gestione dei dati del paziente: Il consenso informato dovrebbe spiegare come i dati del paziente verranno conservati e gestiti, in conformità con le leggi sulla privacy.
• Diritto di revocare il consenso: il paziente deve essere informato che ha il diritto di revocare il suo consenso in qualsiasi momento, senza che questo influisca sulle sue future cure.

Semplificare la gestione documentale

Avere tutti i documenti, moduli e consensi in versione digitale, conformi al GDPR e “a portata di click” significa avere un vantaggio non solo in termini di tempo ma anche di sicurezza.

Qual è allora la soluzione più efficiente per gestire la mole dei documenti, le firme dei pazienti, gli adempimenti normativi e allo stesso tempo poter garantire un’archiviazione sicura? 

I professionisti sanitari dovrebbero affidarsi a software per la generazione e compilazione automatica dei documenti ed una archiviazione in cloud così da velocizzare, ad esempio, una fase delicata per lo studio medico che è proprio l’accettazione dei pazienti. Offrire la possibilità ai pazienti di firmare digitalmente i vari moduli e informative anche da remoto, è una prerogativa fondamentale per:

• Ridurre al minimo l’impatto sulla segreteria
• Automatizzare l’invio dei documenti ai pazienti
• Diminuire drasticamente i costi di carta e stampa 
• Avere più tempo da dedicare alla relazione medico-paziente

AlfaDocs.com permette di personalizzare e digitalizzare qualsiasi modello o informativa, compilando automaticamente i dati dei pazienti e offrendo la possibilità di apporre una Firma Elettronica con pieno valore legale, senza sacrificare tempo per gli adempimenti normativi legati al GDPR e alla protezione dei dati personali dei pazienti.

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La conformità con il GDPR non è un obiettivo da raggiungere una volta per tutte, ma un processo continuo. Gli studi medici devono monitorare regolarmente la conformità delle loro procedure con il GDPR, e aggiornarle in base a eventuali cambiamenti nella normativa, nelle tecnologie utilizzate o nelle pratiche di trattamento dei dati.

Tutti i membri del personale hanno un ruolo in questo processo: è quindi fondamentale che tutti ricevano una formazione adeguata sulla protezione dei dati e sul GDPR, e che siano consapevoli delle procedure da seguire in caso di richieste dei pazienti o di violazioni. 

Nel prossimo workshop Be An Alfa Doc che si terrà online, Giovedì 20 Luglio alle 13:00, parleremo di come gestire i documenti dello studio nel rispetto delle normative vigenti. Riservando il tuo posto, riceverai un'email con il link per collegarti gratuitamente al workshop il giorno dell'evento.

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