Siamo arrivati al quarto e ultimo consiglio della nostra serie per aiutare gli studi medico-odontoiatrici a rispondere alla crisi. Il consiglio riguarda un aspetto molto strategico nell’ambito della gestione dello studio, quello del volume dei preventivi accettati e della percentuale di accettazione dei nuovi preventivi.
Consiglio 4 - Monitora e gestisci il volume dei preventivi
Per qualsiasi studio medico-odontoiatrico è fondamentale mantenere alto il volume di preventivi emessi, così come massimizzare la percentuale di quelli accettati in modo costante nel tempo.
Un'alta quota di accettazione dei preventivi può rispecchiare la capacità dello studio di offrire un servizio in linea con le aspettative dei pazienti e di garantire una comunicazione di qualità verso quelli potenziali.
Come affrontare una situazione in cui lo studio rileva un volume dei preventivi accettati basso o comunque non in linea con i suoi obiettivi?
Come monitorare l’andamento del volume dei preventivi
- La prima azione da intraprendere è quella di calcolare in modo costante il volume dei preventivi accettati, per indagare la capacità dello studio di generare potenziale fatturato. Qualsiasi software con una gestione dei preventivi efficace dovrebbe essere in grado di fornire strumenti per effettuare con facilità questa verifica.
In AlfaDocs questo calcolo è costantemente aggiornato e il software permette di monitorare l’andamento del volume dei preventivi emessi ed accettati nel tempo, direttamente dal pannello di controllo di studio. - La seconda azione da fare per avere una visione contabile completa sullo stato di salute dello studio, è l’analisi degli scostamenti tra somme preventivate, somme di prventivi accettati e prestazioni effettivamente eseguite nonché fatturate.
Come abbiamo visto, lo scostamento indica lo la differenza tra due valori interdipendenti.
Quest’analisi ci si assicura che la percentuale dei preventivi accettati sia stata sufficiente per raggiungere il livello di fatturato desiderato.
Come calcolare l’andamento del volume dei preventivi?
Consigliamo di misurare l’andamento del livello dei preventivi su base mensile.
Il fattore da analizzare è il rapporto tra il volume "Pianificato", ovvero il volume totale di preventivi accettati del periodo corrente rispetto all’importo totale di preventivi accettati dello stesso periodo dell’anno precedente.
Calcola l’andamento del volume dei preventivi con questa formula:
(Totale Pianificato periodo X 2020) / (Totale Pianificato periodo X 2019)
Facciamo un esempio:
se lo studio Rossi ha avuto nel mese di Ottobre 2020 un totale di 9.000€ di preventivi accettati (prestazione la cui esecuzione è pianificata come da preventivo del piano di cura) e nel mese di Ottobre 2019 un totale di 15.000€ di insoluti, il rapporto sarà uguale a:
(9.000 / 15.000) = 0,6
Cosa significa questo risultato?
Un numero minore di 1 indica che il volume dei preventivi accettati è diminuito rispetto al periodo precedente.
Nell'esempio sopra il risultato è uguale a 0,6, il che significa che il volume totale dei preventivi accettati è quasi dimezzato.
Effettua questa analisi ogni mese per tenere sotto controllo la salute del tuo studio.
Come effettuare la verifica dello scostamento
A questo punto, è possibile effettuare la verifica dello scostamento tra il volume dei preventivi emessi e il volume di preventivi accettati.
Questo calcolo è già eseguito in automatico nelle Analisi di AlfaDocs. Nella sezione “Analisi -> Periodi” si procede come segue:
- Selezionare le metriche “Preventivi” e “Preventivi accettati”.
- Impostare il periodo che si vuole analizzare (ad esempio, il mese precedente).
- Aggiungere il periodo da confrontare (in automatico viene impostato lo stesso mese dell’anno precedente).
Il sistema calcola gli scostamenti e restituisce come risultato il valore percentuale della variazione del periodo corrente su quello precedente per tutte le metriche.
Riprendiamo il nostro esempio:
dalla verifica degli scostamenti, lo studio Rossi ha avuto nel mese di Ottobre 2020 rispetto al mese di Ottobre 2019 una variazione percentuale del volume dei preventivi emessi uguale a -40% (che corrisponde al rapporto visto prima di 0,6). Vediamo la formula:
[(9.000 - 15.000) / 15.000] *100 = -40%
Allo stesso modo, procediamo alla verifica del volume dei preventivi accettati: per esempio, nel mese di Ottobre 2020 la somma è uguale a 7.000€ mentre nello stesso mese dell’anno precedente era di 13.000€, il che equivale a una variazione percentuale del -46%.
Seguendo la stessa formula di prima:
[(7.000 - 13.000) / 13.000] *100 = -46%
Questo risultato negativo indica che il volume dei preventivi accettati è diminuito del 46% rispetto al periodo precedente.
Se facciamo il confronto tra le due variazioni percentuali (-40% contro -46%), notiamo che non solo il volume dei preventivi emessi è diminuito nel periodo considerato, ma anche che il volume dei preventivi accettati ha subito una diminuzione peggiore.
Si rende necessario un intervento immediato per far sì che la percentuale di accettazione dei preventivi migliori, andando prima di tutto a conoscere le cause per le quali i preventivi proposti sono stati rifiutati.
Per farlo, il software AlfaDocs mette a disposizione uno strumento specifico, che è l’analisi dei preventivi scartati.
Questa rende infatti possibile individuare i motivi che hanno portato il paziente a rifiutare il preventivo, effettuando l’analisi nel periodo di interesse.
Alcuni esempi di motivazioni frequenti potrebbero essere "Altro mio preventivo accettato", "Prezzo troppo alto", "Ha scelto un altro studio" oppure "Paziente non più rintracciabile".
Sei in grado di fare queste analisi?
NO, mi mancano i numeri per fare questi calcoli.
Hai bisogno di uno strumento di gestione contabile che ti permetta di avere sempre a disposizione queste informazioni e di fare verifiche periodiche degli scostamenti tra i preventivi che hai emesso e quelli che sono stati accettati.
Lo strumento “Analisi” di AlfaDocs ti permette di fare questo e molti altri calcoli in modo immediato e intuitivo da leggere. Puoi analizzare i periodi, le prestazioni e le motivazioni che hanno generato dei preventivi scartati in maniera veloce e completamente automatica.
Scopri lo strumento di Analisi
di AlfaDocs!
SÌ, ho i numeri per fare questi calcoli.
Bene! Qual è il risultato del rapporto che misura l'andamento del volume dei preventivi?
- Risultato Minore di 1 → Il volume dei preventivi è diminuito.
Se la somma totale del volume dei preventivi emessi è diminuito rispetto al periodo precedente, attiva subito un allarme.
Se anche l'analisi dello scostamento dei preventivi accettati rispetto ai preventivi emessi rivela una situazione preoccupante, devi intervenire immediatamente per aumentare l’accettazione dei preventivi che generi.“Concretamente, cosa posso fare?”
Per migliorare la gestione dei preventivi ed aumentare la loro accettazione, ti consigliamo l’uso di uno strumento di automazione per impostare un flusso di comunicazioni automatizzate: il Workflow, ovvero un flusso di lavoro automatico impostato direttamente nel tuo gestionale AlfaDocs.
Innanzitutto la piena trasparenza, comprensione e consapevolezza del piano di cura è fondamentale per un’alta quota di accettazione.
Imposta un Workflow automatico che invia a ogni paziente tutte le informazioni sulle prestazioni che sono previste dal piano di cura preventivato e con il preventivo stesso in allegato. Il Workflow in automatico riconosce le prestazioni e invierà l’informativa giusta per il piano di cura.
Di seguito, imposta un Workflow per recuperare preventivi proposti di recente: invia una prima comunicazione email a quei pazienti, che hanno eseguito una visita di check-up nel passato e per i quali hai emesso un preventivo, ma che ancora non lo hanno accettato.
Se il paziente non dovesse essersi fatto sentire entro un periodo di tempo definito all’interno del workflow, per esempio entro 48 ore, l’automazione invia una seconda comunicazione email, nella quale il dottore si rende disponibile a rispondere a tutti i dubbi e le domande che il paziente possa avere.
Se di nuovo, dopo altre 48 ore, il paziente avesse ignorato la comunicazione, una notifica avvertirà il responsabile di questa attività nel tuo studio di provvedere a chiamare questi pazienti, per chiedere loro se sono ancora interessati nel preventivo proposto e se magari hanno delle nuove necessità da soddisfare.
Ti consigliamo di effettuare un check periodico dello scostamento dei preventivi accettati da quelli emessi e delle motivazioni che hanno portato i pazienti a scartare il preventivo, per tenere il fenomeno sotto controllo ed agire tempestivamente per migliorare la redditività del tuo studio.
Come impostare l’automazione per aumentare
l'accettazione dei preventivi del tuo studio
- Risultato Maggiore di 1 → il volume dei preventivi è aumentato.
Complimenti! Il volume dei preventivi emessi è aumentato rispetto al periodo precedente. Se anche il volume dei preventivi accettati da un risultato positivo, non hai nulla di cui preoccupati, perché questo significa che hai uno studio in salute, almeno per il periodo analizzato.
Ricorda però di non abbassare mai la guardia e di continuare a monitorare questo trend!
Puoi facilitare il tuo lavoro ed essere sempre in grado di monitorare l’andamento dei preventivi e gli scostamenti grazie ad AlfaDocs.
Il software AlfaDocs è il gestionale in cloud più avanzato che ti permette il controllo efficace dei processi legati alla generazione dei preventivi del tuo studio e l'ottimizzazione della comunicazione con i tuoi pazienti anche grazie a strumenti automatizzati, per aumentare la percentuale di accettazione dei preventivi.
Prova subito AlfaDocs!
Gratis.
Mantieni alto il tuo livello di attenzione e non abbassare mai la guardia!
Questo era l’ultimo consiglio della nostra serie. Speriamo che questo percorso ti sia stato utile!
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