Webinar COVID Economics: le domande più frequenti

Abbiamo ricevuto tantissime domande sul Webinar "COVID-19 e l'aumento dei costi nello studio. Come mantenere un listino profittevole" presentato insieme a Gabriele Vassura di Dentista Manager.

Di seguito le risposte alle domande più frequenti emerse durante l'evento, date rispettivamente da Fabian Zolk (FZ), Product Owner di AlfaDocs, e da Gabriele Vassura (GV) di Dentista Manager.
Continueremo ad aggiornare questo Blog man mano che riceveremo altre domande.

1. Da dove si accede alla maschera di prenotazione degli appuntamenti online?
2. Prenotazione online: il paziente deve cercare la pagina web?
3. La normativa per i pazienti fisici non richiede la fattura fisica cartacea a mano?
4. Ho in studio 4 poltrone: ne uso due per operatore, perché l’operatore si sposta nella seconda poltrona col nuovo paziente, mentre l’ASO sanifica la prima poltrona. Il quesito è: devo segnare 2 o 4 poltrone nel file excel di previsione del mio listino?
5. La Videovisita viene fatta pagare? Quanto è opportuno farla pagare, dal momento che i pazienti tendono a pensare che tutto ciò che viene fatto online deve essere gratuito?
6. Come si può introdurre e valutare l’incidenza percentuale delle singole prestazioni?
7. Per poter aprire lo studio per più ore, dovrei sostenere maggiori costi del personale o assumere una persona in più. Questo incide sui costi fissi: cosa posso fare per evitarlo?
8. Il punto di pareggio non funziona per le prestazioni legate a tempistiche lunghe, poiché la prestazione non risulta eseguita. Come fare?
9. Alcune prestazioni richiedono più appuntamenti. Il costo del monouso deve essere moltiplicato per il numero di appuntamenti (ad es. estrazione e rimozione sutura, ecc.) o viene già calcolato in automatico nel programma?
10. Si può creare una funzione per mettere in agenda la zona segreteria (ad es. per appuntamenti solo amministrativi) escludendola dal conteggio dei costi fissi?

1. Da dove si accede alla maschera di prenotazione degli appuntamenti online?

FZ: È possibile accedere da diversi punti in quanto integrabile facilmente con un Link. Per esempio, il Link alla Prenotazione Online può essere integrato su Google Maps dello studio, la pagina Facebook dello studio e il Sito Web dello studio.

2. Prenotazione online: il paziente deve cercare la pagina Web?

FZ: Per poter utilizzare la Prenotazione Online sarà sufficiente collegare il Link della pagina di Prenotazione Online ad esempio al Sito Web dello studio.
Il paziente sarà quindi in grado di prenotare direttamente dal vostro sito, o come spiegato nella domanda 1, da qualsiasi altro canale.

3. La normativa per i pazienti fisici non richiede la fattura fisica cartacea a mano?

GV: No. Questo è stato superato dalla Legge Bassanini del 1997. La fattura digitale, che allora si chiamava "Archiviazione Sostitutiva Digitale" di una fattura cartacea, è una prassi oramai in disuso.
Approfondisci il tema della Fatturazione dello studio medico e odontoiatrico.

4. Ho in studio 4 poltrone: ne uso due per operatore, perché l’operatore si sposta nella seconda poltrona col nuovo paziente, mentre l’ASO sanifica la prima poltrona. Il quesito è: devo segnare 2 o 4 poltrone nel File excel di previsione del mio listino?

GV: È una domanda frequente. La risposta è: dipende da quanti pazienti hai in lista d’attesa. Se ne hai molti e sai che riuscirai a utilizzare tutte le poltrone, dividi per il numero più alto (in questo caso 4) e avrai un costo orario più basso (25€ a poltrona invece di 50€). Ricordati però che ti stai “assumendo l’impegno” di saturare quelle poltrone.

Se non hai una lista d’attesa e sai che non riuscirai a saturare più di 2 poltrone, allora dividi per 2: hai un costo orario molto più alto che ti spaventa, ma le probabilità di saturare quelle poltrone sono reali (è inutile che dividi per 4 solo per avere un costo orario più basso).

A quel punto ti avanzano 2 poltrone e dovrai chiederti come fare per riempirle. Perfetto, il prossimo investimento sarà necessariamente un investimento di Marketing, perché devi arrivare a riempire quelle due poltrone vuote. Dopodiché andrai a dividere per 4 e avrai fatto “bingo” perché avrai una maggior mole di lavoro, una maggior produzione, maggiori incassi e un costo orario più basso perché hai diviso per 4 anziché per 2.

Ricorda: l’unico errore da non fare è mentire a se stessi e utilizzare la soluzione che fa più comodo: dividere per 4, avere un costo orario più basso ma con la consapevolezza che ne saturerai solamente 2.
Così facendo avrai 2 poltrone che genereranno un debito ogni ora che passa e che tu dovrai mettere a bilancio.

5. La Videovisita viene fatta pagare? Quanto è opportuno farla pagare, dal momento che i pazienti tendono a pensare che tutto ciò che viene fatto online deve essere gratuito?

GV: Io al momento nel mio studio non la faccio pagare, ma le colloco nello spazio temporale in cui non sto trattando pazienti in poltrona.
Un’idea potrebbe essere quella di destinare fasce orarie specifiche al Video Triage, come ad esempio la pausa pranzo.

6. Come si può introdurre e valutare l’incidenza percentuale delle singole prestazioni?

GV: Questo è un lavoro che va fatto in automatico, non manualmente.
Bisogna disporre di un gestionale che faccia questo al posto nostro. Ad esempio, quando eseguiamo un’otturazione e la carichiamo sul software, il Break Even Point cambia e il calcolo deve essere automatico.

Popolare la nostra tabella delle prestazioni eseguite, delle prestazioni preventivate ma non eseguite e delle prestazioni eseguite ma non fatturate, è una cosa che NON si deve fare manualmente.

Per questo bisogna munirsi di un gestionale evoluto che con un click memorizzi l’attività, andando a modificare le variabili necessarie. Estrarre informazioni senza gestionale non è possibile.
E la differenza in termini di competitività tra una persona che ha visibilità dei dati con un gestionale e una che non ne ha, è così grande che segnerà il differenziale in termini di sopravvivenza dello studio nei prossimi mesi.

7. Per poter aprire lo studio per più ore, dovrei sostenere maggiori costi del personale o assumere una persona in più. Questo incide sui costi fissi: cosa posso fare per evitarlo?

GV: La cosa migliore è ottimizzare ed automatizzare più processi e sistemi possibili.
Se viene fatto bene, il personale di studio avrà risparmiato talmente tanto tempo che il personale aggiuntivo non servirà, perché il lavoro potrà essere svolta dal team attuale.

8. Il punto di pareggio non funziona per le prestazioni legate a tempistiche lunghe, poiché la prestazione non risulta eseguita. Come fare?

FZ: Per questo bisogna utilizzare prestazioni suddivise in fasi ed eseguire le singole fasi man mano si porta avanti l’esecuzione.

9. Alcune prestazioni richiedono più appuntamenti. Il costo del monouso deve essere moltiplicato per il numero di appuntamenti (ad es. estrazione e rimozione sutura, ecc.) o viene già calcolato in automatico nel programma?

FZ: Se ogni appuntamento è associato a una prestazione correttamente, il software di AlfaDocs calcola tutto in automatico.

10. Si può creare una funzione per mettere in agenda la zona segreteria (ad es. per appuntamenti solo amministrativi) escludendola dal conteggio dei costi fissi? Il fine sarebbe evitare la moltiplicazione delle ore di lavoro e quindi uno sfasamento del controllo di gestione.

FZ: La cosa ideale è sempre usare le funzioni previste dal software e cercare il meno possibile di creare dei “workaround” o rimedi temporanei. Altrimenti, chiedere sempre alla software house una soluzione.

Una possibile risposta comunque sarebbe che, piuttosto che come una poltrona, la segreteria andrebbe vista come un operatore: in questo modo non influisce sul conteggio dei costi fissi.
Un workaround invece sarebbe quello di usare la domenica come “colonna aggiuntiva”.
Stiamo valutando comunque di dare la possibilità di aggiungere nuovi tipi di colonne personalizzate.

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