La gestione degli studi medici verso un modello imprenditoriale

• I dati essenziali per la gestione finanziaria dello studio e come usarli
• Costi fissi e variabili nello studio medico

L'evoluzione della gestione degli studi medici verso un modello imprenditoriale sta segnando una svolta significativa nel settore sanitario: questo cambiamento riflette una comprensione più profonda del fatto che la gestione efficace di uno studio medico richiede non solo competenze cliniche, ma anche una solida base imprenditoriale.

La crescente concorrenza, l'evoluzione delle aspettative dei pazienti, l'incremento dei costi operativi e i cambiamenti nelle politiche sanitarie, stanno obbligando i professionisti della sanità ad approcciarsi verso ambiti fino ad oggi sottovalutati come ad esempio la pianificazione strategica, la gestione finanziaria, il marketing, la gestione delle risorse umane e l'innovazione tecnologica.

Pertanto, non più limitati alla sola pratica clinica, gli studi medici devono essere oggi considerati entità imprenditoriali a tutti gli effetti, che richiedono una gestione strategica, innovazioni tecnologiche e una solida pianificazione finanziaria. Questa evoluzione vede il medico impegnato non solo come professionista della salute, ma anche come manager e imprenditore del proprio studio.

Tuttavia i medici, tradizionalmente focalizzati sulla pratica clinica, si trovano spesso impreparati di fronte alle complessità della gestione finanziaria e aziendale. La trasformazione da medico a manager richiede quindi un cambiamento significativo nell'approccio e nelle competenze.

Queste riflessioni sono condivise anche da Massimo Ranaudo, coach d'impresa, che chiarisce ulteriormente questa tendenza.

"Che oggi lo studio odontoiatrico sia da gestire su basi imprenditoriali e non più solo su quelle professionali è un dato di fatto e non un'eventuale opzione. La complessità dei processi, la velocità frenetica delle dinamiche e dei cambiamenti richiedono obbligatoriamente dei protocolli operativi anche nella sfera gestionale, esattamente come avviene da sempre in quella clinica. Un reperimento di nuovi pazienti basato quasi esclusivamente sul passaparola, modalità di pagamento diluite su mesi o addirittura su anni con lo studio a fare da banca, attività svolte indistintamente da più soggetti o da chi è libero in quel momento, non sono più situazioni sostenibili e tengono i risultati ed il futuro dello studio totalmente in balia degli eventi. Corretto reperimento ed analisi dei dati, programmazione del lavoro, chiarezza di ruoli e protocolli e monitoraggio dei risultati sono alla base della messa in sicurezza della propria attività."

I dati essenziali per la gestione finanziaria dello studio e come usarli 

La raccolta e l'analisi accurata di metriche come il Margine di Contribuzione, l'EBIT, l'analisi degli Scostamenti e il Punto di Pareggio sono fondamentali per il successo di uno studio medico. Vediamo più nel dettaglio come usare questi dati per migliorare in modo significativo la gestione finanziaria.

Ottimizzazione della struttura dei servizi e del listino prezzi

Una delle prime e più importanti applicazioni di queste metriche è l'ottimizzazione dei servizi offerti e del listino. Analizzando il Margine di Contribuzione di ciascuna prestazione, è possibile identificare quali siano più redditizie e quali meno. Questo permette di regolare il listino o di rivedere l'offerta per massimizzare la redditività complessiva dello studio. La strategia di prezzo può essere adattata per riflettere il valore reale e il contributo di ogni servizio, assicurando che lo studio rimanga competitivo nel mercato pur mantenendo una solida base finanziaria.

In pratica, il Margine di Contribuzione (MdC) misura la differenza tra i ricavi generati da una specifica prestazione e i costi variabili ad essa associati. Questo valore fornisce una misura diretta di quanto ogni prestazione contribuisca a coprire i costi fissi dello studio e a generare profitto. 

Per calcolare il MdC, è necessario sottrarre i costi variabili dai ricavi di ogni prestazione. I costi variabili possono includere materiali di consumo, costi di laboratorio e compensi per i collaboratori. Il risultato di questa sottrazione, espresso in termini monetari, dovrebbe idealmente essere sempre positivo. Un MdC negativo indica che la prestazione non sta contribuendo in modo efficace alla copertura dei costi fissi e potrebbe persino generare perdite.

Valutazione dei margini di investimento e sviluppo

Attraverso l'EBIT e l'analisi degli Scostamenti, è possibile valutare la capacità dello studio di generare flussi di cassa sufficienti per investimenti futuri, sia in termini di ampliamento delle infrastrutture che di acquisizione di nuove tecnologie o competenze. Questo aspetto è fondamentale per pianificare una crescita sostenibile dello studio nel tempo. Nello specifico, L'EBIT, o "Earnings Before Interest and Taxes", è un indicatore finanziario che misura il profitto di un'azienda prima dell'effetto di interessi e tasse. Per uno studio medico, rappresenta una misura chiara ed efficace della sua capacità di generare reddito. Questo indicatore è fondamentale per valutare la salute economica dello studio, al di là degli elementi finanziari e fiscali.

Ma come si calcola l’EBIT ?

Il calcolo dell'EBIT è relativamente semplice: si sottraggono i costi operativi totali (esclusi interessi e tasse) dai ricavi totali. Questo valore offre una visione obiettiva dell'efficienza operativa dello studio, permettendo ai medici di comprendere quanto efficacemente lo studio sta trasformando i ricavi in profitto operativo.

L'analisi degli Scostamenti è invece il processo di confronto tra i risultati finanziari attesi e quelli effettivi. Questa pratica è fondamentale per identificare le aree in cui lo studio sta performando diversamente da quanto pianificato, permettendo ai medici di capire dove e come migliorare.

Gli scostamenti possono essere analizzati in termini di ricavi, costi, e profitti. Una volta identificati gli scostamenti, è importante indagare le cause sottostanti e determinare se rappresentano problemi temporanei o tendenze a lungo termine.

Nella pratica quotidiana, l'analisi degli scostamenti può essere utilizzata per monitorare l'efficacia di nuove politiche di prezzo, la performance di nuovi servizi, o l'efficienza dei processi interni. Ad esempio, se un nuovo servizio offre risultati finanziari inferiori alle previsioni, l'analisi degli scostamenti può aiutare a comprendere se il problema sia dovuto ad un errato calcolo delle tariffe, costi inaspettati o una domanda inferiore alle aspettative.

Previsioni a lungo termine con il Punto di Pareggio 

Il punto di pareggio è un concetto chiave nella pianificazione finanziaria poiché rappresenta il livello di prestazioni necessarie per coprire tutti i costi operativi, sia fissi che variabili. Conoscere il punto di pareggio aiuta a stabilire obiettivi realistici e a capire quanto lavoro è necessario per iniziare a generare profitto. Inoltre, questa conoscenza è fondamentale per valutare la fattibilità di nuovi investimenti o l'espansione di servizi, poiché fornisce una chiara indicazione del volume di attività necessario per mantenere la sostenibilità finanziaria. Ad esempio, se le proiezioni indicano un aumento dei costi fissi o variabili, il punto di pareggio si sposterà verso l'alto, suggerendo la necessità di aumentare il volume delle prestazioni o di rivedere i listini prezzi per mantenere la redditività.

Costi fissi e variabili nello studio medico

Nella gestione di uno studio medico, è fondamentale distinguere tra costi fissi e costi variabili. I costi fissi, come l'affitto, le spese per il personale, le assicurazioni e i costi di ammortamento delle attrezzature, rimangono costanti indipendentemente dal numero di pazienti trattati. I costi variabili, d'altro canto, come i materiali di consumo, i costi di laboratorio e le spese operative aggiuntive, variano in base al volume delle prestazioni erogate.

La gestione efficace dei costi fissi è cruciale per la sostenibilità finanziaria dello studio. Strategie come la negoziazione di contratti di locazione più vantaggiosi, l'ottimizzazione dei turni del personale per ridurre le ore di lavoro improduttive e l'investimento in attrezzature efficienti dal punto di vista energetico possono ridurre significativamente questi costi.

Una volta compresi i costi fissi e variabili, è essenziale calcolare il punto di pareggio. cioè il livello di attività a cui i ricavi totali eguagliano i costi totali. Questo consente ai medici di sapere quante prestazioni sono necessarie per coprire i costi e iniziare a generare profitto.