Il GDPR, cioè il regolamento europeo sulla privacy e il trattamento dei dati applicato da tutti gli stati dell’Unione Europea, è entrato in vigore il 25 maggio 2018 e riguarda tutti gli enti pubblici e privati che trattano dati sensibili.
Ma cosa si intende per dati sensibili? L’Art. 37 specifica che sia i dati sullo stato di salute, che i dati fiscali e contabili, sono da considerarsi sensibili. Per questo motivo, il tuo studio sarà responsabile della riservatezza e dell’integrità delle informazioni di tutti i pazienti.
Nella pratica cosa è obbligato a fare il titolare di uno studio odontoiatrico? Essere responsabili dei dati significa non soltanto assicurare l’integrità dei documenti raccolti, istruire i pazienti sulle nuove regole in materia di privacy e richiedere il loro consenso, ma soprattutto applicare un monitoraggio stringente su chi ha accesso ai dati dei pazienti e annotare in un registro tutti i processi effettuati sui dati.
L’obiettivo del GDPR 2018 è aumentare il livello di sicurezza dei dati sensibili conservati dallo studio e, quindi, il livello di privacy dei pazienti.
GDPR e gestione cartacea: come fare?
Il tuo studio gestisce tutta la documentazione clinica, fiscale e tutti i contatti dei pazienti attraverso agende compilate a mano, fatture su carta e cartelle cliniche classificate in scaffali e cassetti? Ciò che è cambiato a partire dal 25 maggio 2018 è che la gestione cartacea pone il tuo studio al limite della conformità con quanto sancito dal GDPR.
Immagina se per ogni singolo accesso ai dati, per esempio per aggiungere un appuntamento, controllare un'anagrafica, emettere una fattura, tu dovessi aprire un grosso registro cartaceo e specificare tutti i processi svolti sui dati.
Se il regolamento impone uno stringente controllo degli accessi ai dati dei pazienti, ma questi dati sono raccolti in fogli volanti continuamente spostati tra la scrivania della segretaria e l’archivio, come fai a controllare con precisione chi accede, ad esempio, ai preventivi? La gestione cartacea dei documenti porta con sé molta confusione.
Il disordine aumenta se nel tuo studio lavorano più di due figure. Come fai a registrare tutte le attività svolte su una fattura cartacea se essa passa di mano almeno tre volte tra dottore, commercialista e segreteria? Soprattutto, come fai ad annotare ogni singola modifica e specificare a quale scopo è stata inserita?
Registrare ogni attività dello studio su carta? Impossibile!
Tenere un registro cartaceo di tutti i processi svolti sui dati è molto complicato (scarica il nostro Fac-Simile sul registro delle attività per semplificare la compilazione), poiché per attività svolta nello studio, ad esempio la compilazione di preventivo, oppure la sua modifica da parte di un collaboratore, ma anche tutte le altre azioni eseguite sui dati compresa la semplice consultazione, devono essere annotate nel registro delle attività, specificando cosa si è fatto, chi lo ha fatto, quando e per quale motivo.
Se gestisci il tuo studio in cartaceo, è molto improbabile che tu riesca a tenere conto di ogni singolo processo svolto sui dati conservati dallo studio. Ad esempio, risulterebbe davvero complicato monitorare manualmente ogni singola modifica su un piano di cura. Così come potrebbe accadere che alcuni tipi di modifiche sfuggano al monitoraggio.
In caso di controlli, però, le autorità presterebbero attenzione principalmente al registro delle attività svolte sui dati, in quanto documento di prova della protezione dei dati sensibili dei pazienti. Presentando un registro incompleto, puoi andare incontro alle sanzioni più pesanti previste da parte delle autorità di controllo.
In caso di violazioni, l’Art. 83 del GDPR prevede sanzioni con importo fino ai 20 milioni di euro, oppure pari al 4% del fatturato per i casi più gravi di violazione. Sottovalutare quanto sancito dal nuovo regolamento europeo è molto rischioso per uno studio. Ma, allora, come puoi adempiere a tutti gli obblighi sanciti dal GDPR senza sacrificare tutto questo tempo registrando le tue attività a mano, su un quaderno?
Tieni al sicuro il tuo studio ed i tuoi pazienti
Un software gestionale è la tua soluzione!
Digitalizzare la gestione dello studio diventa una decisione sempre più difficile da rinviare. Tutti gli ultimi provvedimenti normativi, infatti, spingono gli studi verso la digitalizzazione: non solo il GDPR, ma anche l'invio annuale delle fatture al Sistema TS, o l'obbligo di fatturazione elettronica a partire dal 2019.
In questo libro gratuito parliamo dei 7 buoni motivi per abbandonare la gestione cartacea e passare finalmente a una gestione digitale. Sei ancora indeciso se rimanere con carta e penna o passare a un software? Allora questo è il libro giusto per te!
Nel libro scoprirai:
- quali sono e come eliminare i costi della gestione cartacea;
- come organizzare gli appuntamenti in modo efficiente;
- come compilare un preventivo a norma di legge;
- i vantaggi della comunicazione automatica tramite workflow;
- come rendere la gestione delle fatture più efficiente;
- come utilizzare la marca da bollo virtuale;
- come risparmiare sul costo del commercialista.
Commenti
2 Commenti