Gli strumenti essenziali per pianificare un 2025 di successo

• Quanto "guadagna" relamente ogni prestazione
• Obiettivo di produzione: dove vogliamo arrivare?
• Punto di Pareggio: quando inziamo a guadagnare?
• Un esempio per lo studio odontoiatrico: il calcolo della saturazione delle poltrone
• Metriche di redditività e fatturazione

L'inizio di un nuovo anno è il momento ideale per fare il punto della situazione sull'anno appena trascorso e pianificare le azioni per migliorare i risultati. Tuttavia quando parliamo della gestione dello studio medico, ogni decisione intrapresa, dal più piccolo investimento all'organizzazione delle attività quotidiane, deve fondarsi su una strategia ben definita e supportata da dati concreti.

Il controllo di gestione è proprio questo: un insieme di procedure e strumenti che permettono di tenere sotto controllo e ottimizzare la redditività e l'efficienza dello studio. Si basa su un'analisi accurata di dati economici, gestionali e di produzione, fornendo una panoramica essenziale per prendere decisioni strategiche, individuare eventuali sprechi e favorire una crescita solida e duratura. 

Ci sono tre domande fondamentali che possono fare la differenza tra una gestione consapevole e una che lascia tutto al caso:

1. Quali sono le prestazioni che realmente contribuiscono ai profitti? 
2. Qual è l’obiettivo verso cui si sta lavorando? 
3. Qual è il momento in cui l’attività inizia a generare un utile? 

Comprendere il margine di contribuzione delle prestazioni aiuta a identificare le attività più redditizie e a prendere decisioni informate. Stabilire un obiettivo di produzione chiaro fornisce una direzione concreta e motiva l’intero team verso un traguardo condiviso. Infine, calcolare il punto di pareggio permette di sapere con precisione quando lo studio è in grado di coprire i costi e iniziare a generare profitto.

Quanto "guadagna" realmente ogni prestazione? 

Conoscere il margine di contribuzione di ogni singola prestazione è cruciale per capire quali sono le attività più redditizie e quali invece richiedono un'attenta analisi. Questo indicatore ci dice quanto contribuisce ogni prestazione alla copertura dei costi fissi e alla generazione di profitto. 

In altre parole, rappresenta la differenza tra il ricavo generato da un trattamento e i suoi costi variabili diretti. Un'analisi approfondita dei margini di contribuzione permette di classificare i trattamenti in base alla loro redditività e stabilire con maggiore contezza le tariffe da applicare ad ogni singola prestazione. Ad esempio, un trattamento con un basso margine di contribuzione potrebbe essere reso più redditizio attraverso una revisione dei protocolli operativi o una riduzione dei costi dei materiali. Parallelamente, i trattamenti con margini elevati possono essere promossi tramite strategie di marketing mirate. 

Obiettivo di produzione: dove vogliamo arrivare? 

Stabilire un obiettivo di produzione chiaro e misurabile non è solo una formalità: un obiettivo ben definito offre una direzione concreta, trasformando le aspirazioni strategiche in risultati tangibili e target operativi. Questo approccio permette di monitorare costantemente i progressi verso il traguardo prefissato, identificando in tempo reale eventuali scostamenti o criticità.

Mettiamo che uno studio decida di aumentare il proprio fatturato del 15% in un anno. Un obiettivo ambizioso, certo, ma con il giusto approccio, assolutamente raggiungibile. Qui entra in gioco il controllo di gestione, che rende possibile suddividere questo grande traguardo in tappe più piccole, come obiettivi mensili o trimestrali. Così, invece di affrontare un compito che sembra immenso, si lavora su step più gestibili e concreti. A ogni passo si monitora il progresso attraverso indicatori chiave di performance (KPI), che offrono una fotografia chiara e aggiornata della situazione. Sapere dove ci si trova rispetto al punto di partenza e alla meta rende tutto più semplice e permette di intervenire tempestivamente se qualcosa non sta andando come previsto.

Ma non è solo una questione di numeri. Avere un piano chiaro e ben strutturato dà al team una direzione precisa per raggiungere il risultato. Questo non solo aumenta la responsabilità personale, ma crea anche un senso di coinvolgimento. Quando ognuno lavora verso lo stesso obiettivo, con una visione condivisa, le possibilità di successo aumentano esponenzialmente.

Punto di Pareggio: quando iniziamo a guadagnare? 

Il punto di pareggio, o break-even point, indica il livello di fatturato necessario a coprire tutti i costi. Conoscere questo valore è essenziale per capire quando l'attività inizia a generare profitto. Capire il punto di pareggio non significa solo sapere “quando si inizia a guadagnare”. Si tratta di uno strumento strategico che offre una visione chiara della struttura economica dell’attività, aiutando a prendere decisioni su prezzi, investimenti e strategie operative. 

Ma come si calcola il punto di pareggio? La formula base è relativamente semplice: si dividono i costi fissi per il margine di contribuzione, ovvero la differenza tra il prezzo di vendita di un servizio e i costi variabili associati. Questo permette di sapere quante unità di un servizio è necessario vendere o quanti pazienti è necessario trattare per raggiungere l’equilibrio.

Ad esempio, uno studio odontoiatrico con costi fissi mensili pari a 20.000 euro e un margine di contribuzione medio di 50 euro per prestazione, dovrà eseguire almeno 400 prestazioni al mese per coprire i costi. Questo dato non è solo un numero astratto: diventa una guida per organizzare l’agenda, ottimizzare la produttività e, eventualmente, rivedere i prezzi o ridurre i costi.

Vuoi approfondire il tema del Controllo di gestione? Il 23 Gennaio ci sarà il webinar gratuito di AlfaDocs che si terrà online alle ore 13. Parleremo di strategie concrete per tenere sempre sotto controllo l’andamento economico dello studio, e lo faremo con il supporto di un esperto del settore, Lorenzo Zenobi, consulente gestionale di Apollonia Consulting.

"Senza dati sei solo un’altra persona con un’opinione” cit. William Edwards Deming
Deming ci aveva visto lungo, già quasi un secolo fa! I temi che affronteremo durante il prossimo Be An Alfa Doc avranno un unico filo conduttore: i dati. I dati giocano un ruolo chiave: sapere quanto si spende, quanto si guadagna e come vengono utilizzate le risorse aiuta a prendere decisioni chiare e sicure. Con strumenti semplici ma mirati, come report periodici e analisi dei costi e delle performance, si può monitorare l’andamento dello studio e intervenire in tempo per risolvere eventuali problemi. Usare i dati significa lavorare in modo più chiaro e consapevole, creando un equilibrio tra qualità del servizio e sostenibilità economica.

Un esempio per lo studio odontoiatrico: il calcolo della saturazione delle poltrone

La gestione economica dello studio medico è un tema che non riguarda solo il numero di pazienti che si riescono a gestire, ma anche come utilizzare al meglio le risorse a disposizione. Nel caso di uno studio medico odontoiatrico, le poltrone operatorie rappresentano un esempio perfetto per comprendere l'importanza di un controllo di gestione efficace. Monitorare e ottimizzare la saturazione delle poltrone è fondamentale per migliorare sia la produttività che la qualità del servizio offerto ed è uno di quei dati fondamentali che ogni odontoiatra dovrebbe tenere sotto controllo. Una poltrona vuota è un costo fisso che non produce ricavi, mentre una poltrona sovraccarica rischia di compromettere la qualità del servizio e mettere sotto pressione il personale. Ma come si può trovare un equilibrio ottimale?

Immaginiamo di avere due poltrone in studio: se una poltrona è occupata per sei ore su otto, la sua saturazione è del 75%. E l'altra? Se è utilizzata solo per tre ore, hai una saturazione molto più bassa. Questo indica una chiara opportunità di miglioramento: una prima strategia potrebbe essere quella di riorganizzare l’agenda per distribuire meglio il carico di lavoro, magari riducendo i tempi morti tra una visita e l'altra. 

Per calcolare la saturazione, puoi usare una formula molto semplice: dividi le ore effettivamente occupate dalla disponibilità totale delle poltrone. Ma cosa succede quando il calcolo è più complesso? Ecco che entra in gioco un buon sistema di controllo di gestione. Con una dashboard aggiornata in tempo reale, è possibile avere tutti questi dati a portata di mano senza dover perdere tempo con calcoli manuali. 

Come calcolare la saturazione delle poltrone con AlfaDocs e l’Intelligenza artificiale

Metriche di redditività e fatturazione

Trattare in modo esaustivo tutti i temi legati al controllo di gestione sarebbe impossibile in un solo articolo, data la complessità e l'importanza dell'argomento. Tuttavia è importante citare altri due aspetti particolarmente significativi: i vari tipi di EBIT e la fatturazione del nuovo anno fiscale. Questi concetti rappresentano una base fondamentale per comprendere meglio le dinamiche economiche di uno studio e per pianificare il futuro in modo strutturato e consapevole.

L'EBIT classico offre una visione diretta dei profitti operativi, escludendo gli effetti delle decisioni finanziarie e fiscali, e rappresenta un indicatore chiave per valutare l'efficacia della gestione interna. L'EBIT orario, invece, permette di calcolare la redditività su base temporale. Questo indicatore è particolarmente efficace per comprendere quanto lo studio genera per ogni ora di lavoro, fornendo una metrica concreta per ottimizzare l'allocazione del tempo e delle risorse. Infine, l'EBIT percentuale consente di esprimere la redditività operativa in relazione ai ricavi totali, facilitando il confronto con benchmark di settore o tra diversi periodi temporali.

Un altro pilastro per una gestione solida è rappresentato dalla fatturazione. Un sistema di fatturazione ben organizzato non è solo un obbligo normativo, ma anche uno strumento per garantire entrate regolari e monitorare i flussi di cassa (cash flow). Tra le best practice, si consiglia di adottare software specifici che consentono di automatizzare molti processi, come l’emissione delle fatture, il monitoraggio delle scadenze e l’invio di promemoria per i pagamenti in ritardo. 

Un altro aspetto è quello di garantire la numerazione ordinata e progressiva delle fatture, un requisito fondamentale per evitare irregolarità fiscali. Un errore in questo ambito, come la duplicazione di numeri o la mancanza di sequenzialità, può comportare sanzioni e complicazioni amministrative, oltre a minare la credibilità dell’attività agli occhi delle autorità fiscali.

In definitiva, per iniziare un nuovo anno fiscale in ordine, è utile seguire alcune semplici linee guida: innanzitutto, fare un bilancio dettagliato dell'anno appena concluso, identificando le aree di miglioramento e i successi. In secondo luogo, impostare obiettivi chiari per il nuovo anno, sia in termini di fatturato che di ottimizzazione dei costi. Infine, investire in strumenti di gestione che permettano di monitorare costantemente le metriche chiave, garantendo una visione completa e aggiornata delle performance dello studio.

Vuoi scoprire come avere sempre sotto controllo la salute finanziaria del tuo studio? 

Non perdere il workshop mensile Be an Alfa Doc del 23 Gennaio!