4 consigli per rispondere alla crisi parte 3

Il terzo consiglio riguarda un aspetto molto delicato della gestione contabile dello studio, oggi più che mai al centro dell’attenzione di tutti gli esperti e gli operatori del settore medico e odontoiatrico: la gestione degli insoluti.

Consiglio 3 - Monitora e gestisci l'insoluto

Gli studi medici-odontoiatrici rilevano un aumento degli insoluti sulle prestazioni eseguite, ovvero dei mancati pagamenti di queste prestazioni.

L’andamento degli insoluti può rispecchiare la liquidità dei pazienti, i quali in questo momento potrebbero cercare di rimandare i pagamenti, nell’attesa che la situazione economica generale si stabilizzi.

Come monitorare l’andamento degli insoluti?

1. La prima azione da intraprendere per monitorare in modo costante il livello degli insoluti è procedere al calcolo dell'andamento degli insoluti nel periodo corrente rispetto al periodo precedente.
   Qualsiasi gestionale moderno dovrebbe essere in grado di fornire strumenti per fare questo calcolo facilmente.
   Nelle analisi di AlfaDocs tutti i numeri sono immediatamente a disposizione per procedere al calcolo. Un elemento importante per facilitare l’analisi è l’utilizzo delle scadenze, che permette la rilevazione immediata della presenza in contabilità di un insoluto.
   
2. La seconda azione da fare per avere una visione contabile completa sullo stato di salute dello studio è l’analisi degli scostamenti dell'incassato sulla base dello scostamento del fatturato. Lo scostamento è la differenza tra due valori interdipendenti, “lo scarto” se così lo vogliamo chiamare.
   Quest’analisi ci si assicura che il volume dell’incassato non sia diminuito come conseguenza diretta di una diminuzione del fatturato.

Vediamo ora come procedere a questi calcoli per monitorare l’andamento degli insoluti e quali sono gli strumenti per gestirli in modo più efficace.

Come calcolare l’andamento degli insoluti
Consigliamo di misurare l’andamento del livello degli insoluti su base mensile. Il fattore da analizzare è il rapporto tra il totale di insoluti del periodo corrente rispetto al totale di insoluti dello stesso periodo dell’anno precedente.

Calcola l’andamento degli insoluti con questa formula:

(Totale insoluti periodo X 2020) / (Totale insoluti periodo X 2019) 

Facciamo un esempio:
se lo studio Rossi ha avuto nel mese di Ottobre 2020 un totale di 5.000€ di insoluti (fatture emesse e non pagate, mancati incassi) e nel mese di Ottobre 2019 un totale di 2.000€ di insoluti, il rapporto sarà uguale a:

(5.000 / 2.000) = 2,5

Cosa significa questo risultato?
Un numero maggiore di 1 indica che l’ammontare degli insoluti è aumentato rispetto al periodo precedente.

Nell'esempio sopra il risultato è uguale a 2,5, il che significa che il volume totale degli insoluti è più che raddoppiato. 

Come effettuare la verifica dello scostamento

A questo punto, è possibile effettuare la verifica dello scostamento dell'incassato anche rispetto allo scostamento del fatturato.

Questo confronto è già calcolato in automatico nelle Analisi di AlfaDocs. Il sistema calcola gli scostamenti delle metriche che ci interessano e restituisce come risultato il valore percentuale della variazione del periodo corrente su quello precedente per tutte le metriche.

Nella sezione “Analisi -> Periodi” si procede come segue:

• Selezionare le metriche “Fatturato” e “Pagato”.
• Impostare il periodo che si vuole analizzare (ad esempio, il mese precedente).
• Aggiungere il periodo da confrontare (in automatico viene impostato lo stesso mese dell’anno precedente).

Dal nostro esempio:
dalla verifica dello scostamento degli insoluti, lo studio Rossi ha avuto nel mese di Ottobre 2020 rispetto al mese di Ottobre 2019 una variazione percentuale della somma degli insoluti uguale al 150% (che corrisponde al rapporto visto prima di 2,5). Vediamo la formula:

[(5.000 - 2.000) / 2.000] *100 = 150%

Allo stesso modo, quando procediamo alla verifica dello scostamento del fatturato, potremmo trovarci di fronte due diverse situazioni:

1. ad esempio, nel mese di Ottobre 2020 la somma è uguale a 55.000€ mentre nello stesso mese dell’anno precedente era di 13.000€, il che equivale a una variazione percentuale del 323%. Seguendo la stessa formula vista precedentemente:
   
   
   [(55.000 - 13.000) / 13.000] *100 = 323%
   
   In questo caso in cui il fatturato è quadruplicato, un raddoppio degli insoluti potrebbe quindi rientrare all’interno dei limiti fisiologici del fenomeno degli insoluti e comporterebbe un allarme basso. Si rende necessaria però la verifica costante della situazione per far sì che non si aggravi;
2. nel caso in cui invece il risultato dello scostamento del fatturato fosse diminuito, per esempio fosse uguale ad una variazione percentuale di -80%, un corrispondente aumento degli insoluti comporterebbe un allarme altissimo.
   Si andrebbe infatti a sommare ad altri indicatori negativi della salute dello studio, individuati effettuando le analisi di cui abbiamo parlato nei due nostri precedenti articoli: il primo consiglio sulla diminuzione del numero delle prime visite e il secondo sull'aumento degli appuntamenti disdetti.
   Questa verifica restituirebbe un’immagine complessivamente grave della salute dello studio e renderebbe necessarie contromisure immediate, per cercare di rientrare subito degli insoluti e di ribilanciare il fatturato dello studio.
   
   

Sei in grado di fare queste analisi?

Mantieni alto il tuo livello di attenzione. Segui i prossimi consigli!

La prossima settimana pubblicheremo il quarto ed ultimo consiglio, relativo all'andamento del volume dei preventivi.

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