Il fattore chiave per la reputazione e la sostenibilità dello studio medico
In ogni professione, l'errore è un elemento inevitabile. Tuttavia, quando ci occupiamo di salute e benessere, il margine di errore si restringe considerevolmente. La stessa attenzione e precisione che i medici dedicano ai pazienti dovrebbe essere applicata anche alla gestione amministrativa dello studio medico!
Molte persone potrebbero pensare che l'amministrazione di uno studio medico riguardi solo la burocrazia e non influenzi direttamente la qualità dell'assistenza sanitaria. Questo è un falso mito. Ogni aspetto della gestione di uno studio medico, compresi i compiti amministrativi, contribuisce all'esperienza del paziente e alla reputazione dello studio.
Infatti, gli errori amministrativi possono avere ripercussioni dirette e indirette sulla qualità dell'assistenza fornita, influenzando non solo l'immagine dello studio ma anche la sua sostenibilità economica. Identificare e comprendere questi errori è il primo passo per evitarli!
Gli errori amministrativi possono variare, ma comprendono comunemente problemi come:
- fatturazione errata
- appuntamenti persi o doppi
- scadenze mancate
- mancata corrispondenza tra pazienti e prestazioni erogate
- errori nei codici di fatturazione o assicurazione
- problemi con la registrazione dei pazienti
Questi errori, anche se possono sembrare banali o superficiali, possono causare complicazioni significative. Ad esempio, una delle conseguenze più gravi degli errori amministrativi può essere rappresentata dai rischi legali. Un errore di fatturazione potrebbe portare, oltre che alla mancata riscossione di un pagamento, a controlli da parte delle assicurazioni sanitarie o addirittura a una denuncia per frode. Similmente, una cattiva gestione dei dati dei pazienti può tradursi in violazioni delle norme sulla privacy, che potrebbero comportare sanzioni amministrative o, nei casi più gravi, procedimenti penali.
Allo stesso modo, una gestione inefficiente degli appuntamenti potrebbe comportare la perdita di opportunità di reddito a causa di appuntamenti mancati o doppi.
Come si possono quindi evitare tali errori? Una risposta è l'adozione di software gestionali, che possono aiutare a automatizzare molti dei processi amministrativi, riducendo il rischio di errore umano. Ma il software da solo non è la soluzione, sono altrettanto importanti:
- La formazione continua del personale: i membri del team devono essere adeguatamente formati su come eseguire i processi amministrativi in modo corretto ed efficiente poiché le normative e le procedure cambiano nel tempo.
- Le procedure standard: forniscono una guida chiara su come eseguire i compiti amministrativi e dovrebbero essere documentate e facilmente accessibili a tutto il personale.
- Una comunicazione interna efficace: il personale dovrebbe sentirsi a proprio agio nel segnalare errori o problemi, e dovrebbe esistere un sistema per condividere queste informazioni in modo che possano essere affrontate prontamente.
Abbiamo citato la comunicazione interna come elemento fondamentale per il funzionamento di ogni studio medico, ma cosa vuol dire realmente “comunicazione interna”?
La comunicazione interna comprende tutti i tipi di comunicazione che avvengono tra il personale, i team, i reparti e la direzione e può includere una serie di canali, come riunioni, e-mail, chat di gruppo, avvisi o messaggi.
Perché la comunicazione interna è importante? Prima di tutto, aiuta a garantire che tutti all'interno dello studio medico siano allineati sulle proprie responsabilità; in secondo luogo, può facilitare la collaborazione e il lavoro di squadra, creando un ambiente di lavoro più aperto e inclusivo, in cui tutti si sentono valorizzati e ascoltati.
Questo tipo di approccio può essere definito come una “cultura organizzativa” che può avere un impatto significativo su vari aspetti delle operazioni di uno studio medico, inclusa la gestione degli errori. In alcune culture organizzative, c'è un forte impegno per la prevenzione degli errori e la risoluzione dei problemi. In altre, può esserci una tendenza a ignorare gli errori o a rimandare la loro risoluzione.
Uno studio che coltiva una cultura positiva di gestione degli errori, con un approccio all'apprendimento, è meglio posizionato per fornire un servizio di alta qualità ai suoi pazienti.
Verso l'efficienza amministrativa
Come ridurre le probabilità di errori amministrativi?
La risposta è secca: semplificare le operazioni quotidiane con un gestionale e renderle automatiche. Il primo esempio concreto riguarda la prenotazione online degli appuntamenti: automatizzare la programmazione, la conferma e il cambio degli appuntamenti, riduce il rischio di errori dovuti a doppie prenotazioni o a dimenticanze. L’invio automatico di promemoria ai pazienti tramite email, sms o WhatsApp è il passaggio successivo che potrà ridurre al minimo i buchi in agenda!
Ecco come appare al paziente la prenotazione online gestita tramite AlfaDocs:
Migliora la gestione degli appuntamenti con la prenotazione online
Un altro esempio che può portare qualsiasi studio medico verso una maggiore efficienza amministrativa è quello che riguarda la fatturazione elettronica, una funzionalità che dovrebbe sempre essere integrata all’interno del gestionale. Anche l’invio delle fatture al Sistema TS è un’altra caratteristica fondamentale per alleggerire il carico di lavoro per la segreteria o, eventualmente, ridurre i compiti delegati al proprio commercialista, con una sensibile diminuzione dei costi legati alla gestione contabile.
Scopri come risparmiare fino a 600 ore di lavoro inutile
Un terzo esempio riguarda non solo la riduzione degli errori amministrativi, ma anche un risparmio concreto che può arrivare ad oltre 10.000 euro ogni anno. Parliamo della gestione documentale dello studio, dai documenti obbligatori per il paziente (ad esempio anamnesi o consenso informato) fino alla cartella clinica. Offrire ai pazienti la possibilità di firmare elettronicamente questi documenti (rendendoli digitali) e la conseguente riduzione dei costi di inchiostro e stampa, sono due elementi che possono portare ogni studio su un percorso di estrema efficienza organizzativa.
Con AlfaDocs ad esempio è possibile richiedere la firma di un documento anche da remoto, inviando un messaggio al paziente, tramite email o SMS. Già in fase di prenotazione dell’appuntamento, la piattaforma indicherà se ci sono documenti che il paziente deve ancora firmare:
In conclusione, evitare errori amministrativi in uno studio medico richiede un approccio multifattoriale che combina l'uso di tecnologia, la formazione del personale e una comunicazione interna efficace. Adottando queste strategie, è possibile migliorare l'efficienza, la soddisfazione dei pazienti, la reputazione e la conformità legale, garantendo al contempo la loro sostenibilità economica.
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