Riempire la sala d'attesa (o evitare che sia vuota): come organizzare l'agenda

La sala d'attesa per gli studi odontoiatrici può essere la gioia o la dannazione dei dentisti: la logica suggerisce che una sala d'attesa costantemente piena sia un dato positivo per il successo dello studio, ma non è necessariamente una notizia felice se il carico di lavoro non viene organizzato con precisione.

Una sala d'attesa regolarmente vuota, al contrario, può dare l'impressione di un fallimento: non ci sono clienti, lo studio non avrà molto futuro. Eppure non sempre l'impressione corrisponde a realtà, poiché ogni odontoiatra può raccontare di fedelissimi pazienti che dimenticano gli appuntamenti, oppure li rimandano senza preavviso.

L'agenda di uno studio odontoiatrico, sia essa cartacea o digitale, deve essere certamente aggiornata con zelo, ma spesso accade che i collaboratori, o lo stesso odontoiatra, dimentichino di aggiornarla.

Se l’agenda è cartacea, capita spesso che la pagina degli appuntamenti sia così densa di cancellature e nomi barrati, che non si distingue un nome dall'altro, né gli interventi da eseguire. Che fare? Esistono strumenti digitali e software in grado di svolgere gli stessi compiti in modo puntuale e ordinato.

Sala d'attesa e agenda: pagine bianche o pagine web?

La sala d'attesa è ciò che ognuno di noi vede dello studio odontoiatrico. Il dentista e i suoi collaboratori passano moltissimo tempo a pianificare, disdire e spostare gli appuntamenti dei pazienti: dipende dal numero degli appuntamenti e da quanto siano impegnativi gli interventi.

Buona norma (e regola) è compilare l'agenda degli appuntamenti a matita, così da cancellare il nome del paziente in caso di assenza e restare in panciolle. Eppure anche alle cancellature c'è un limite: gli errori di compilazione e la grafia possono rendere illeggibile il nome, oppure può intervenire la distrazione a confondere le carte. Inoltre facendo così non si tiene conto di chi sposta spesso gli appuntamenti o non si presenta saltandoli del tutto.

Non è raro trovare la pagina dell'agenda piena, voltarsi verso la sala d'aspetto e non vedere pazienti seduti. Perchè? Un paziente ha dimenticato l’appuntamento, un altro ha sbagliato orario, un altro ha disdetto ma il nome non è cancellato.

Che fare? Abbandonare la carta e passare ad un'agenda digitale può essere un'idea. In un gestionale per dentisti in cloud, ad esempio, le modifiche sono immediate, ripetibili e tramite la condivisione chiunque abbia l'accesso all'agenda può vedere le modifiche  in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.

Basta un tablet o un cellulare e l'agenda sarà a disposizione di tutti i collaboratori per rettifiche o spostamenti di poltrona. Addio sala d'attesa vuota e agenda piena, il digitale è portatore sano di efficienza.

Per uno studio odontoiatrico gli appuntamenti mancati o rinviati all'ultimo momento possono diventare un problema gestionale non da poco: il lavoro va organizzato con cura, poiché un appuntamento mancato corrisponde a un mancato incasso, mentre i costi fissi lo studio li paga anche a poltrona vuota. 

L'odontoiatra ha bisogno di concentrazione e impegno per ogni prestazione, può delegare ad un assistente o un collaboratore il lavoro di gestione, ma resta comunque responsabile di ciò che accade nel suo studio.

Se vi fosse la possibilità di organizzare promemoria automatici molti inconvenienti come i richiami volta per volta sarebbero evitati. Un software gestionale ha la possibilità di creare e gestire promemoria automatici per ogni paziente, così da evitare vuoti di memoria, vuoti di sala e distrazioni.

Anche i pazienti possono avere tanti impegni da scordare un appuntamento, ma un promemoria può evitare assenze inutili e perdite di tempo.

Notifiche automatiche, memoria in salvo

Molto spesso uno studio odontoiatrico può ritrovarsi la sala d'attesa vuota per colpa della cattiva memoria dei pazienti: ogni dentista ha d'altronde molti pazienti e molto spesso gli appuntamenti vengono assegnati a parecchi giorni di distanza – dimenticare una data distante può essere comprensibile, ma fa male lo stesso.

L'agenda cartacea può ben poco in questo caso e l'odontoiatra (o il collaboratore) perde moltissimo tempo a fare continui richiami per ogni paziente ritardatario o smemorato.

Che fare? Utilizzare un software gestionale può essere la soluzione più vantaggiosa, soprattutto se permette di creare promemoria automatici e personalizzati.

Il paziente può essere avvertito con qualche ora di anticipo, oppure giorni e più volte per email, SMS o tutti due, senza nessun peso sulla memoria e tempo dei collaboratori o dell'odontoiatra; con l'opportunità di personalizzare il testo del messaggio.

Agenda e Promemoria: tutto in uno

Un software gestionale come AlfaDocs permette di impostare di default i promemoria per i degli appuntamenti, così da evitare centinaia di telefonate di richiamo.

Uno strumento efficace per ritrovarsi con la sala d'attesa piena, uno strumento potente per gestire con efficienza lo studio, migliorando la comunicazione con il paziente dando anche un vantaggioso servizio aggiuntivo.