Costruire un team di successo: l'importanza della leadership nello studio medico-odontoiatrico

1. Guidare con fiducia: liberare il potenziale del team 
2. Sviluppare l'autonomia del team: l'importanza della delega
3. KPI nella gestione del personale: misurare il successo dello studio

Il personale di uno studio odontoiatrico non si limita ai dentisti: include igienisti dentali, assistenti, receptionist e amministratori. Tutti questi ruoli sono vitali per il funzionamento efficiente dello studio e per la cura dei pazienti. Il valore del personale, infatti, va ben oltre l'esecuzione dei loro compiti quotidiani: un team ben gestito può offrire un'esperienza del paziente superiore, che può portare a una maggiore fedeltà e a un passaparola positivo.

Il successo di uno studio non dipende quindi solo dall'abilità clinica del team, ma anche da come questo viene gestito e guidato: l'autonomia dei collaboratori, la creazione di un ambiente di lavoro favorevole, la formazione continua, la comunicazione efficace, la chiara definizione di ruoli e responsabilità e il coinvolgimento nelle decisioni, sono tutte strategie chiave per ottimizzare i processi e rendere più produttivi i collaboratori.

Guidare con fiducia: liberare il potenziale del team 

Promuovere l'autonomia del personale è uno dei principali obiettivi da raggiungere per stimolare il team a prendere decisioni e risolvere problemi. Questa autonomia consentirà ai leader dello studio di concentrarsi su questioni strategiche, piuttosto che su problemi operativi di routine. Ciò non significa assenza di direzione. È essenziale stabilire aspettative chiare, formazione e supporto, per creare un ambiente di lavoro in cui il personale si senta sicuro e rispettato.

Ma cosa significa realmente autonomia del personale? E perché è così cruciale?

In termini semplici, l'autonomia del personale è la capacità dei membri del team di prendere decisioni e svolgere compiti senza la necessità di essere costantemente guidati o sorvegliati. Questo non implica un mancato controllo da parte dei leader, piuttosto una fiducia nel fatto che i collaboratori siano in grado di gestire le loro responsabilità in modo efficace. Ma l'autonomia non è qualcosa che si può semplicemente imporre. Richiede un ambiente di lavoro positivo, basato sulla fiducia reciproca, la collaborazione e la comunicazione aperta, in cui il personale si senta supportato e in grado di sviluppare le proprie competenze. 

E’ proprio questa considerazione che porta con sé una domanda cruciale: qual è la differenza tra manager e leader? Il prezioso contributo di Giuseppe Arata, CEO di OSM Medical, ci aiuta a rispondere e a riflettere in modo più approfondito su questo tema:

“Il manager è un ruolo, la leadership è uno status. Spesso si compie l’errore di considerare il primo in senso negativo e il secondo in positivo. In realtà, una qualsiasi impresa senza manager non potrebbe funzionare perché il manager è colui che organizza, stabilisce i ruoli e si assicura che i compiti vengano eseguiti. La massima espressione di un manager è quando questo è un leader, ovvero colui che dà ordini o fa richieste che i collaboratori eseguono con orgoglio. Perché dovresti volere dei collaboratori motivati e non dei semplici esecutori? Un team che lavora tutti i giorni con entusiasmo è un team che dà il 100% affinché l’azienda raggiunga il successo. 

E’ fondamentale che il leader sia in grado di “dare la carica” alle persone con le quali collabora. Tutti noi sentiamo che il contatto con questa persona ci ispira, ci motiva, genera in noi entusiasmo e voglia di fare. Se vuoi che il tuo studio raggiunga il massimo della sua produttività, porta i tuoi collaboratori a sposare gli obiettivi dell’azienda rendendola un luogo dove le persone possano trionfare".

Nel prossimo workshop Be An Alfadocs che si terrà online, Giovedì 15 Giugno 2023, dalle ore 13:00 alle ore 14:30, parleremo di come gestire il personale dello studio per massimizzare il rendimento e la produttività.

Riservando il tuo posto, riceverai un'email con il link per collegarti gratuitamente al workshop il giorno dell'evento.

Formazione e competenze del team

Un altro fattore fondamentale per una gestione efficace del personale riguarda l'implementazione di strategie per la formazione continua e lo sviluppo delle competenze. La formazione di un team di lavoro non si limita solo a trasmettere competenze tecniche specifiche; deve anche includere l'apprendimento di abilità trasversali come il problem-solving, la gestione del tempo, la comunicazione e il lavoro di squadra. Un team ben formato è più autonomo, efficace e motivato, e può fornire un servizio di alta qualità ai pazienti.

Il primo passo per pianificare un efficace programma di formazione è capire quali competenze sono necessarie. Questo può essere fatto attraverso discussioni con i membri del team, valutazioni delle performance e l'analisi dei feedback dei pazienti. Una volta identificate le esigenze di formazione, è possibile sviluppare programmi di formazione su misura. Questi possono includere corsi di formazione, sessioni di coaching, workshop, seminari o anche auto-apprendimento attraverso risorse online. L'importante è che la formazione sia pertinente, pratica e adatta alle esigenze e alle abilità dei singoli membri del team: in questo modo tutto lo staff dello studio sarà pronto a prendere l'iniziativa, ad assumersi responsabilità e a cercare continuamente il miglioramento.

Sviluppare l'autonomia del team: l’importanza della delega

La delega è il processo di assegnare responsabilità e compiti ai collaboratori, dando loro l'autorità di prendere decisioni e gestire le attività in modo autonomo. Questo non significa semplicemente scaricare il lavoro sugli altri, piuttosto assegnare compiti in modo strategico per sfruttare al meglio le competenze e le capacità di ciascun membro del team. Significa instillare fiducia, fornire le giuste risorse e creare un ambiente in cui ciascun collaboratore ha la possibilità di esprimere al meglio il proprio potenziale.

Ma come si può delegare in modo efficace? E quali benefici può portare alla produttività dello studio e all'esperienza dei pazienti?

La delega è fondamentale per diverse ragioni: prima di tutto, libera i leader per concentrarsi su questioni strategiche e di alto livello, piuttosto che su compiti operativi di routine; in secondo luogo, può aumentare l'efficienza e la produttività dello studio, in quanto permette di svolgere più compiti in parallelo favorendo l'autonomia dei collaboratori e stimolando la loro motivazione e il loro impegno.

Ecco alcuni suggerimenti su come delegare in modo efficace:

• Valutare le competenze e le capacità del personale: è importante capire chi nel team ha le competenze e le capacità necessarie per svolgere una determinata attività. Questo richiede una buona conoscenza dei punti di forza e delle aree di miglioramento di ciascun membro del team.
• Definire chiaramente le aspettative: è importante definire chiaramente cosa ci si aspetta in termini di risultati, scadenze e standard di qualità. Questo aiuta a prevenire incomprensioni e a garantire che il compito venga svolto come desiderato.
• Fornire le risorse necessarie: per svolgere un compito in modo autonomo, i collaboratori devono disporre delle risorse necessarie, che possono includere formazione, tempo, strumenti o supporto da parte di altri membri del team.
• Monitorare i progressi e fornire feedback: anche se la delega comporta un certo grado di autonomia, è importante monitorare i progressi e fornire feedback costruttivi per aiutare i collaboratori a migliorare e a crescere.
• Riconoscere e celebrare i successi: riconoscere e celebrare i successi dei collaboratori li farà sentire valorizzati e motivati a prendere ulteriori responsabilità.

KPI nella gestione del personale: misurare il successo dello studio

I KPI (Key Performance Indicators) sono metriche che aiutano a capire come un'organizzazione o un team stanno progredendo verso i loro obiettivi. Possono riferirsi a una vasta gamma di aspetti, dall'efficienza operativa alla soddisfazione del cliente, dalla produttività dei dipendenti alla qualità dei servizi.

Utilizzare i KPI nella gestione del personale può avere una serie di benefici. Prima di tutto, permette ai titolari dello studio di monitorare le prestazioni del team in modo oggettivo e basato sui dati, piuttosto che basarsi su impressioni o supposizioni. Inoltre, i KPI possono aiutare a individuare i punti di forza e le aree di miglioramento, a stabilire obiettivi realistici e a misurare i progressi nel tempo.

Esempi di KPI per la gestione del personale

Ecco alcuni esempi di KPI che potrebbero essere utili nella gestione del personale di uno studio odontoiatrico:

• Produttività: si può misurare ad esempio in termini di numero di pazienti serviti per unità di tempo, o di procedure effettuate per dipendente.
• Qualità del servizio: potrebbe essere valutata attraverso il feedback dei pazienti, o il numero di reclami o ritorni per problemi.
• Formazione e sviluppo: il numero di ore di formazione per dipendente o il progresso verso gli obiettivi di formazione.
• Soddisfazione dei dipendenti: potrebbe essere misurata attraverso il tasso di turnover del personale o il numero di giorni di malattia.

Con strategie appropriate e una leadership efficace, è quindi possibile creare un ambiente di lavoro in cui tutti i membri del team si sentano valutati, motivati e in grado di dare il loro contributo.

I software di gestione dello studio sono uno degli strumenti tecnologici più efficaci per pianificare  e, soprattutto, avere il tempo necessario per mettere in pratica queste strategie: consentono di automatizzare una serie di attività, come la programmazione degli appuntamenti, la fatturazione, la gestione delle cartelle cliniche e le comunicazioni per i richiami dei pazienti. 

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