Utilizzare i dati per sbloccare il potenziale dello studio

• Analisi dei dati e dei trend
• Analisi del fatturato
  
• Ottimizzazione dell'agenda: strategie e KPIs

L'analisi dei dati, per ogni studio medico che voglia definirsi “moderno”, dovrebbe essere molto più di una semplice routine amministrativa. Il cosiddetto approccio data-driven, basato appunto sull’analisi delle informazioni chiave che riguardano lo studio e i pazienti, può “sbloccare” non solo l'efficienza e la produttività, ma anche un mondo di possibilità per migliorare l'esperienza dei pazienti. Grazie all'analisi di trend e pattern all'interno dei dati, è possibile cogliere opportunità di crescita e innovazione che devono essere sfruttate per garantire la prosperità dello studio a lungo termine.

Analisi dei dati e dei trend

Cosa si intende per "trend" o "pattern"? 

Un trend indica una tendenza generale o una direzione in cui si sta sviluppando un particolare fenomeno nel tempo, come ad esempio l'incremento di richieste per certi tipi di trattamenti durante specifici periodi dell'anno. Un pattern, invece, si riferisce a una sequenza o un modello che emerge dai dati, che può essere ripetitivo o presentare caratteristiche regolari, come la frequenza di visite di un certo gruppo demografico o l'incidenza di specifiche condizioni mediche durante determinati mesi.

Facciamo degli esempi: questo approccio può consentire di osservare cambiamenti nel comportamento dei pazienti, variazioni nelle richieste di trattamento, o altre tendenze rilevanti che possono influenzare direttamente la pianificazione e l'allocazione delle risorse. Inoltre, l'identificazione precoce di nuove tendenze di mercato può posizionare lo studio come leader nell'adozione di nuove tecnologie o trattamenti, attraendo così una clientela più ampia e diversificata. Per questi motivi, monitorare attentamente i dati aiuta anche a prevenire potenziali cali di efficienza, assicurando che le risorse siano sempre ottimizzate in base alla domanda attuale. 

Paolo Gariboli, Ceo di OSM Medical Roma, conferma l'importanza della gestione data driven, basata cioè su dati concreti e misurabili:

"Nel mondo frenetico della cura medica, la capacità di prendere decisioni rapide e informate è più cruciale che mai. Gli studi che desiderano eccellere devono non solo offrire cure di alta qualità ma anche gestire le loro attività extra-cliniche con precisione ed efficienza. Qui entra in gioco l'importanza delle statistiche: uno strumento potentissimo che, se utilizzato correttamente, può determinare il successo o il fallimento di uno studio.Tanti professionisti comprendono il valore dei dati ma non sono formati nella capacità di interpretare e agire in base a questi. Nella pratica quotidiana, ogni piccola decisione può avere impatti significativi. Da quanti nuovi pazienti attrarre, a come ottimizzare gli appuntamenti o migliorare i servizi, le statistiche offrono una visione chiara e quantificabile su ogni aspetto dell'attività. Attraverso l'analisi dei dati è possibile identificare trend di crescita, riconoscere aree di inefficienza e anticipare le esigenze dei pazienti, risultando in una gestione più mirata e strategica"

Analisi del fatturato

L'analisi del fatturato rappresenta una componente fondamentale per la valutazione della performance economica di uno studio medico. Effettuando una revisione periodica dei flussi di entrate e uscite, gli amministratori hanno la possibilità di individuare quali servizi generano più profitto e quali, invece, potrebbero beneficiare di strategie di marketing mirate per stimolare la domanda. Questa analisi consente anche di identificare le inefficienze nella struttura dei costi fissi e variabili che, una volta corrette, possono significativamente incrementare la redditività. Ad esempio, l'analisi del fatturato per paziente potrebbe mostrare che alcuni trattamenti, nonostante la loro popolarità, generano margini di profitto inferiori alle aspettative a causa di costi operativi eccessivi o di una gestione delle risorse poco ottimizzata.

In aggiunta, è vitale saper individuare i giusti Indicatori Chiave di Prestazione (KPI) legati al fatturato, che aiutano a monitorare la salute finanziaria dello studio con precisione. Tali indicatori possono includere il ritorno economico per trattamento, il tasso di utilizzo delle apparecchiature, o il costo medio per paziente. 

Un altro aspetto cruciale nell'analisi finanziaria è il calcolo del punto di pareggio, ovvero quel livello di attività necessario per coprire tutti i costi operativi senza generare perdite né utili. Conoscere il punto di pareggio aiuta gli studi medici a stabilire obiettivi realistici di fatturato e a formulare strategie per ottimizzare le prestazioni economiche. Ad esempio, se l'analisi mostra che l'aumento di certi tipi di visite può abbassare il punto di pareggio, potrebbero essere implementate politiche per incentivare queste visite tramite campagne informative.

È altrettanto importante analizzare gli scostamenti, ossia le differenze tra i costi previsti e quelli effettivi, e i margini di contribuzione di ciascun servizio. Questa analisi aiuta a comprendere quali trattamenti contribuiscono maggiormente alla copertura dei costi fissi e quale impatto hanno le varie attività sulla redditività complessiva. Gestire questi aspetti con attenzione permette di apportare correzioni strategiche in tempo reale, adattando l'offerta di servizi alle condizioni di mercato e alle esigenze della clientela.

Ottimizzazione dell'agenda: strategie e KPIs

Ottimizzare l’agenda dello studio significa riuscire a bilanciare accuratamente il carico di lavoro dei medici con le aspettative e i bisogni dei pazienti, riducendo eventuali buchi. Un'agenda troppo vuota può significare un utilizzo inefficiente delle risorse e una perdita di potenziali entrate.

Quando l'agenda è troppo satura, al contrario, il rischio è quello di prolungare i tempi di attesa, accelerare le visite e aumentare il livello di stress sia per il personale che per i pazienti. Vediamo i principali indicatori che andrebbero sempre monitorati:

1. Tasso di occupazione: questo indicatore misura la percentuale di slot di appuntamento occupati rispetto al totale disponibile. Un tasso di occupazione equilibrato indica una buona gestione delle risorse senza sovraccarichi o sotto-utilizzo.
2. Tempo medio di attesa: fondamentale per valutare l'efficienza del flusso dei pazienti. Un aumento del tempo di attesa può essere un segnale di sovraccarico e di inefficienze nella pianificazione.
3. Tasso di no-show: indica la percentuale di pazienti che non si presentano senza avvisare. Un alto tasso di no-show può segnalare una necessità di migliorare le comunicazioni con i pazienti o di rivedere le politiche di prenotazione.
4. Durata media degli appuntamenti: analizzare la durata media degli appuntamenti aiuta a capire se il tempo assegnato a ciascuna visita è adeguato, troppo lungo o troppo breve, influenzando direttamente la soddisfazione del paziente e l'efficienza operativa.

L'obiettivo è raggiungere un equilibrio ottimale dove ogni appuntamento viene gestito con sufficiente tempo e attenzione, garantendo un servizio di qualità e mantenendo un ritmo di lavoro sostenibile. Questo richiede l'utilizzo di strumenti di analisi dati avanzati per prevedere accuratamente i flussi di pazienti e ottimizzare la pianificazione. Per supportare queste analisi è senz’altro fondamentale munirsi anche di un sistema di prenotazione automatica che sia in grado di snellire gran parte delle attività collegate alla gestione dell’agenda.