Il Cruscotto di Studio

Per comprendere il senso del Cruscotto di Studio ed apprezzarne il valore bisogna innanzitutto porsi delle domande: è possibile per un dentista conoscere lo stato di salute del proprio studio, oltreché quello dei propri pazienti? In che modo il dentista può valutare se il proprio studio gode di buona salute economica e finanziaria? È un’operazione alla portata di tutti i dentisti, o servono competenze specifiche? Quanto lavoro, tempo, fatica comporta quest’operazione? Quali sono i parametri giusti su cui fare le valutazioni?

In questo articolo proviamo a dare alcune risposte nella speranza che tutto ciò risulti molto più semplice e immediato di quanto il dentista comunemente creda. Naturalmente disponendo degli strumenti giusti…

Cos'è il Cruscotto di Studio?

Il Cruscotto di Studio è un insieme di indicatori assemblati in un pannello di immediata consultazione e semplice da leggere, integrato in un software gestionale. Ha livelli di complessità e di utilizzo diversi a seconda dell’esperienza dell’utilizzatore, ma è in grado di esprimere già alla superficie i dati più importanti dello studio. Si chiama “cruscotto” proprio perché chiunque può farne uso, esattamente come chiunque fa uso del cruscotto di un'automobile senza essere un pilota di Formula 1 oppure senza essere un ingegnere. Un altro esempio calzante può essere quello degli esami del sangue: anche un paziente, leggendo i valori del proprio emocromo, oppure i livelli di glicemia, è in grado di sapere se è, rispettivamente, anemico, oppure se i suoi zuccheri nel sangue sono troppo alti. La necessità di approfondire ulteriormente il quadro clinico, tanto dello studio, quanto del proprio profilo glicemico, richiede un secondo livello di comprensione, sulla cui opportunità discuteremo in seguito.

Come si attiva il Cruscotto di Studio?

Il Cruscotto di Studio dovrebbe essere sempre attivo, in una condizione di allerta continua. Esso risiede all'interno del software gestionale dello studio e si alimenta in background con i dati presenti nel gestionale. Quando si producono situazioni critiche, il cruscotto restituisce all'utente informazioni “allarmanti” predefinite che richiamano la sua attenzione su determinati valori. Anche il personale di studio che si dedica all'amministrazione potrebbe segnalare al titolare di studio queste criticità, in modo che si possa decidere se sia necessario intervenire oppure no.

Di quali dati si alimenta il Cruscotto di Studio?

In uno Studio dentistico tutti i dati sono importanti. O meglio: ciascun dato può risultare importante in un certo momento. Quello che veramente è importante è che i dati vengano inseriti costantemente nel gestionale e che questa operazione sia eseguita correttamente (quantità e qualità dei dati). I principali dati sono comunque rappresentati dalla produzione e dalla redditività:

• nel primo caso, il Cruscotto misura se la “quantità” delle prestazioni eseguite dallo Studio è in linea con le necessità dello Studio stesso e/o con le aspettative del suo Titolare;
• nel secondo caso, il Cruscotto misura i risultati economici di quelle prestazioni.

Come tutti i dentisti sanno bene, infatti, avere poco lavoro è un problema allarmante, ma anche lavorare moltissimo con scarsi risultati economici è molto frustrante, perché il risultato finale è lo stesso. Quindi, in estrema sintesi, abbiamo: da una parte valori numerici sulle prestazioni eseguite o da eseguire, sui pazienti, sugli operatori; dall'altra parte, valori economici di efficienza e di redditività (e quindi sui costi che l’attività comporta).

Qualche esempio concreto in cui si applica il Cruscotto di Studio?

L’applicazione pratica più concreta del Cruscotto di Studio è senza dubbio il calcolo del Break Even Point o Punto di pareggio. Tutte le imprese del mondo, grandi o piccole che siano, in qualsiasi settore operino, sanno perfettamente qual è il numero minimo di prestazioni (prodotto venduto) necessario per coprire tutti i costi di gestione, per evitare di chiudere i bilanci in perdita. È una pratica che anche i titolari di uno studio dentistico dovrebbero apprendere. Ebbene il calcolo del Break Even Point è estremamente semplice ma, nonostante questo, quasi nessun dentista lo conosce, dal momento che la sua formazione curriculare non lo prevede. Il Cruscotto di Studio non solo dice in anticipo qual è il numero di prestazioni necessario per coprire tutti i costi prima di generare utili, ma monitora costantemente anche lo scarto attuale rispetto all'obiettivo, ovvero quanto manca in ogni istante per raggiungere il risultato, oppure ancora, se il risultato verrà raggiunto in tempo utile oppure no.

Esempio:

In questo caso specifico, allo Studio servono circa 200 prestazioni effettuate per raggiungere il volume di ricavi necessario a coprire tutti i costi. Presumibilmente, dovrebbe raggiungere tali volumi intorno al mese di settembre. Solo dopo tale data, comincerà a generare profitti veri, non prima.

Ci sono ovviamente anche applicazioni più banali e altre più complesse. Per esempio, è possibile verificare istantaneamente quale sia la percentuale di accettazione dei preventivi e se questa sia in linea con le medie storiche, o con un obiettivo predefinito. Lo stesso vale per il numero dei nuovi pazienti o per il numero degli abbandoni, il tasso di insoluti o l’indice di produttività del personale, il volume dei costi fissi o la redditività oraria dello Studio. Il numero di parametri che possono essere valorizzati all'interno di un Cruscotto di Studio è potenzialmente infinito.

Quanti indicatori dovrebbe avere un Cruscotto di Studio?

Il numero di “spie” presenti sul cruscotto dovrebbe essere relazionato alle capacità del “pilota”. Un numero troppo basso potrebbe essere insufficiente per un pilota provetto. Uno troppo alto potrebbe disorientare e demotivare un pilota inesperto. La condizione ideale è quella in cui il sistema gestionale consenta di modulare il numero degli indicatori sulla base delle esigenze del titolare di studio e delle sue competenze. Pochi indicatori e facilmente comprensibili nelle fasi iniziali e una progressiva attivazione di quelli successivi mano a mano che il suo interesse e la sua esperienza crescono. Anche la profondità di analisi dei dati dovrebbe procedere di pari passo. È quello che tutti noi sperimentiamo ogni giorno utilizzando software apparentemente banali come Excel, per esempio, la cui semplicità d’uso per utenti inesperti è paragonabile solo agli abissi di complessità con cui lo utilizzano gli utenti esperti.

Quanto costa disporre di un Cruscotto di Studio?

Il costo di un Cruscotto di Studio dipende dal software gestionale che si utilizza per gestire l’attività. In alcuni casi non costa assolutamente niente, perché integrato nelle funzionalità del software. Basta sapere che esiste e capirne l’importanza. In altri casi può costare moltissimo, perché viene considerato dai produttori di gestionali come una personalizzazione verticale del software, sulle esigenze specifiche del cliente. Tra i due estremi c’è una estrema variabilità di situazioni intermedie, compresa l’ipotesi che il dentista si avvalga di semplici fogli di calcolo per costruirsi un sistema proprio di controllo di gestione. In questo caso il costo è determinato dal tempo dedicato a questa attività.

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